技术档案管理制度1.wps.0105173056.docVIP

湖南卓越建设有限公司管理制度 技术档案管理制度 1 范围 1.1本制度规定了本公司档案工作的管理职能、管理内容和要求、检 查与考核。 1.2本制度适用于公司和下属各项目工程部工程图纸、技术资料等档案的管理工作。 2、 管理职能 2.1 公司总经理工作部档案管理员负责公司文件、合同、技术资料、图纸的档案管理工作，公司工程部设一名兼职工程资料员，配合公司工程资料的管理。 2.2 公司各部门的档案管理工作由相关负责人进行,并参照本管 理制度进行。 2.3 公司办公室、班组人员须积极配合公司的档案管理工作。 3 管理内容与要求 3.1 档案的存放。 3.1.1建立专用档案库房,配置专用档案柜。 3 1.2 库房内应具备防火、防潮、防蛀、防鼠、防盗、防光、防高温 等安全措施,库内温度(14-24℃)、湿度(45-65%)相对适宜,库房内 要配备空调、去湿、灭火等设备。 3 1.3 库房内严禁吸烟,保持清洁,不准堆放无关的杂物。 3.1.4 档案按照使用期限进行存放。 3.2 档案的保密 3.2.1 档案库房为机要重地,未经公司办公室主任的批准的无关人员 不得入内。 3.2.2 档案的管理员要严格遵守党和国家的保密制度,不得向无关人 员谈论档案的内容。 3.2.3 任何人不得携带档案进入公共场所,个人不准私自保存他人的 档案材料。 3.2.4 档案管理员每天下班前进行安全检查,节假日做好保密防范工 作。 3.3 档案的收集 3.3.1 总经理工作部负责收集下列档案及档案材料： 3.3.1.1 公司职工的个人人事档案； 3.3.1.2 公司实习人员、临时工作人员和已在公司注册的施工队及其 有关成员的人事档案； 3.3.1.3 公司职工外出学习、会议带回的有关文件、技术资料； 3.3.1.4公司对内、对外的合同及技术文件。 3.3.1.5 公司对内部、上级以及其它单位的文件(通知、报告、申请、 函等)、证明、说明材料； 3.3.1.6工程资料员，负责收集整理工程施工图纸成品、设计变更资料、合同、结算书、工程签证、公司各项工程的试验报告；开、峻、验报告等工程资料。 3.3.1.7其它需要存档的文件、资料。 3.4 档案的整理 3.4.1 按类建立档案编号注册,分类为：文件、图纸、技术资料、人事档案、试验报告。 3.4.2 按照标准建立详细的档案目录。 3.4.3 收集的归档材料,在归档前必须进行认真、细致的审查和鉴别, 确定是否认予归档,应做到错不归、对不销,保证材料的真实性和 完整性； 3.4.4 对属确认归档的材料进行整理、分类、编页号入卷； 3.4.5经鉴别不属归档材料的,应按其来源退还给材料提供部门或个人, 并做好材料移交登记； 3.4.6 属于归档材料手续不齐全,材料不完整的,应到提供材料部门索 取,保持材料完整齐全再归档； 3.4.7 经鉴别确需销毁的材料,应进行详细登记,报请公司办公室主任 批准后,方可予以销毁； 3.4.8 违规提供的档案材料不得入档。 3.5 档案的查、借阅 3.5.1 凡确实因工作需要,并且通过其它途径无法获得完整档案资料 的，经公司总经理、党支部书记或主管经理批准方可借阅；外单位人员需查阅档案时，凭单位介绍信且经办公室主任同意方可查阅，查阅财务档案和机密档案须经主管领导同意。重要档案一律不借出本公司以外单位。 3.5.2 查、借阅档案的人员必须是公司的注册的职工; 3.5.3查、借阅档案必须认真填写查、借阅档案申请表,审批表中必须 有同意查、借阅的领导、借阅人、办理人员的亲笔签名； 3.5.4 查、借阅档案时由公司档案管理员到档案室进行存取，其他人 员不得进入； 3.5.5 本公司内部单位(部门)可以借出非机密档案。凡借出的档案，不准拆散案卷或撕页；不准在卷面和卷内材料上画、涂；不准污损破坏，应保证案卷材料的完整。 3.5.6 公司档案管理员须每季度提供档案的查、借阅报告。 3.5.7 查阅档案时要注意爱护、保持档案的整洁，严禁对档案涂改、 圈划、抽取