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ビジネスレター講座 ? はじめに ? ラブレターとビジネスレターはどちらも自分の思いを相手に伝える点では同じですし例文が世の中に豊富なのも同じです。伝える内容と相手がちがうだけでこうも受ける印象の異なるものになります。長年にわたって多くの人が事あるごとにしたためてきたので世の中に溢れているわけです。近くの本屋に行けば手引書を買い求めることができます。手引書の例文のなかから適当なものをピックアップして語句を修正すればそこそこの文章は書くことができます。近年のコンピュータと通信の進歩には目を見張るものであります。かなりのビジネスレターが電子メールとしてやり取りされていると思われます。ホームページでの自社や製品の紹介も立派なビジネスメールの一つの形態です。このように企業活動が激変する中ではビジネスメールも激しい変化の中に身を置かざるをえません。 ? 正確なビジネスレターは誰でも書けます。そのためには文形の基本をマスターする必要があります。ビジネスレターの文章で目立つことはありません。必要な事項をたんたんと書けばよいのです。それでも書き手は生身の人間です。知らず知らずに自分の感情が文章にもぐりこんでしまったり、文脈がつながらなくなったりする事があります。あらかじめ用途に応じた標準文型を用意しておくことが大切です。ビジネスレターには書かなければいけないことがあります。必要事項を書き落としてしまえばビジネスレターとしての価値がなくなりますし、間違えた内容を書いてしまえば会社に損害を与えることになります。厳しい減点主義の世界です。 ? ビジネスレターをすいすいと書きたければビジネスレターの参考書を手に入れてください。しかし、ワープロソフトも検討する価値はあります。ワープロソフトにはビジネスレターの例文がついてきます。たとえばマイクロソフト社の製品、Officeのc:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1041というフォルダには２００以上の例文が収められています。すでにコンピュータに記録されているのですからキーボードからあらためて入力しなおす必要はありません。最新のワープロソフトには文章のチェックや語句の説明などなかなか便利な機能がついてきます。ワープロソフトで入力したかな文字を漢字に変換する際に「韓国」ではなく「勧告」に変換されたのに気づかない変換ミスがときどき起こります。読み手も慣れていて頭の中で無意識に再変換してくれますので実害はないといえますが、決して誉められたことではありません。また、漢字を使いすぎがちになるのもワープロソフト使用の弊害の一つです。私を含めて漢字を自分で正確に書けなくなった人が増えているのも気になることです。このようにワープロソフトには光の部分だけでなく影の部分もありますが、それでも私がここで皆さんにお勧めしたいのは「日本企業とビジネスするなら日本語版ワープロソフトを使おう」です。 ? ビジネスレターには一定の形式があります。どのようなブロックをどのような順番で並べるかが決まっています。それぞれのブロックの書き方も決まっています。つまり前付け、件名、頭語＋挨拶、主文、結語の順に五つの機能ブロックを配置します。そして用件の部分だけは用途別になります。各ブロックの書き出しを見れば、どのブロックであるかもわかりますし、慣れてくれば挨拶の部分などはブロック全体に書かれていることをそらんじることすらできるでしょう。ビジネスレターはこれほど形式が決まっているマンネリの世界です。マンネリの世界では相手に安心感を与えることができますし、適当な手引書さえあればあなたでも一定レベルのビジネスレターが書けるようになります。ビジネスレターを恐れることはありません。相手を知ればよいだけです。 この講座ではビジネスレターのブロック構成、各ブロックの書き方の概略を最初に学習します。次に機能別と用途別の例文を業務の流れに沿う形で提供します。皆さんがビジネスレターを書くのが好きになること、これが私の希望です。 それではビジネスレターはどのように組み立てられているのでしょうか？ ? 　上図のようにビジネスレターは前付け、件名、頭語＋挨拶、主文、結語の順に六つの機能ブロックで構成されます。各機能ブロックの典型的な書き出しは下表のとおりです。 ? ? ビジネスレターは封筒に収めた書状が一般的な形式で、本体の書面は横書きが一般的です。特に形式を重んじる挨拶状や、礼状、見舞い状、お悔やみ文等では縦書きを使用することが多く、このような場合は件名を省略します。筆書きを模した字体?フォントを使うことも多いようです。はがきなどでの挨拶状は今でも縦書きが一般的ですが、筆による縦書きからワープロによる横書きが歴史の流