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一、法定公文的定义 《中国共产党机关公文处理条例》（中共中央办公厅1996年5月3日发布并施行，以下简称“《条例》”）规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。” 《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月24日发布、自2001年1月1日起施行，以下简称“《办法》”）规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。” 二、法定公文的种类 《条例》规定：党的机关公文种类主要有：（一）决议（二）决定、（三）指示、（四）意见、（五）通知、（六）通报、（七）公报、（八）报告、（九）请示、（十）批复、（十一）条例、（十二）规定、（十三）函、（十四）会议纪要。 《办法》规定：行政机关的公文种类主要有：（一）命令（令）、（二）决定、（三）公告、（四）通告、（五）通知、（六）通报、（七）议案、（八）报告、（九）请示、（十）批复、（十一）意见、（十二）函、（十三）会议纪要。 党政机关共同使用的公文种类有：（一）决定、（二）通知、（三）通报、（四）报告、（五）请示、（六）批复、（七）意见、（八）函、（九）会议纪要。 党的机关单独使用的公文种类有：（一）决议、（二）指示、（三）公报、（四）条例、（五）规定。 行政机关单独使用的公文种类有：（一）命令（令）、（二）公告、（三）通告、（四）议案。 三、法定公文的格式 行政机关公文格式 1．公文用纸主要技术指标：“公文用纸一般使用的纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％～90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，PH值为7.5～9.5”（《国家行政机关公文格式》，GB/T9704-1999，以下简称“《格式》”）。 2．公文用纸幅面及版面尺寸 （1）公文用纸幅面尺寸：“公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm，尺寸允许偏差见GB/T148”（《格式》）。“张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定”（《办法》）。 （2）公文页边与版心尺寸：“公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm”、“公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm”、“版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）”（《格式》）。 3.公文中图文的颜色 “未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色”（《格式》）。 4.排版规格与印刷装订要求 （1）排版规格：“正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字”（《格式》）。行是标识公文中纵向距离的长度单位。以3号字高度加3号字高度7／8倍（0.875倍）的距离为一基准行。字是标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。“文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）”（《办法》）。 （2）制版要求：“版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm”（《格式》）。 （3）印制要求：“双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划”（《格式》）。 （4）装订要求：“公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90o，无毛茬或缺损”（《格式》）。 5.公文中各要素标识规则 《办法》规定：行政机关“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成”。《格式》规定：“本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。”《格式》除了介绍公文的一般格式（文件格式）外，还介绍了公文的特定格式，包括信函格式（函的形式）、命令（令）格式和会议纪要格式。 （1）文件格式 A.眉首 （A）发文机关标识 含义：发文机关标识是显示公文法定作者的部分。 构成：“由发文机关全称或规范化简称后加‘文件’组成”（《格式》）。 规则：“发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称”（《办法》）。一般来说，重要