论秘书如何做好办公环境的管理3.docxVIP

目录办公环境管理概述（一）办公环境管理概述（二）办公环境管理的重要性办公环境管理的问题（一）空间管理的问题（二）表面环境的问题（三）听觉环境的问题（四）视觉环境的问题（五）空气环境的问题（六）安全环境的问题三、 办公环境管理的原则方便安全原则（二）舒适整洁原则 （三） 和谐统一原则四、 做好办公环境管理的具体措施（一）针对办公室空间管理问题的措施（二）针对办公室表面环境问题的措施（三）针对办公室听觉环境问题的措施（四）针对办公室视觉环境问题的措施针对办公室空气环境问题的措施（六）针对办公室安全环境问题的措施论秘书如何做好办公环境的管理学院：人文学院姓名：汪绍鹏学号：201201032025内容摘要：办公环境管理是指机关办公区和公共环境的管理，主要有四方面包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、安全环境。秘书人员做好办公室环境的管理，不仅能为领导和员工制造舒适的办公环境，还有利于营造和谐的氛围，从而促进企业内部团结，为企业的发展壮大打下结实的基础。关键词：秘书 办公环境管理 表面环境 视觉环境 听觉环境 安全环境 办公环境管理概述（一）办公环境管理的定义[1]办公环境管理是指机关办公区和公共环境的管理，主要有四方面包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。环境管理要做到整洁、明亮、舒适、安全、绿化、美化、有秩序和环境保护，使人进入办公室时有赏心悦目、安静舒适、井然有序之感，从而安定情绪，振奋精神，有效的从事工作。（二）办公环境管理的重要性对内来说:管理好办公环境有利于提高办事效率。作为秘书人员有责任管理好办公室环境给领导和工作人员一个整洁、整洁、明亮、舒适、安全、有秩序 的办公环境，可以使工作人员集中精力做事，保持舒畅的心情，保持身心的愉悦，从而提高办事效率，安静的办公环境有利于人们的思考，从而提出合理化建议，为企业带来更多的经济效益。秘书人员在安排办公空间，还应该充分考虑工作的合作性，协调性，办公不仅仅是一个人的事情，一个办公室里面需要相互合作，而合作的基础就是要有一个良好的办公环境的空间设计，一个好的办公空间的设计有利于人们文件的传递，和各种任务的传达，从而提高办事效率。管理好办公环境有利于给营造和谐的氛围。秘书起到领导与员工沟通中介的作用，因此在面办公室环境问题要做到平等统一，要体现领导意志。例如，办公桌的统一性 ，体现出公司对待员工的平等性，办公桌的安放要有一定规章制度，保证不影响他人的工作，以免造成不必要的矛盾，各种办公用具的使用。秘书人员更多的时候是代表领导的意图，因此在办公室管理活动中应该严格执行规章制度，按规章制度来办事，不徇私舞弊。2、对外来说:管理好办公环境有利于给客人留下良好的印象，提高的企业的威望和信用度。办公环境不仅仅是办公的作用，它还是企业的象征，是企业实力的代表，办公的环境会影响着社会对企业的评价。宏伟的办公建筑和精美的装修可以树立出一种值得信赖的形象，作为标志性建筑物会被人民经常提起，从而提高企业的知名度，扩大企业的影响力。而这一切都必须以好的管理为基础，只有管理好办公环境，它才能发挥它的作用，假如一座宏伟的办公建筑门前，垃圾随风漂浮，试想它还能发挥好的作用吗？答案是不会，因此管好办公环境是十分重要的。二、办公环境管理的问题（一）办公空间管理的问题办公空间的管理是指：为有效利用空间、节约空间成本、缩短工作流程、方便人员沟通所进行的办公处所和物资设备的安排和布置等。例如办公室桌椅橱柜摆放不合理，导致办公速度慢，秘书在工作中文件堆放过高，倾斜，有可能突然倒塌，造成安全隐患等。秘书人员在存放文件时没有归档，导致文件混乱，因此办公室橱柜安放应当便于档案的归档。（ 二）表面环境的问题表面环境[2]是指机关的整体表面形象和办公室内部整体布置的和谐统一。秘书人员在检查机关标志挂放、公牌制作、墙壁颜色和窗帘时应该注意公牌是否出现错字或者简称、地板颜色不搭配或者不庄重等。（ 三）听觉环境的问题听觉环境指办公室所处的有益声音或有害声音。有益的声音如伴奏音乐或愉快交谈的声音。听觉环境常出现的问题如小汽车、摩托车、卡车的喇叭声，工作人员的谈话、开会、秘书在接听电话或打电话时声音过大，文件滑落造成噪音等。（ 四）视觉环境的问题办公室的视觉环境[3]指办公室内覆盖物是否形成视觉美和照明亮度是否适宜、视觉陈视是否合理。作为秘书秘书应该注意办公室内是否覆盖物过多，造成视线阻碍或者窗外建筑物过高，无法眺望，容易使人烦闷。作为秘书秘书还应该注意光线是否适合，过强刺眼则无法集中精力，过弱则影响阅读速度和使人容易嗜睡，从而影响工作效率。（五）空气环境的问题办公室的空气环境管理是指为了减少人们的精神消耗，增强舒适性而经过精心调节过空气的办公室。秘书应该注意办公室温度是否适宜，一般空气环境容易出现过高或过低、空气过于干