2013文书档案管理制度.docVIP

文书档案管理制度 文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，制订本制度。凡收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记函、电报，及时送主管领导签批后，分送有关领导阅批，阅办，阅后及时收回归档送各的文件，由各指定专人保管，阅后及时送还领导及有关及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失发文制度属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）统一收集管理。会签外单位文件，经相关和审核会签。外单位会签的文稿，由相关起草，，签发后，再送有关部门会签联合发文经及联合发文单位领导分别签批后由统一编号、印发。本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件本公司的各种统计报表。信访工作材料。本公司与有关单位签订的合同、协议书房屋买卖资产登记等凭证性文件材料本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。各部门应主动在每年将具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一年的文书档案办理移交手续。凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。工程项目竣工验收后，三个月内归档归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带，都必须齐全完整系统、条理保持有机联系。归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠、复写笔、彩色笔书写，不得采用红墨水书写。出现上述情况，文书应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。 1、档案管理：依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别案卷排列并编制案卷目录。 2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制。做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。 3档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。 4档案的销毁文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司及相关领导批准后，编制销毁清册办理销毁手续，方能销毁销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。 1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，在档案借阅登记簿上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。 2档案利用方式有：提供档案原件提供档案复印件提供文献索引资料。借阅依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。