第19届金鸡百花电影节媒体接待调方案.doc

第19届中国金鸡百花电影节 媒体后勤接待方案 （草案） 第19届中国金鸡百花电影节是中国电影界的盛会，也是全市的文化盛事和市民的盛大节日。届时，400多名记者云集江阴，关注和采访电影节期间的各项活动。媒体接待无小事，也是宣传策划各项工作的后勤保障。为高标准、高质量、高效率地为新闻媒体来澄采访提供各项服务，为电影节营造“开放、大气、时尚、民享”的氛围，特制订如下方案： 后勤接待工作要围绕“把办好电影节与进一步提升城市知名度和美誉度相结合”的总要求，力求为记者传递和传播江阴美好的形象做好后勤保障，以优质的服务充分展示江阴良好的城市形象。 本方案主要围绕电影节前和电影节期间各项工作展开。 一、电影节之前准备工作 （一）畅通工作流程 后勤服务牵系着方方面面，每项工作、每个细节都代表着江阴的形象，是基础，是保障。我们将明确定位，加强沟通，共同协作，努力完成各项工作任务。 当前，我们已经明确了宣传策划部组成人员，并且抽调骨干力量、组成各个工作小组，建立了宣传策划部工作QQ群，制订宣传策划部成员工作联络表，方便及时沟通联络。 （二）梳理前期准备工作如下： 1、9月8日上午查看三个酒店的新闻中心、服务中心安排情况，确定地点后迅速按指定要求落实各项条件和设备。 2、根据记者报名资料，建立“第19届中国金鸡百花电影节新闻记者数据库”，对记者证号、媒体名称、所在城市、姓名、性别、年龄、职务、手机、邮箱、QQ号码、入住酒店、抵澄时间、离澄时间等信息进行详细登记，为后期展开服务提供保障。 3、建立移动公司短信群发平台，为电影节期间活动通知提供方便。（已完成） 4、制订第19届中国金鸡百花电影节各项活动安排表，在报到时提供给记者选择需要参加的活动，初步掌握各活动记者参加的数量，为车辆安排、活动现场等方面提供方便。（9月底完成） 5、联系好500份《江阴日报》于10月11日—17日期间进酒店记者入住的房间。 6、向办公室领取礼品包500份（包括礼品、电影节会刊、嘉宾手册、江阴概览、《江阴与中国电影》、奉献企业宣传册等6样物品）。 7、购置工作笔、工作本等500份。制订电影节各项活动日程安排手册，提供工作组相关服务电话。 8、明确江阴“一报两台”参加电影节报道的人员名单，统计我市记者人数。 二、电影节期间各项工作 （一）明确工作机制 根据组委会安排，本届电影节的采访记者将安排在三个酒店，为全面、周到、细致地落实各项工作任务，初步形成如下工作机构。 酒店后勤总负责：贡敏华 交通保障总负责：单旭 三个酒店分别设立后勤服务工作组。每个酒店确立一间会务房，置放各类资料和材料。 国际大酒店 负责人：王馥 新闻中心：新桥干事、志愿者2名（两班倒） 服务中心：王馥、酒店人员2名，志愿者6名（两班倒） 兴澄大酒店 负责人：毛亚 新闻中心：青阳干事、志愿者2名（两班倒） 服务中心：毛亚、酒店人员2名，志愿者6名（两班倒） 长江饭店 负责人：汪小琳 新闻中心：祝塘干事、志愿者2名（两班倒） 服务中心：汪小琳、酒店人员2名，志愿者6名（两班倒） 其他工作 刘志伟：负责电影节期间活动通知短信群发、上传新闻通稿等工作，并配合做好相关沟通协调工作。 （二）细化服务内容 根据新闻媒体接待需要，每个酒店均设立新闻中心和服务中心，24小时运行，为记者在澄期间提供工作、生活等方面的服务。 新闻中心职责：提供可容纳近20人写稿的场地，配备电脑、电话、网络、传真、复印等硬件，适当准备茶、咖啡和干点，为记者写稿发稿提供方便。 服务中心职责：电影节期间为记者吃、住、行提供细致周到的服务。配备电话、传真、电脑等条件，保证网络通畅。工作内容如下： 1、将每天活动的时间、地点和每天的班车安排在酒店大堂进行公告，为记者出行采访提供方便。 2、及时传送电影节活动新闻通稿，为记者了解情况、采写稿件提供服务，引导舆论方向。 3、做好电影节期间记者相关资料和礼品发放工作。 4、通过短信群发平台，将每天活动的时间地点和班车安排及时通知记者。注意三个酒店之间活动通知的区别。 5、为记者返程订购票提供服务。 6、为记者提供各项咨询和应急服务。 7、负责记者特殊需求与酒店之间的沟通协调。 注：交通保障方案另附。 第19届中国金鸡百花电影节 记者报到实施方案 一、接站联系：每天下午四点前将第二天的接站信息汇总饭给外联部，由志愿者与各个接站点联系确认到达的记者对象，及时与各酒店沟通记者到达的时间。 二、报到时间：10月11日全天 三、报到地点：国际大酒店、长江饭店 四、报到准备： 1、设置签到台，位置醒目。 2、工作人员数名，分别负责签到登记、收费、给发票、发资料包、发房卡、发证件和调查表等。 3、明确签到流程，定岗定人。 五、由志愿者负责回收调查表、发放温馨提示等。 六、由志愿者汇总统计电影节各项活动记者参加