秘书科基本工作.docVIP

秘书科基本工作 一、作息时间： 上午8：30—11:30，下午13:30—17:00 二、日常工作 1.取消值班人员转接电话 2.打扫办公室室内卫生 3.启动各个办公室电器设备（电脑、打印机、饮水机等） 4.把即将召开的会议时间、地点、会议名称及重要的信息摘抄到办公室公式板上。 5.每日记录办公室日志 6.下班时关掉所有电器，并将办公电话转接给值班人员 注：转接电话—拨“*57*”+转接号码+“#” 如要转就拨*57，可听到提示音“您的操作已成功”，为确保转接无误，拨通办公室电话，待对方接听后，通知对方已经转接过去即可。 取消转接电话—拨“#57#”，听到提示音“您的操作已成功”即可。 三、主要工作流程 1.会议 注：需要布置会场的会议，要根据与会人员名单，准备好相对应的姓名牌。并按照位次将与会人员的座位顺序排好（东大西小，左大右小），姓名牌正对座位，水杯放在姓名牌右侧，每两人共用一个水壶，纸抽、果盘放在中间。需要文件的会议，将文件放在正中贴在姓名牌下沿，或在门口发放。 县委排序：县委书记—县委副书记、县长—县委副书记—宣传部长—纪委书记—政法委书记—常务副县长—副县长—组织部长—人武部政委—县委办公室主任 四大班子排序：县委书记—人大常委会主任—县委副书记、县长—政协主席—县委副书记……县委办公室主任—人大副主任……政府副县长……政协副主席…… 2.文件处理 （1）印发文件 注：挂单用《收文处理单》需填写来文机关、收文日期、收文号、份数、文件标题、拟办意见几项。审核人员签字写在备注项内。 盖扣公章应注意几点：首先要分清盖扣公章所需的颜色；其次确保盖扣公章的印图中正；第三确保盖扣公章的位置，如发文时需将印图盖扣在发文时间上；第四确保盖扣公章的印图清晰完整。 发文字号对应文头： 中共镇赉县委文件—镇发 中国共产党镇赉县委员会—镇委 中共镇赉县委办公室文件—镇办发 中国共产党镇赉县委办公室—镇办字 督查工作—中共镇赉县委督查室 镇办通报—中共镇赉县委办公室 会议纪要—中共镇赉县委办公室 镇赉信息—中共镇赉县委办公室 中共镇赉县委保密委员会办公室文件—镇保办发 （2）上三级（中央、省、市）来文 （3）明传电报 注：挂单用《文件发送单》，需填写来文机关、收文日期、收文号、份数、文件标题几项。 （4）邮件 3.排版注意事项 （1）A4纸型 （2）每页22行，每行26个字，行距28.8磅，版面上空3.9cm，下空3.3cm，左2.8cm，右2.8cm。可酌情增减1至2行，增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。 （3）页码：用4号半角白正体阿拉伯数字，置于版心下边缘的下一行，左右各放一条4号一字线。单页码居右，双页码居左。所谓白体，是与黑体相对应的几种字体，是笔画较细的铅字字体的合称，亦称衬线体、有脚字，包括宋体、楷体、仿宋体等字体。在实践运用中，许多人喜欢使用WORD默认的英文字体Times New Roman来设定文档中的拉丁字母和阿拉伯数字，用这种字体来设定页码，可避免误输入全角数码。 　　空白页和空白以后的页不标识页码，空白页包含只印有版记的那个页面。《国家标准：国家行政机关公文格式》之所以规定空白页和空白页以后的页不标识页码，是为了防止在空白页私加文字。也就是说，页码只标识到公文主体部分结束的那页。如果想在公文主体部分之后私加文字而冒充公文的主体，就需要在该页标识页码，印有版记的那面也就要标识页码，这样，真假公文一相对照，假公文在页码上就会露出马脚。 　　《国家标准：国家行政机关公文格式》规定页码分别置于公文左下角或右下角，并在页码左右各放一字线，是为了方便阅读。 所谓“一字线”，就是符号栏中的“—”符号（不是短的“－”符号），左右的“—”符号和数码之间都有一个半角空格。 第一步：打开“页面设置”对话框，选定“版式”标签， 距边界：设定数值为3厘米，可实现一字线距版心下边缘7mm。“页眉和页脚”选“奇偶页不同”，可实现单、双页码分置左右。“节的起始位置”选“新建页”。　 第二步：选择“插入”菜单中的“页码”命令，打开“页码”对话框，其中“位置”选“页面底端（页脚）”，“对齐方式”选“外侧”，若第一页需要显示页码则选择“首页显示页码”，点击“确定”，则在页脚位置出现页码，其中单页页码居右，双页页码居左。在文档第一页双击页码，页码数字所在文字框生效，选中页码数字，选定字号为“4号”，在汉字输入状态输入“－1－”，然后选择“格式”菜单中的“段落”命令，打开“段落”对话框，选定“缩进和间距”标签，“缩进右”设为“1字符”，点击“确定”，关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态，即完成单页页码设定。 第三步：同理，在文档第二页