第4章10办公自动化(免费阅读).ppt

13 4.10 办公自动化 主要内容 办公自动化的基本概念 办公自动化的层次结构 办公自动化的发展 一、办公自动化的基本概念 办公自动化系统的一种网络结构 办公自动化的特点 办公自动化系统是一个人机信息系统，一般应具有信息采集、加工、传递和保存等基本功能，可以协助各级办公人员采集和处理信息； 能综合处理语音、数据、图像、文字等信息，主要设备有计算机、打印机、扫描仪、电话、传真机、复印机等； 可以加快信息的流通速度，为决策人员提供更多的信息和决策方案，提高决策效率和质量； 使办公过程智能化、办公工具机械化和电子化、办公活动无纸化和数字化，办公工作规范化和制度化。 二、办公自动化的层次结构 1. 事务型办公系统 又称为基础级办公自动化系统，是支持日常事务处理的办公系统。它面向具体的办公事务，主要完成文字处理、创建图表、幻灯片制作、日程安排、打印报告、组织安排会议等量大重复的基础事务工作，行政管理、人事管理、劳资管理、财务管理、公共设施管理、后勤管理等行政事务工作，以及手续处理和单据制作等日常经营业务。 事务型办公系统是办公自动化系统的基础，一般由基层单位和专业人员、辅助人员使用。 2. 管理型办公系统 又称为管理信息系统（MIS：Management Information System），是由事务型办公系统支持、以管理活动为主的办公系统。 与事务型办公系统相比，主要增加管理信息系统的功能，侧重于面向信息流的处理，即工业、交通、农贸等的经济信息流或人口、环境、资源等社会信息流的加工、处理等。 管理型办公系统是比事务型办公系统更高一级的办公系统，它一般由中层单位和管理人员使用。 3. 决策型办公系统 又称为决策支持系统（DSS：Decision Support System），既包含了事务型和管理型办公系统的功能，又具有辅助决策的功能，可以综合分析、预测发展、判断优劣、自动选择或制订出较好的决策方案，是一种系统。 它是一种基于通信网络、高层次、智能型的交互式计算机系统，以数据库为基础，综合应用模型库、方法库，建立了知识库和专家库，并内建了多种决策模型和方法。 决策型办公系统一般由高层单位和决策人员使用。 三、办公自动化的发展 第一阶段是单机设备应用阶段，主要以单个独立的计算机为中心，进行单项数据处理，完成单项办公业务的自动化，属于事务处理级。 第二阶段是局域网阶段，通过建立局部计算机网络系统，实现关键部分办公运行的自动化，从事务处理级提升到信息管理级和计算机辅助决策级。 第三阶段是一体化阶段，主要由局部网络向跨单位、跨地区的联机系统发展．建立了企业间向地区间的计算机网络，实现了办公业务综合管理的自动化。 第四阶段是整个办公过程的高度自动化、智能化、以及信息决策与事务处理的一体化。 办公自动化发展趋势 （1）集成化 主要是网络、数据和应用程序的集成。 网络的集成用于将分散各处的单个事务处理系统连接在一起；数据的集成则解决分散系统的数据共享问题，使不同地域的用户能进行数据的相互操作、查询和更新；应用程序的集成则试图让分散在各地、由不同人员使用不同工具开发的应用程序集成在一起，协调地完成任务。 （2）智能化 利用知识库和各种专家系统实现决策支持、电子秘书、预测和战略规划及自然语言理解，把各种办公服务集成到一个统一的应用环境中，自动地、智能地向用户提供综合管理服务。 （3）多媒体化 多媒体技术集声音、文字、图形、图像、音乐、动画和视听技术于一体，使办公人员以视觉、听觉和感觉等多元化方式获得信息，从而大大提高了工作效率，降低了劳动强度。 总之，办公自动化的发展在很大程度上取决于信息技术的发展。现代办公设备将朝着高性能、多功能、复合化、智能化、系统化和易使用等方向发展，全球性通信网络体系的建立以及无线通信技术的发展都将进一步提高办公自动化的水平。 各行各业、各种机构都需要使用办公自动化系统，它已成为国民经济信息化和国家信息化的基本单元。 * 办公自动化是信息时代的产物，是在信息量激增、信息业务空前繁忙、而计算机、通信等设备又得到普遍应用的情况下产生出来的。 办公自动化（Office Automation，简称OA）是综合利用计算机、通信网络等现代化的设备和技术，代替办公人员的部分业务活动，优质高效地处理办公信息和事务。 自20世纪70年代提出“办公自动化”的概念以来，发展非常迅速，目前大部分办公机构都使用文字处理和各种电子报表软件、电子邮件系统、其他管理支持软件、文件查询和报