gl-01-001-01标准和文件的编号规读范.docxVIP

合肥亿恒机械有限公司管理标准HFYH/GL-01-001-01管理基础标准管理标准和工作标准编写规范2014–6-9发布 2014–6-9实施合肥亿恒机械有限公司 发布管理标准和工作标准编写规范目的和适用范围通过对企业管理标准、工作标准的编制原则、编制要求做出明确的规范，进一步完善企业管理标准体系。本标准适用于编制企业管理标准、工作标准的指导。术语和定义管理标准：对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。工作标准：对企业标准化领域中需要协调统一的工作事项所制定的标准。职责企管部作为公司管理标准、工作标准的归口管理单位，负责组织公司管理标准、工作标准的编制、修订和管理控制工作。技术质量部作为公司技术标准的归口管理单位,负责组织公司技术标准的编制、修订和管理控制工作。各职能部门负责职能范围内相关标准的制订及修订工作。管理要点及流程编制原则4.1.1标准的条款应简洁、明确、合理，有助于提高企业管理水平和经济效益，确保建立起正常的生产、经营、管理秩序。4.1.2标准和标准之间要求协调统一，相关联的标准要求一致。4.1.3标准条款不得违背国标、行标、法律、法规等要求。5.1.4一般情况下，标准复审周期不超过三年。格式要求4.2.1标准的版面、字体、字号要求规范、统一。4.2.2标准一律采用“管理标准模板”、“部门工作标准模板”、“岗位工作标准模板”格式进行编制。4.2.3标准条款层次及编号要求标准条款层次划分标准条款共分五个层次：a.第一层用阿拉伯数字1 2 3 4 5 6 7 进行编号,数字靠最左端加粗，数字后空一格开始描述；b.第二层用X.X编号（例2.4），编号靠最左端加粗，编号后不空格开始描述。c.第三层用X.X.X编号（例2.4.1），编号靠最左端，编号后不空格开始描述。d.第四层用a. b. c. ……编号，编号靠最左端空两格，编号后不空格开始描述。e.第五层用◆表示，编号靠最左端空三格。行文规范4.4.1标准的标题、条款、内容、顺序和字体要求规范、统一。a.管理标准的条款和内容，包括：封面、名称、目的和适用范围、术语和定义、职责、管理要点和流程、相关文件、记录、检查与考核，必要时加“附件”、“附表”和“附则”。b.工作标准的条款及内容，分为：◆决策层和职能单位工作标准，包括：封面、名称、目的和适用范围、基本职能、职责内容与要求、权限与责任、检查与考核；◆岗位工作标准，包括：封面、名称、目的和适用范围、职责、岗位架构、岗位人员资格要求、工作内容内容与要求、检查与考核。◆字体要求：标准正文用四号宋体，其它要求以“管理标准模板”、“部门工作标准模板” 、“岗位工作标准模板”为准。（注：下划线的条款和内容为标准必备要求，其余视需要可增减。）4.4.2行文要求a.名称：应简明，确切反映管理活动主题。标准名称采用“管理活动主题”与“管理办法”或“工作标准”等词汇组合。b.术语和定义：根据需要，对标准涉及的概念进行准确地定义。c.职责：明确由哪些部门实施此项管理活动，他们的职责、权限。当管理活动涉及几个部门时，应规定主管部门，协作部门及相互关系。d.管理要点和流程：◆详细规定管理活动所涉及的全部内容和应达到的要求，采取的措施和方法。◆逐步列出进行此项活动的详细步骤，明确输入、转换的各环节和输出内容，包括：物资、人员、信息和环境等应具备的条件，与其他活动接口处的协调。◆明确每个过程中各项工作由做什么、谁做、怎么做、何时何地做、做到什么程度、应达到的要求，如何进行控制，可能的例外，特殊情况，必要时可辅以运作流程图。◆内容复杂的管理标准，当条的层次太多时，可根据管理活动特点或类别，分别列出若干章，分别叙述。◆管理要求尽可能量化，不能量化的要求应当用可以比较的量化特性表达。◆流程图描述活动的起点和终点，过程中的关键点，关键点的活动描述，过程引用的文件，活动的输出及记录表格的名称，流程图以VISIO软件制作。程序文件的“流程图符号”使用规定为：表示事件或活动的起始；表示阶段性事件或活动的叙述；表示判断或决策性的过程；表示事件进行的顺序、方向；表示事件或活动上下连接的过程。 表示事件或活动结束。◆相关文件：该标准引用或相关的管理程序、管理标准、工作标准等。◆记录：该标准行动的表格，规定记录要素、要求。◆检查与考核：明确该标准的监督检查部门及办法。标准编号规则和控制4.5.1编号原则a.采用上级标准：直接使用上级标准编号，纳入标准总目录中进行受控管理；b.新增标准：纳入相应职能标准，给出新的标准代号；c.换版标准：原标准代号不变，只更新其版本号。4.5.2编号规则和含义a.管理标准◆管理标准编号方式：HFYH/GL+职能标准代号+标准流水代号+版本号◆管理标准