燃气企业档案编研d与制作.docx

燃气企业档案编研与制作 （原作者：曾　嵘） 四川是我国天然气利用最早的省，大规模的管道输送天然气，以供应城市居民生活需要，在省内许多城市也有二十多年的历史。燃气企业的发展和企业档案的存量，都为燃气档案的编研提供了需要和可能。我们所处的是一个信息爆炸的时代，信息的拥堵使信息的过滤显得尤为必要。为调用档案的人提供更为准确、便捷的信息查找方式，为调用者提供更为省时、省力的服务是档案的编研工作的主要目的。燃气档案的编研是燃气企业档案管理人员工作的基本功，也是燃气企业档案管理必不可少的重要方面。▲▲ 一、 编研题目的确定燃气档案的编研必须以企业的生产、经营需要为基础，从企业档案里被经常查找、调用的文件中寻找线索、选择题目。再按照确定的题目进行收集整理，力求编制出符合本企业需要的、利用率高的编研材料，为企业的生产经营活动服务。从行业的角度来讲，燃气企业的档案有一定的共通性，编研工作也有一定的规律可循，从档案文献汇集和档案参考资料的制作来看，就有很多题目都是可以共享的，比如：编号文件汇编、会议纪要汇编、年度财务报表汇编、生产经营报表汇编、各类简报汇编、大事记、全宗指南、组织沿革等等。▲▲ 二、编研材料的制作档案文献汇集的制作是以文献的参考利用价值为基础的。燃气企业有许多收、发文件对企业的生产经营活动都有重要的指导意义。这些文件反复的查找、利用，显现了这些文件的价值，如果有目的的把这些文件收集整理成汇编材料，不仅可以减少档案工作人员的重复劳动，还可以提高工作效率。像前面提到的编号文件汇编、会议纪要汇编、年度财务报表汇编、生产经营报表汇编、各类简报汇编等等，可以作为汇编材料的还有供（用）气合同和（供）用气合同汇编、价格文件汇编、年度工资报表汇编等。下面我们以价格文件汇编为例，对编研材料的制作过程做一个简要的介绍。1、汇编材料的制作价格文件是燃气企业生产经营的指导性文件，有一个历史演变的过程。每个燃气企业的这个过程都是不一样的，形成的文件几乎不可能重复。这些文件不仅能反应燃气企业的经营过程，也真实地记录了本地区物价水平的变迁，是非常有价值的资料，也是企业利用率最高的文件之一。在确定了选题后，从企业档案中复制出历年来形成的有关价格的文件，按年度先后顺序汇集成册，编著好题名，如：《XX年至XX年度XX市燃气销售价格文件汇编》；题名做好后，写一个说明，放在扉页的后面，对汇集内档案文献的情况和编辑加工过程做一个简明扼要的介绍，以帮助读者阅读和利用汇集内的档案文献；还要在汇集正文之前做一个前言，对选题的意义目的、材料的相关背景、材料的价值以及编制汇集时的相关情况进行总体评述和说明；再按汇集的编排体例和文件的排列顺序做出目录，放在序言之后，正文之前；如果有其他辅助材料时，还要做好附录，放在整卷汇编材料的最后。这样，一本完整的汇编材料就做好了。相对于文件汇编，档案参考资料的编研就更复杂一些。在选定了题目以后，还要对有关档案材料的内容进行研究、综合、加工才能制作成档案编研材料。它包括全宗指南、组织沿革、基础数据汇集、会议纪要等。2、全宗指南的制作全宗指南是介绍燃气企业全宗构成和档案情况的工具，由全宗构成者沿革简介、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成分介绍三部分构成。（1）全宗构成者沿革简介包括：燃气企业的名称、企业成立、合并、改组、更名和撤销时间；企业内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销时间；企业上级主管机关变更时间等；企业的主要职能包括企业的性质特征、职权范围、企业主要负责人名录和任职时间；内部机构设置及其各历史阶段演变情况、内部一级机构正职负责人名录和任期时间、主要职能等（2）全宗内档案情况简介，包括档案的数量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及鉴定情况、检索工具的配置情况和档案的整理情况。（3）全宗内档案内容与成分介绍，以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系做介绍。如果企业是分部门立卷的，可按组织机构的顺序介绍本企业档案内容；如果企业是按问题立卷的，则以问题为序介绍档案内容。选择最简洁、清晰的表述方式将以上材料整理成册，再把制作好的材料加上封页和备注装订好，全宗指南就制作完成了。3、组织沿革的制作组织沿革是一种主要依据档案记载编写的反映燃气企业组织机构、人员和体制发展变革情况的史料型参考材料。编写体例有编年法、系列法、问题法三种制作方式。主要包括企业的历史概况、建制变更，企业性质、任务、职权范围和隶属关系，企业内部组织机构设置和人员编制变化、企业领导人的任免、机关名称的变更和印信的启用与作废、办公地点迁移等情况。编写体例可根据企业的情况选择。同样要做统一的封页和备注，然后装订成册。4、基础数据汇集的制作基础数据汇集是以数字的形式反映燃气企业某一方面或几个方面基本情况的参考资料。有文字记述式、表格式、图例式三种编制方式