2014利用邮件合并制作工资条.docVIP

实训三　利用“邮件合并”制作工资条 一、问题的提出： 小李刚参加工作就接到了一个任务，主任要她根据“工资数据”表，制作出每个员工的工资条，并给她一个工资条的模板如下： 序号 姓名 岗位工资 工龄工资 副食补贴 书报费 住房补贴 水电费 住房贷款 总工资 应付工资 小李很高兴接到这个任务，因为她认为这件事很好做，不就是复制粘贴一下就可以了吗？但面对繁杂的数据，她开始发愁了，难道只能一个一个地复制粘贴吗？这样能保证过程中不出错吗？于是，她去请教老师问问有没有办法解决这个难题。 二、解决方案： 老师告诉她这个问题用邮件合并制作非常简单。 三、用邮件合并的基本过程： （一）使用邮件合并的三个步骤： 1．建立主文档：“主文档”就是固定不变的主体内容，如前面的工资条模板。 2．准备好数据源：数据源就是标题行的数据记录表，如“工资数据”表。其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word表格、也可以是Excel表格。 3．把数据合并到新文档中：前面两件事情做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到新文档之中了。 （二）操作步骤： 　　下面的任务是：如何根据已有的Excel工资数据表快速批量制作工资条？ 主文档是一个工资条表格，数据源是一个Excel表。 1．新建主文档文件（可把上面表格复制到一个空文档中），将文件名保存为“工资条(主文档).doc”，主文档页面设置为：纸张大小：A4，上、下页边距：2cm，左右：2cm。方向：横向。注意：要适当调整表格宽度，使之与编辑区宽度相同并平均分布表格各列。 2．建立主文档与数据源的链接，方法如下： （1）打开主文档。 （2）右单击菜单栏，在弹出的快捷菜单中，选择“邮件合并”，打开“邮件合并”工具栏。 （3）单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮，打开“选取数据源”对话框。 （4）找到D盘上的数据源“工资数据.xls”，单击“打开”，打开“选择表格”对话框。 （5）单击“选择表格”对话框中的“确定”按钮。完成主文档与数据源的链接。 3．把数据源中的字段插入到主文档中，方法如下： （1）先将光标放在“序号”下方的单元格中，单击邮件合并工具栏上的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框； （2）在“插入合并域”对话框中选择域“序号”，单击“插入”，则把域“序号”插入到主文档中。 （3）单击“关闭”按钮，然后将光标放在“姓名”下方的单元格，再重复上面的操作，将域“姓名”插入主文档中。依次将其余的字段插入到主文档中。 4．合并数据到新文档“工资条(学号姓名).doc”中。 （1）单击邮件合并工具栏上的“合并到新文档”按钮，打开“合并到新文档”对话框。 （2）合并记录选取“全部”，单击“确定”，完成了工资条的制作。注意将其另存为“工资条(学号姓名).doc”，如：“工资条三).doc”。 5．如何使一页打印多个工资条？ 浏览一下，看看制作完成的工资条是否令人满意？可以看到，文档中一页纸只打印了一个工资条，这样好像太浪费了。下面我们进行一些操作，使得一张纸上可以打印几个工资条。 （1）关闭“工资条(学号姓名).doc”。 （2）重新打开主文档，在主文档中选中整个工资条表格（可以先在工资表下方打二个空行，然后将表格和空行一起选中），并执行复制命令。然后执行粘贴命令。这样就得到了两个工资条了（之间有二个空行）。根据页面的大小重复上面的操作，可使一页纸上容纳六个工资条（每个工资条之间有二个空行）。 （2）单击“查看合并数据”按钮，会发现这六个工资条的记录数据是一样的。 该怎么处理才能使每页容纳六个工资条呢？ 非常简单，只要利用邮件合并工具栏上的一个命令就可以了。先把插入点定位于主文档中第一和第二个表格之间的空行处，单击邮件合并工具栏上的“插入Word域”按钮，在弹出的菜单中选择“下一记录”命令（如图），则第二个表格中的数据变成了数据源中第二条记录的数据。接着把插入点定位于第二和第三个表格之间的空行执行上述的操作，后面的表格以此类推处理。 　　（3）合并全部记录，并将新文档另存为“工资条(学号姓名).doc”，将前面的文件覆盖掉，查看合并效果完成制作 。 四、总结 通过上面的案例，介绍了邮件合并功能在实际工作中的用法，邮件合并的主要步骤有三个： 1．建立主文档：“主文档”就是固定不变的主体内容，如前面的工资条模板。 2．准备好数据源：数据源就是标题行的数据记录表，如“工资数据”表。其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word表格、也可以是Excel表格。 3．把数据合并到主文档中：前面两件事情做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的