合同档案功管理制回度.docxVIP

合同档案管理制度一、总则为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，逐步实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。 二、适用范围本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、项目合同文本（包括采销合同）、项目设计方案、相关会议记要、项目验收资料等。三、合同档案管理原则1、合同档案实由公司商务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。2、商务部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料。3、财务部视具体情况可留项目合同复印件做为催收货款使用。四、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交商务部。2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向商务部移交。3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》（见附件表一）。双方签字认可后方为完成交接手续。五、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号（按公司原制定的项目文件编号方法编号）。2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。3、商务部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。4、商务部应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。5、各部门员工可在商务部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须填写《合同档案借阅登记表》（见表二）经商务部经理签字同意后，方可在商务部办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。6、借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁，如果为光盘软盘类资料要尽量保持载体无划损。7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节轻重予以处罚。8、所有借阅者不得将借出的保密性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或其它任何方式留有复件。如是工作需要须复印文件资料的，须在《合同档案借阅登记表》备注说明原因。9、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，也不得在公司内部传阅，违者视情节予以处罚。10、为方便信息资料的流通，所有文件资料均有一定借阅期限，借阅期限依文件资料的类别由档案管理员告知归还日期，如因工作需要文件资料还需继续使用的，需办理续借手续。六、附则 1、本制度自2011年7月1日起开始实施。2、本制度由公司行政部负责监督执行。3、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。文件归档登记表表一序号归档日期归档资料名称(或文件编号)数量归档人接收人备注 合 同 档 案 借 阅 登 记 表 表二序号借 出 档 卷归还档案备 注借出日期借阅人批准人使用目的数量档案名称(或文件编号)管理员签字日 期签 字档案管理流程一、文件资料归档二、文件资料及档案借阅下面是“十个小故事大道理”不需要的朋友可以下载后编辑删除！！！谢谢！！！小故事1、《扁鹊的医术》　魏文王问名医扁鹊说：“你们家兄弟三人，都精于医术，到底哪一位最好呢?　扁鹊答：“长兄最好，中兄次之，我最差。　文王再问：“那么为什么你最出名呢?　扁鹊答：“长兄治病，是治病于病情发作之前。由于一般人不知道他事先能铲除病因，所以他的名气无法传出去;中兄治病，是治病于病情初起时。一般人以为他只 能治轻微的小病，所以他的名气只及本乡里。而我是治病于病情严重之时。一般人都看到我在经脉上穿针管放血、在皮肤上敷药等大手术，所以以为我的医术高明， 名气因此响遍全国。　大道理：事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制。　小故事2、危险的森林里　一个人在森林中漫游时，突然遇见了一只饥饿的老虎，老虎大吼一声就扑了上来。他立刻用最快的速度逃开，但是老虎紧追不舍，他一直跑一直跑，最后被老虎逼到了断崖边。　站在悬崖边上，他想：“与其被老虎捉到，活活被咬死，还不如跳入悬崖，说不定还有一线生机。”　他纵身跳入悬崖，非常幸运地卡在一棵树上。那是长在断崖边的梅树，树上结满了梅子。　正在庆幸之时，他听到断崖深处传来巨大的吼声，往崖底望去，原来有一只凶猛的狮子正抬头看着他，狮子的声音使他心颤，但转念一想：“狮子与老虎是相同的猛兽，被什么吃掉，都是一样的。”　刚一放下心，又听见了一阵声音，仔细一看，两只老鼠正用力地咬着梅树的树干。他先是一阵惊慌，立刻又放心了，他想：“被老鼠咬断树干跌死，总比被狮子咬死好。”　情绪平复下来后，他看到梅子长得正好，就采了一些吃起来。他觉得一辈子从没吃过那么好吃的梅子，他找到一个三角形的枝丫休息，心想：“既然迟早都要死，