2014技术文件管理.docVIP

文 件 管 理 制 度 1目的本文件对质量管理体系文件进行控制，确保各有关场合所使用的文件均为有效版本。 2范围 本文件适用于与质量管理体系有关的文件的控制。 3职责 3．1总经理负责批准、发布《质量方针》《质量管理制度》及批准各项质量管理方面的规章制度； 3．2质量负责人负责审核《质量管理制度》，及各项质量管理方面的规章制度； 3．3行政部设置文件管理员，负责公司文件的发放，回收及文件使用中管理。行政部负责管理性文件的编制、更改、定期评审和管理与质量管理体系相关的文件； 3．4品管部负责编制《质量管理制度》，收集、制定与质量检验有关的标准、规定、规程。 3．5生产部负责生产技术性文件（包括工艺文件）及与其职能相关的管理性文件的编制、更改； 4工作程序 4．1文件的编写、审核和批准 4．1．1《质量管理制度》由品管部编制，质量负责人审核，总经理批准发布； 4．1．2管理性文件由行政部组织编制，技术文件由生产部组织技术人员编制，检验类文件由品管部编制，质量负责人审核，总经理批准发布； 4．2文件格式及编号 4．2．1质量手册KQ/QM－2009 4．2．2程序文件KQ/QP-2009 4．2．3管理制度KQ-GL-XXX（流水编号：从001开） 4．2．4作业文件KQ-WI-XXX（流水编号：从001开始） 4．2．5技术文件KQ-DS-XX-XXX（产品规格： XX 流水编号XXX：从01开始） 4．2．6记录表格KQ-QR-XX-XXX（部门编号： XX 流水编号XXX：从01开始） 4．2．7外来技术文件KQ-ST-XXX（流水编号：从001开始） 文件格式统一，书面文件应标明：企业名称，文件名称，受控状态，发放号，文件编制、审核、批准人，及发布实施日期。文件格式由行政部把关，不符合格式要求的不予印制发放。 行政部对文件及纪录统一编号，顺序号按顺序给予流水顺序号，不得重复。 4．3文件的发放、使用及管理 4．3．1各单位编写的受控文件印制完毕到行政部登记，加盖受控标识并注明分发号；工艺文件登记《工艺文件明细表》。 4．3．2行政部负责发放，文件领用人在《文件发放记录》上签名，领用相应分发号的文件。 4．3．3文件使用人应对领用的文件加以妥善保管和使用，防止污损、遗失。 4．3．4受控文件不得随意自行复印。如需要时，由行政部复印。 4．3．5文件因破损严重而影响使用时，使用者应到行政部办理文件更换手续，交出破损文件，换发新文件，换发的文件允许使用原文件的分发号。 4．3．6文件遗失后，遗失人应申请重新领用，由归口管理单位核准后补发。补发文件时，应给予新的分发号，并注销原分发号。必要时，将遗失文件的分发号通知有关部门，以防误用。 4．3．7受控文件的使用人岗位发生变动时，其使用文件按如下方式管理： a)在公司内部调动到与质量有关的其他岗位的，保留原使用文件； b）调出本公司或调到公司内与质量无关岗位的，由行政部负责收回。 4．4文件的更改、换版、作废及销毁 4．4．1质量管理制度由品管部组织更改，填写《文件更改通知单》，经质量负责人审核，总经理批准后，实施更改； 4．4．2其他文件的更改由各主管部门填写《文件更改通知单》，经主管部门负责人审核，质量负责人批准后，实施更改。 4．4．3文件经多次修改或需作2/3以上页面修订时，应予以换页或换版。原页或原版文件作废，换发新页或新版本。 4．4．4受控文件的作废，由相行政部按《文件发放记录》逐一收回，并作记录，并防止误用。 4．4．5收回的作废文件，由行政部销毁。行政部在暂不销毁前，应盖上“作废”印章，或归入作废档案类。 4．4．6作备用的作废受控文件，由留用人申请，经质量负责人批准后，标记“作废保留”标识后方可留用。 4．4．7合订本中部分文件作废而且无法隔离时，应在作废文件部分标记“作废”标识。 4．5外来文件的管理 4．5．1品管部负责识别相关专业的国家、行业标准及有关法律法规文件的最新版本； 4．5．2收集的外来文件经确认后到行政部盖“受控文件”章，填写分发号，不再对外来文件进行另编号，采用原编号，并登记在《外来文件登记表》中，登记时注明外来文件的版本号或发布年号。 4．6记录 4．6．1记录填写认真、工整，需签字的记录填写人及有关人员在指定位置签字。记录不得涂改，须更改的记录，由更改人在须更改数据上横杠划去，填写正确数据，并签字。 4．6．2各部门严格按照保存期限保存记录，记录应分类按日期保存，便于查找。记录保存应做到防火、防潮、防重蛀。 4.7文件保存期限，记录保存五年，相关技术标准及相应制度、手册、程序文件等保存6年。 5相关记录 《文件发放记录》、《外来文件登记表》、《工艺文件明细表》、《文件更改通知单》、《记录清单》