2014文件与资料管理程序.docVIP

西 特 吉 企 业 程 序 文 件 文件名称：文件与资料管理程序 文件编号：XT-QP-04-01 版次状态：1/0 文件分发号： 受控状态： 编 制： 审 核： 批 准： 制定日期： 2005-3-3 生效日期： 2005-3-6 未经许可 不得复印 西 特 吉 企 业 文件编号 XT-QP-04-01 文件名称 文件与资料管理程序 版 次 1/0 制定日期 2005-3-3 生效日期 2005-3-6 分发号 编 制 审 核 批 准 页 次 1/7 修 订 记 录 章节号 修 订 内 容 页次 修订人 审核人 批准人 版次 生效日期 西 特 吉 企 业 文件编号 XT-QP-04-01 文件名称 文件与资料管理程序 版 次 1/0 制定日期 2005-3-3 生效日期 2005-3-6 分发号 编 制 审 核 批 准 页 次 2/7 1．目的 对质量管理体系有关的文件及资料进行控制，确保各使用场所的文件均为有效版本，以求发行文件的一致性，可追溯性及适宜性。 2． 适用范围 公司和公司质量管理体系有关的文件的制订、审核、批准、发行、存档、修订、作废等作业均适用。 3． 定义 3.1 文件：可用以追查为造成产品质量及质量管理体系是否有效运行的资料。 3.2 受控文件：需随时保持最新版次，持续有效并有分发及签收记录，文件失效时需依规定撤销收回者，如质量手册、程序文件、作业指导书、作业标准书、技术图面等。 3.3 非受控文件：分发当时为最新资料，临时有效，如提供客户或其他单位的质量手册、程序文件等，更改及修订时无需按规定撤销收回者。 4．职责权限 4.1文件管理员负责质量手册及程序文件、相关作业指导书等受控文件的发行、更改、回收、以及部门原版文件的管理。 4.2技术研发部门负责技术资料、作业指导书、作业标准书及技术工艺图面的管理。 4.3各有关部门负责各自部门的质量记录及专用文件与资料的保管。 5． 文件分类： 5.1质量手册（QM）：用以描述本公司质量方针、组织机构、职责及质量管理体系运行规则的文件。 5.2 程序文件（QP）：本公司各部门为达成质量目标，依据质量手册的系统运作原则，所延伸制定的工作程序及管理办法等文件资料。 5.3作业指导书（WI）：将质量手册或程序文件上所规定的质量规格、技术标准等，作详细描述的指导文件。如规格书、检验标准、规章制度、操作指导书、技术工艺图面等。 5.4表格记录（FM）：用以显示各项质量活动实际运作的文件资料。如检验报告、客户订货合同、供应商评估记录、教育训练记录等。 5.5 外部文件：客户或供应商所提供的样品、样件、标准书、技术资料及相关引用的国际、国家、部门标准或行业标准等。 5.6质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录表单统称四阶文件。 品质手册 程序文件 作业指导书 质量记录表单 西 特 吉 企 业 文件编号 XT-QP-04-01 文件名称 文件与资料管理程序 版 次 1/0 制定日期 2005-3-3 生效日期 2005-3-6 分发号 编 制 审 核 批 准 页 次 3/7 6．作业程序 6.1文件的编号原则如下： A、质量手册编号如下： 年份版本代码 质量手册代号 西特吉企业代号 如： XTJ—QM—2005代表西特吉企业质量手册第2005年版 B．程序文件及管理办法编号如下：