2014文件保密工作管理方法.docVIP

工 具 名 文件保密工作管理方法 检索编码 CM030608 页码 2－1 秘密文件是企业秘密的一种主要存在形式，因此，做好文件的保密工作是整个保密工作的重要内容之一。 国际化企业行政办公室主要应从以下诸方面采取必要的措施，以加强管理，确保文件安全。 一、准确地标明文件密级。秘密文件在交付印制的原稿上要标明文件密级，即在文件首页上端明显位置标注秘密等级或加盖秘密等级印章。有的秘密文件还有附件(单独装订)，在附件首页也要相应标明其秘密等级。 二、限定文件阅读范围。对所有秘密文件要实行限级发文，规定明确的阅读级限的阅读范围，如“此件传达到董事会”等。 三、加强文件印制管理。秘密文件要由专门的印刷厂或一般印刷厂的保密车间负责印制，份数较少的可由机要人员专门打印。印刷份数要严格按照领导批准的份数印制，不得多印私留。印刷完毕之后的原稿、重要修改稿及印刷清样必须与正式文件一同妥善保存，或者把它们同废页、废件、铅版、胶版或蜡纸、衬纸等一同及时销毁，不得随意堆放或任其散失。绝密文件要逐份打上印刷序号，以便更加严格地进行管理。 四、控制文件的印制权限。对秘密文件的复印，要严格履行审批手续，并进行登记。翻印件和复印件按原件要求进行管理，以防造成泄密。 五、严格文件封发管理。秘密文件封发要使用专门封袋，封袋的封面上要显著标明适用于所装文件秘密等级，封口要贴密封条。特别是绝密文件，要使用双层牛皮纸封袋套装，袋内所装文件要由发文人员逐件填写清单，以便收文查核。 六、严格登记制度。秘密文件必须指定专人负责其收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节，并且各环节都应建立严格的登记制度，履行签收手续。 工 具 名 文件保密工作管理方法 检索编码 CM030608 页码 2－2 七、秘密文件传阅要有专人负责，阅读文件要在办公室或阅文室进行。 八、借阅秘密文件要有严格的制度，未经批准，不得将文件借给知密范围以外的人员阅读，更不得随意带出机要室、长期存放在个人手里不归还。 九、秘密文件的保管要有专门保险柜，机要室门窗要有安全设施，并经常检查安全情况，严格控制进入机要室的人员。 十、外出工作必须携带秘密文件的员工，须经领导批准，并办理登记手续。不准携带秘密文件逛商店、买东西、参加娱乐活动等。参加外事活动未经批准不准携带秘密文件。 十一、建立秘密文件的清退制度。对分散在各部门和个人手里的秘密文件，要定期清理、收回，并及时核清文件份数，注意有无少篇短页。核对无误后，要造册、登记。如发现丢失现象，要及时追查。 十二、选编、汇编秘密文件不得擅自降低密级、解除密级和扩大发放范围，不得将秘密文件与普通文件混编成册，更不得将秘密文件在内部或公开的刊物上登载。 十三、办理完毕的秘密文件要及时按要求立卷归档，认真鉴定分类，该上缴的及时上缴。对秘密文件档案也要建立查阅审批制度，未经批准，不许查阅，不许公开，不许复制。 十四、销毁秘密文件要严格手续，登记造册，不准擅自处理。销毁时应派两人以上专人监销，现场严密监护，直到销尽为止。