中城环境科技有限公司档字案管理细则.docxVIP

中城环境科技有限公司档案管理细则1 总则为了加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效的保护及利用档案，为了公司的良好发展服务，特制订本制度。公司档案，是指公司从事经营、管理及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。文件及资料的承办部门及承办人员应保证经办文件及资料的系统完整（各种附件一律不准抽存）。结案后必须及时归档。工作变动或因故离职时，应将经办的所有文件、资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。2 范围本制度规定了甘肃中城环境科技有限公司所有档案的管理标准、管理内容、要求与方法、检查与考核。本制度适用于中城环境科技有限公司所有资料的收集、整理、移交等管理。3 公司档案分类及编号以公司全部档案为对象，结合公司管理职能和档案内容及其形成特点，保持档案间的有机联系，将公司档案分类设置八个一级类目：行政管理类（A）经营管理类（B）技术管理类（C）产品类（D）科学技术研究类（E）设备设施类（F）会计档案类（G）招投标档案类（K）4 公司档案管理层次4.1公司档案管理层次示意图4.2 公司档案管理部门所辖内容：4.3 职责综合部公司档案及档案室直接管理部门，负责建立规范的档案室，设立专职档案管理人员。负责根据国家和行业的档案法规，制定公司档案管理制度，报公司批准后，印发各部门执行。及时向公司档案室移交本部门构成档案元素的资料。负责公司资料及档案的日常管理工作，负责图纸、合同文件、信函传真文件、综合文档等的接收、发放、借阅及其登记、微机录入及编码和归档。负责公司各种会议纪要、会议记录等的接收整理、登记、发放和借阅。负责接收、登记、整理、上报、转示各类投诉及建议。负责指导公司各部门收集、整理相关文件资料。负责档案设施、设备的维护管理，负责库存档案的安全及保密工作。负责达标投产的资料整理工作。项目部建立规范的项目技术资料室，设立专职项目技术档案管理人员。督促参建各单位（包括监理单位、施工单位、调试单位）严格遵守公司项目技术档案资料管理办法，并纳入合同条款中进行管理。协调参建各单位项目技术资料管理的重大问题。审定经过监理单位审查的各类技术资料，并及时移交资料室。负责图纸、设备资料、技术协议、信函传真文件、综合文档等的接收、传递及移交公司档案室前的保管。负责提交本部门构成档案元素的项目资料，包括项目的融资、贷款合同、协议，工程项目开工报告和批复文件；工程开工前的审计文件；工程项目的设计合同及其执行文件、纪要、备忘录；工程的设备合同及其执行文件、纪要、备忘录；设备招标投标文件；工程项目的施工（含安装）合同及其执行文件、纪要、备忘录；工程调试合同及其执行文件、纪要、备忘录等，工程监理合同及其执行文件、纪要、备忘录；工程项目招标投标文件；本部门发出的有关工程前期的依据性文件、报告、纪要、备忘录等负责提交考核期的运行材料，包括本企业的技术标准，系统图等必备图纸，操作票、工作票、运行日志等运行台帐，培训教材，考核期的生产记录，考核期的事故分析、处理记录及结论等。负责各种项目实施地会议纪要、施工措施、监理月报、质检报验单等的接收整理、登记、发放和借阅。负责工作联系单、变更单的接收、发放和登记。负责进口设备有关外文资料的翻译。负责与设备供货方在技术资料方面的联系。参加设备开箱验收，收取设备开箱资料。及时向公司档案室移交上述各类需永久或长期保存的资料档案。协助公司档案室做好达标投产要求的资料整理工作。负责经手保密档案和资料的保密工作。财务部公司财务档案室的直接管理部门，负责建立规范的公司财务档案室，设立专职财务档案管理人员。负责财务凭证、账簿、报表和其他会计核算资料的建立、整理、登记、接收、借阅及编码归档。负责规范会计档案的装订及保管。负责经手保密档案和资料的保密工作。5. 管理内容与方法5.1资料管理接收：档案专职管理人员在接收资料时应仔细核对资料名称、份数、资料状况（正、副本、原件、复印件、完好、齐全、破损）。登记：严格按照公司《档案分类及编号规定》，分类登记，登记后对照《档案分类及编号规定》中的分类，确保档案编号与分类表一致。填写卷盒封面、脊背。排架：资料按类别分类排架：依照从上到下，从左到右的原则，卷盒（袋）正面向左。资料的分发及借阅：资料分发要填写“文件和资料发放登记表”；借阅时，须持有通过批准的文件借阅申请单，并填写“资料借阅登记表”，签字备查。公司档案资料原则上仅供公司内部人员使用，外单位调阅档案要经公司领导批准，方可接待。资料外借一般不超过15天，最长不超过1月。超过规定时间应办理续借手续。档案室保存的资料数量任何时候不应少于二套，只剩二套时，原则上不再外借，特殊情况下急需借阅，必须经过总经理及综合部主任签字批准。借阅资料要及时归还。对借出归还的资料要认真核对清点。收到归还的