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选用物流软件的标准 作者：陆大勇 ［关键词］物流软件 选用 标准 ［内容摘要］最合适的才是最好的，不管是物流企业，还是生产、销售企业，只有选用符合自己企业现状的物流软件，才能提高物流管理水平，降低物流管理成本。本文从符合企业业务规模、适应企业运作模式、保证系统运行稳定性、提高系统操作简单性、控制异常流程、提供恰当的报表等六个方面，对选用物流软件的标准进行论述。 所有物流企业都从事物流活动，并以此作为赢利手段；有一部分生产、销售企业为了加强对物流的控制，也从事物流活动，例如短途运输和仓储管理。物流是信息更新非常快的一项活动，如果没有物流软件辅助管理，需要大量人工收集和统计数据。一方面人力成本居高不下，另一方面管理难度增加，经常因为个别环节工作出错影响全局工作。 对物流企业来说，物流软件是简化管理、降低成本和提高效率的重要工具。同样的，生产、销售企业只要从事物流活动，物流软件也是重要的辅助管理工具。避开各企业对物流软件的具体功能不谈，企业应该如何选择物流软件？笔者结合数年物流操作和软件设计的经验，总结出六条选用物流软件的标准。 符合企业业务规模 国内从事物流活动的企业众多，各企业物流活动规模差异巨大，有几十万平方的物流基地，也有几百平方的小型库房；有几千人的运输集团，也有十来个人的货运档口。物流活动规模越大，操作流程越复杂，需要处理的数据越多。 不同企业使用相同的物流软件产生的效益不同，业务规模越大，能够降低的工作量越多，产生的效益越大。例如，安排货物储存库位，可以由物流软件根据库位容量属性、货物包装属性、库存状况自动安排，也可以由人工根据经验安排。如果是几百平方的小型库房，仓管员能够很快地将货物存放到合理库位；如果是几十万平方的物流基地，仓管员不可能凭经验将货物存放到合理库位。 使用物流软件的成本包括固定成本和变动成本，固定成本是购买软件的支出和培训费用；变动成本是使用物流软件过程的人工成本。功能越强的物流软件，固定成本越高，在变动成本提高很小的情况下，能够产生更大的效益，但是效益提高多少由企业自身的业务规模决定。 对物流业务规模大的企业来说，使用功能强大的物流软件相比使用功能简单的物流软件，提高的效益远大于多支出的成本。对物流业务规模小的企业来说，使用功能强大的物流软件，提高的效益未必大于多支出的成本。以仓储管理系统自动安排库位功能为例，大型物流基地使用的物流软件应该具备这样的功能，而小型仓库不需要这样的功能。我们曾调查过某知名物流企业的一个20000多平方米的立体仓库，如果使用物流软件自动安排库位，作业效率可以提高30%以上。但是对小型库房来说，自动安排库位很难使作业效率提高30%，即使能够提高30%，效益价值也抵不上多支出的成本。 软件功能过强，成本提高了，但是不能产生相应的效益；软件功能过弱，虽然控制住了软件使用成本，但是需要另外投入更高成本去做可以由软件完成的工作。企业应该根据物流业务规模，选择功能恰当的软件。 适应企业运作模式 由于不同企业的操作流程、管理水平不同，即使物流业务内容和规模相同的企业，物流软件也有差别。如果选择物流软件不适当，会给企业带来巨大损失。广州某航空货代公司引进了一套物流软件，但是，由于软件功能不适合企业运作模式，最后，该公司支付100多万元后，却没有使用这套软件。 企业管理水平和执行力不同，决定了不同的企业使用的物流软件有差别。有些企业采用了物流软件，但是，操作人员没有认识物流软件的作用，对物流软件需要录入一些以前手工操作不需要的数据，产生抵触心理，不按要求录入数据，造成物流软件运算数据错误。例如，运输企业很多操作人员习惯于只填写单据部分内容，使用系统开单要求内容填写完整，他们会产生排斥心理；有些企业用电脑开单，因为操作人员知道物流软件的作用，操作熟练后用电脑开单比手工开单速度更快。 物流在国内是新行业，客户的要求各不相同，行业内没有统一的操作流程。例如，在仓储管理中，有的客户下达出库指令后，马上把全部货物提走，有的客户下达出库指令后，并不把货物提走，有的甚至放上几个月。对于上面两种情况，费用计算和库存管理的方法不同，如果使用相同的物流软件，要么大大增加工作量，要么有些操作无法准确记录，造成仓储费用计算和库存管理错误。 每个企业都自己的操作流程，但是，有些企业的操作流程并不是很科学。物流软件设计的基础是该企业已有的运作模式，好的物流软件反过来又能够调整和控制操作流程。设计能够调整和控制流程的物流软件，需要物流软件设计人员对物流管理有深刻的认识，能够在软件设计过程中贯彻科学流程思想。 保证系统运行稳定性 如果稳定性出现问题，物流软件的价值大打折扣，甚至毫无价值。稳定的物流软件既能在输入正确的数据时正常运行，也能在录入错误的数据时，自动检测出错误，并且提供人工检测错误的平台，保证软