5.5.3信息交流控制程序03.docVIP

文件编号：QEHSP553/443/553-03 版本：7.0 中山华帝燃具股份有限公司 程序文件 《信息交流控制程序》 编 制：品质部 审 核： 批 准： 分 发 号： 受控状态： 发布日期：2011年09月01日 生效日期：2011年09月01日 文件类别 程序文件 文件编号 QEHSP553/443/553-03 标题 信息交流控制程序 版本号.修订号 7.0 页码 共3页第1页 目 的 为了及时、准确地收集、传递、反馈和管理有关信息，促进工作有效与持续改进，确保体系高效有序运作，特制定本程序。 适用范围 适用于本公司内部质量/环境/HSPM信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。 术语与定义 无。 职 责 4.1总裁办：负责国家有关法律法规、环境信息的收集、传递，并负责与相关方的联络及信息的处理，保存和管理相关信息。 4.2品质部和用户服务中心：负责产品质量信息的收集、传递与处理跟踪。 4.3供应部：负责作好与供应商之间的信息交流。 4.3营销事业部：负责产品质量/HSPM要求/售后服务的投诉处理与信息反馈以及收集。 4.4技术部门：负责产品技术标准的收集与传递。 4.5各部门：负责对应工作范围内的相关质量/环境/HSPM信息的收集、传递和处理。 流程： 信息的分类 外部信息 内部信息 信息的传递 外部信息的收集与处理 内部信息的收集与处理 信息库的建立和应用 信息的管理 6．程序内容 6．1信息的分类 6.1.1外部信息 顾客（包括经销商）的质量投诉和质量信息反馈，相关方的环境和HSPM要求。 政策、法律法规、标准类信息（如：法律法规、管理条例、产品标准、环境标准、有害物质限值标准等）。 相关方投诉及反馈的信息（如：投资方、供应商、社区居民、外包方（含OEM供方）等）。 当地环保局、地方环境监测站、质量技术监督局、质量协会、消费者协会、认证机构的 监测、检查结果等。 文件类别 程序文件 文件编号 QEHSP553/443/553-03 标题 信息交流控制程序 版本号.修订号 7.0 页码 共3页第2页 6.1.2内部信息 正常信息（如：质量/环境/HSPM方针/目标、指标、管理方案、计划的发布、检验监测记录、内/外部审核与管理评审报告、职责和权限、以及体系正常运行时的其它记录、员工培训等）。 紧急信息；如出现质量事故、环境事故、有害物质超标处罚事件，火灾、电力故障、设备故障、化学危险品泄漏等情况下的信息与记录。 其他内部信息；如内部报刊、员工的建议等。 6．2信息的传递 6.2.1外部信息交流途径及方式 途径：信息来源 归口部门 相关部门 外部相关方的交流。 方式：可采用工作会议、工作走访、网络、顾客调查与投诉处理、市场调查、质量与环保活动、文件或报告、联络书传递、电话交流、报刊、记录等 6.2.2内部信息沟通途径及方式 途径：纵横双向交流。 方式：通告、文件发放、记录传递、工作会议、计算机网络、宣传栏、内部报刊、电话、手册等。 6．3信息的收集与处理 6.3.1外部信息的收集与处理 a．品质部负责地方检测机构、环保局、质量技术监督局、工商行政管理局、认证机构等的监测检查结果及反馈信息的收集处理；当监测或检查结果出现不合格情况时，按《纠正/预防措施控制程序》、《质量信息管理》的要求进行处理与信息传递。 总裁办负责国家相关政策、法律法规、各类协会或民间组织、管理条例类等信息的收集，更新，整理，并按《文件控制程序》保存与传递至相关部门。 销售部们负责收集市场反馈的质量信息并传递至品质部，由品质部对信息进行处理后将处理结果反馈用户服务部。 技术部门负责产品标准、技术法规类信息的收集、更新、传递至使用部门。 相关部门从外部获取的其他类信息；如相关方环境意见、环保信息、售后服务/质量投 诉、市场销售信息、质量信息反馈、国家及国际上发布的相关指令（如RoHS指令）等，由相关部门负责分类，整理；并传递至归口部门，再由归口部门传递到相关方。 6.3.2内部信息的收集与处理 正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息。 行政中心负责传递职责和权限、管理方案、更新的法律、法规、环境监测报告等信息；并运用标语、宣传栏、手册等方式进行宣导与培训。 品质部负责传递方针、目标和指标、管理评审结果、内部审核报告、检验与测试报告、数据分析结果；收集潜在不合格信息并按《纠正/预防措施控制程序》处理。 文件类别 程序文件 文件编号 QEHSP553/443/553-03 标题 信息交流