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关于档案进馆工作的几项要求 为了做好1991-1995年的档案进馆工作，按照《档案法》的有关要求，各进馆单位应严格按以下要求保证进馆档案的质量，具体要求如下： 案卷内的质量要求 （一）文件收集齐全完整 1、党务、政务主要文件包括：本单位自身形成的会议记录、年终总结、年度打算、党员报表、干部报表、会计报表；2、会议文件包括：领导讲话、典型发言、会议预备通知、正式通知、会议日程等。防止重份文件的出现。 （二）全宗内分类准确 1、党务、政务文件严格分开，各单位形成的党务、政务文件，要先组党务文件，然后再组行政业务方面的文件，顺序排号先党务后政务。2、文件之间内容有内在联系的请示与批复、下级贯彻上级的文件，印有文字、图表的文件为一页要同时立卷，不能分开。 （三）规范排列卷内文件与编号 文件经过分类和划分保管期限后，进行卷内文件的排列，卷内文件排列应将每个卷内的文件材料按一定规律进行系统化排列，以保持文件之间的联系和条理性，使每一份文件在卷内处于适当的固定位置，排列的方法通常是：按照文件之间的内在联系、问题、重要程度、先后顺序进行排列。文件排列后需要进行装订，装订前要进行文件编号，文件编号应在每份文件的每一页的右上角编制卷内文件的顺序号。 （四）剔除卷内杂物 卷内文件排列完毕，应将每份文件的装订剔除，以免对文件造成不应有的损失 （五）卷内文件字迹统一 案卷内文件必须是喷墨激光打印、碳素、蓝黑墨水写成，严禁存有用圆珠笔、复写纸、红墨水、复印纸（本单位形成的文件）等形成的文字，如有必须重新打印。 （六）填写卷内目录 在每一卷文件的最前面，须填写卷内文件目录，用以介绍卷内文件的成分和内容。卷内文件的主要项目有：顺序号、文件作者、发文字号、文件标题、文件日期、所在页码、备注等，均要求用喷墨打印完成。 （七）填写卷内备考表 备考表是用来说明卷内文件状况的，一般是作为档案室备用的，也可作为查阅人的参考。在平时的立卷中，各单位漏填、错填的问题经常发生，在上级进行业务考核时，漏填是要扣分的。因此，备考表应按照设计的项目进行填写，主要项目有：1、卷内需要说明的情况。情况说明主要填写卷内文件缺损、修改、补充、销毁以及某个文件的归档情况等等。2、立卷人：立卷人填写本单位进行立卷的文档人员姓名。3、检查人：填写本单位办公室主任或档案室主任即可。4、时间：填写本年度的4-6月份即可。 案卷封面的质量要求 案卷封面的主要项目有：1、机关名称、组织机构或类别名称、案卷标题均应进行统一印制。2、文件起止日期、卷内件数、保密期限、文书处理号、全宗号、目录号、案卷号均应用字码醮黑色油墨盖印清楚完整。 检索工具的种类 1、案卷目录二套 案卷目录即指案卷的名称。案卷目录的主要项目有：案卷顺序号、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内文件张数、保管期限、备注等。 2、全引目录一套 全引目录也称“卷内文件目录汇编（集）”它是将全宗或全宗内的某一部分案卷目录和卷内文件目录合二而一，汇编而成的一种目录，它是一种文件级检索工具，它是完全利用原案卷目录和卷内文件目录，前面为案卷目录，后面为该案卷目录所包含的卷内文件目录，在案卷目录的备注栏内，列出其卷内文件目录的所在页次，在卷内文件目录的备注栏内填上案卷号。 3、资料目录二套 按照年度-类别进行分类、排序，然后进行打印。 4、机读目录二套 其中包括：电子文件著录（软盘）案卷级目录一套；文件级目录一套。（包含每个人名的著录，代替原抄写的人名卡片）须同时完成移交进馆，著录软件需与档案局技术科联系。 上述检索工具均用喷墨打印完成。 全宗卷的建立 全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷，全宗卷的主要内容有：档案在收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作中所形成的文字材料，如：档案移交交接文据、整理工作方案、分类方案、立档单位和全宗的历史考证；全宗指南（全宗介绍）、组织机构沿革、领导人更迭、人员编制、大事记等。 （一）全宗指南 全宗指南又称“全宗介绍”，是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书，是一种参考材料，由封页、正文、备注三部分组成。 1、封页介绍：全宗指南名称、时间、全宗号，如：“烟台市档案局全宗指南”。 2、正文包括：全宗构成者沿革简介、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成分介绍。 第一、全宗构成者沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。 第二、全宗内档案情况简介包括：档案的数量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及鉴定情况、检索工具的配置情况和档案的整理情况。 第三、全宗内档案内容与成分介绍。 3、备注包括：本