采购与验收作业程说明会.pptVIP

採購與驗收作業流程說明會 辦理單位: 總務處採購組 主 持 人: 沈全榮組長 主 講 者: 柯碧峰組員 日 期: 95年2月27日 時 間:上午9:00~12:30 採購作業流程說明會 克盡我們的本分 放下心中的不安 說明會內容 共同供應契約請購作業流程 IC卡申請方式 招標案件注意事項 各種作業系統操作 驗收核銷注意事項 請購作業流程 共同供應契約採購項目 依據 [中央機關共同供應契約集中採購實施要點] 行政院九十二年五月二十八日 院臺工字第○九二○○二五四五二號函核定修正 指定訂約機關(中信局股份有限公司)及採購項目: 可參考採購組網頁登錄資料 共同供應契約請購作業 由共同供應契約系統.tw/登錄進行採購作業 本校已實施電子支付作業 應注意事項如下: 登錄號及密碼(可到本組網頁查閱) 請購人或經辦人要記得完成請購作業程序(交貨完成及驗收完成之點選及填上資料)印出驗收紀錄表用印確認並附於請購單送出核銷 付款方式點選[電子支付] 注意黏貼憑證金額欄內有沒有顯示[電子支付]於指定位置上 10萬元以上核銷時要通知保管組會計室及秘書室驗收 共同供應契約請購作業 一般常見的問題: 下訂後發覺資料錯誤、要更改、要取消 (都可以取消但請先聯絡該供應商擬取消該訂單的原因後再做刪除動作) 下訂時的請購金額與申請時的請購金額不同—原因:增減採購、異動(採購送核銷時下訂金額要與請購金額相符) 下訂後經廠商交貨不滿意要取消 (要說明理由以免產生困擾) 不論金額多寡一定要做驗收完成動作否則會計及出納無法做付款作業 請購單未做下訂動作(請定時查閱刪除) 實務操作.tw/ 一般常見的問題 共同供應契約指定項目可不可以不向中信局購買: IC卡申請方式 連上XCA組織網站.tw/ 點選憑證申請項目進入後點選「我要申請附卡」 下拉點選[學校] OID:2.16.886.111.100006 用戶代碼:一律打100006 然後鍵入您的基本資料 完成後[上傳申請資料] 列印憑證申請書2份(一份備文函送[行政院研究發展考核委員會]另一份送採購組備查) 接到IC卡後一定要送本組開卡登記否則到時無法處理電子支付 採購額度分類 本校採購辦法第四條規定 共同供應契約項目的採購(不計金額由各單位自行辦理) 採購的歸屬--- 招標案?承辦單位? 採購組承辦:1.儀器財物設備 2.財物設備的維修. 租賃等勞務 3.約聘人員 營繕組承辦:1.工程營繕,通訊 2.水電及冷氣機購置 事務組承辦:1.清潔外包勞務 2.保險 各單位承辦:10萬元以下的採購 招標採購案本組要求事項 請購單(經費系統) 標明請購人及經辦人 品名以一筆為原則 多筆經費採購時要同時送出 要附上設備或勞務規格明細表 要附上一家廠商估價單 請購單單位經辦人一定要簽章(寫下TEL) 招標採購會核單(公文系統) 多筆請購單的以金額最大的為主 開標及驗收通知單 由本組採購作業系統直接電子傳送給請購人及經辦人(作業成熟後將不再書面通知) (接到通知單時請傳回覆訊息) 開標時間及標單本組網頁也可查知與下載 操作示範 經費系統 公文系統 問題討論 中場休息10分鐘 採購及驗收的表格文件 使用注意事項 請購單及黏貼憑證—請購陳核及核銷 一般經費支出憑證---分批付款核銷 分批付款表---分批付款時檢附 經費分攤表---有多種不同經費 購置同一設備 本校驗收記錄表— 招標案件 共同供應契約驗收記錄表— 用於集中採購設備 電子支付----黏貼憑證核銷金額欄 加註字樣 機具設備規格明細表---設備招標採 購 勞務規格明細表---勞務招標採購 分批付款表---分批付款 經費分攤表 本校設備驗收記錄表 本校勞務驗收記錄表 共同供應契約驗收記錄表 共同供應契約---電子支付 機具設備規格明細表---設備招標採購 勞務規格明細表 採購作業流程採購應備文件--- 估價單?簽?規格明細表? 限額內的採購 (1萬元以下)--- 1.請購單黏貼憑證 2.發票或收據 (1萬元以上10萬元以下)---