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第四讲：秘书的职能范畴 办公事务辅助 参谋智能辅助 管理协调辅助 第一节 办公事物辅助 一、办文：秘书工作极为重要的业务内容 办文是秘书人员一项十分重要的职能活动。它包括秘书起草撰制文书、收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作。简而言之“办文”工作是围绕“文”而展开的一切工作。 文书的概念 文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称。是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导、商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。 文书和公文是既有区别又有联系的两个概念。文书包括通用文书（公务文书）、事务性文书和专用文书三大类。在我国日常工作中还有“文件”这个概念。广义的文件指一切可用作依据或参考的书面材料。狭义的文件指行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书。 文书的种类 根据不同的标准，文书有多种分法。一般来说可分为三大类： 1.通用文书 是指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书即公务文书。根据国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国行政机关现行公文有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。 2.专用文书 是指在一定工作部门或一定业务范围内使用的文书。如外交文书中的照会、外交声明；司法文书中的诉状、答辩书、判决书；经济活动中的市场调查与预测报告、经济活动分析报告、质检报告、财务分析报告；另外还有军事专用文书、科技专用文书等。 3.常用事务文书 是指机关、企事业单位和团体在日常工作和事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明等等。有些情况下这些文书即可为公用也可为私用。机关事务文书多在内部使用，必要时也可上报或下发。这种情况下多和公文联用。 通用文书按行文方向可分为：上行文、下行文、平行文。行文方向是指发文单位和收文单位之间的关系。 上行文 指具有隶属关系的下级机关报送给上级机关的文书。 下行文指具有隶属关系的上级机关发送给下级机关的文书。 平行文指不相隶属或同一系统内平级机关之间往来的文书。 按公文的急缓程度可分为特急、急件和一般文件。这是从公文办理时限来说的。一般来讲，特急件应在一天内办理完毕，急件应在三天内办理完毕。按保密级别公文可划分为秘密文件和非秘密文件。这是从文件限制阅读的范围而言的。 密级文件根据其限制阅读范围又可划分为绝密、机密、秘密三种。 （一）文稿撰拟（秘书写作） 受命与领导草拟各种表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文字材料。 下面详细介绍秘书写作 秘书写作的内容 1.公文类 2.法规类 3.经济类 4.事务类 5.礼仪类 秘书写作的特点 1.代表单位立言，非个人意愿 2.集体成果，非个人创作 3.内容真实、实用、客观，符合政策 4.语言要求流畅、平实、简洁、规范 5.讲究文体格式 秘书写作的过程 1.立意 2.选材 （1）典型事例（2）概括事例（3）统计数据（4）理论依据 3.结构 （1）串连式（2）并列式（3）总分式 （4）综合式 4.文字表达 （1）实用（2）简洁 5.修改 （1）提炼（2）调整（3）改、删、增（4）誊清 6.审核 秘书写作的原则 1.符合方针、政策、法令、法规 2.忠于机关制文意图 3.坚持实事求是的精神 4.有精益求精的认真负责的态度 秘书写作的要求 1.信息量大，措施具体，指示性强 2.内容高度概括，语言表达实用、精确 3.用材精要，主题富有个性 4.讲究文明礼貌，多一点人情味 5.准确表达组织和领导的意图 6.准确使用规范文种（包括名称、格式、行文关系、语言及其术语的使用等） 7.准确使用语言表达：准确、质朴、庄重、简明 8.依据可靠，符合国家方针政策及有关规定 9.认真反复修改 （二）文书运行：收文和发文 程序的有序衔接性 主辅协同性 程序运作的规范性 智能辅助的渗透性 （三）文书整理：立卷和归档 文书立卷：将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料、按其形成过程中的联系组成案卷。 文书的归档：经过整理的文书按酒案卷必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档 （四）文书立卷和归档的作用 形成有机联系的系统 发挥凭证和依据的作用 有原始和记录价值 5、文献材料的保管和利用 案例：主任把关不严 一、背景