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第四章 公文处理管理 第三十八条 公司公文，是在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达、贯彻党和国家方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。 第三十九条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。 第四十条 在公文处理工作中，必须严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和公司保密规定。 第四十一条 公文处理实行集中统一管理原则。办公室是公文处理的管理机构，主管公司公文处理工作并指导各部门、各子公司的公文处理工作。公司办公室及下属各单位办公室的文秘人员具体负责公文处理工作。 第一节 收文程序 第四十二条 凡政府部门、社会有关部门、业务来往单位等外来重要文件、信函，均由办公室统一逐件登记、复核，呈公司领导签阅。呈阅后按文件内容分送有关负责人、有关部门传阅和执行。 第四十三条 办公室负责督查阅办情况。 第四十四条 办公室负责文件传阅、回收和管理。年末所有文件、信函按不同类别立卷归档。 第四十五条 无需立卷归档的文件经总经理鉴定批准后，按规定方法销毁。 第二节 发文程序 第四十六条 公司及各业务部门因工作需要发文件的，由业务部门负责文件起草，对国内外有关业务来信一般要在一周内尽快作出签复。需保密的应确定密级，密级分绝密、机密、秘密三级。 第四十七条 部门文件起草完毕之后交办公室统一审核、编号并呈公司领导签发。 第四十八条 公司所有文件、重要信函均需经总经理签发后才能正式打印。文件的签发使用公司统一文件签发笺。 第四十九条 已签发的文件应立即如数打印，起草部门负责审核、核对、签名、盖印公章，由办公室登记后按需要及时分送有关领导、单位和部门。 第五十条 各部门所发重要传真、机要电报均交办公室审稿，呈送总经理审批后交办公室登记，编号、发出。 第五十一条 收取传真件，统一由办公室登记后，由办公室主任按阅批内容提出送请总经理阅批或交有关业务部门办理意见，紧急件要及时分送，以免压误。 第五十二条 公司印发的各类文件、重要信函、电传、传真，按不同类别一式两份收存，并妥善保管、严防失窃、失密。每一份正式文件都要附留底稿，年末由办公室立卷存档。 第三节 第五十三条 有关规定进行： 1、行文应当确有必要，注重效用。 2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 3、要分清主送、主报和抄送、抄报单位。主送、主报单位必须是公文的办理单位，抄送、抄报单位则是公文内容涉及的其它有关单位，主报、抄报是上行文，主送、抄送是平行文或下行文，给上级单位的请示、报告，不能同时抄送同级或下级单位。 4、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。 5、送上材料一律使用签发文稿纸。 6、撰写材料要使用国际标准的 A4 型纸张（长 297 毫米、宽 210 毫米），左侧装订。 7、拟文要按规范的格式，文字从左至右横写、横排。 8、拟文要严谨，通俗易懂，文过自负。 9、对缮印、校对出差错的，责任一律自负。 10、办理完毕的文件，速送办公室存档，以便备查。 11、撰写的材料，要求字迹工整、清晰、涂改无效。 行文规则 行文规则是指根据发文机关与收文机关之间的关系确定下来的行文规范和准则。国家对公文的行文规则有严格的要求，公司行文应遵照国家 第四节 公文立卷、归档和销毁 第五十四条 公文办完后，应根据《中华人民共和国档案法》和公司档案管理办法的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。 第五十五条 案卷应当确定保管期限，并按照有关规定定期向档案管理人员移交。公文归档要有交接手续。个人不得保存应存档的公文。 第五十六条 公司公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。 第五十七条 没有归档和查询价值的公文，经过鉴别和有关领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，有二人监销，确保不丢失、不漏销。 第五章 报批工作流程 第五十八条 1．请示 在正常情况下，必须向直接上级请示工作，并得到指示； 员工直接向部门领导请示工作； 各部门及分公司负责人应向分管本部门、分公司工作的公司领导请示工作； 公司高管人员直接向总经理请示工作。 2．汇报 在正常情况下，必须向自己的直接上级汇报自己的工作情况或反映情况； 员工必须向自己的部门领导汇报工作； 各部门、分公司负责人必须向分管自己工作的公司领导汇报工作； 公司高管人员直接向总经理汇报工作。 3．部门、各分公司及高管人员需报总经理批准的请示、汇报文件，一律由办公室收文登记，办公室主任复核后，文秘人员负责及时、准确、安全的呈总经理批示。 第五十九