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公文管理的规定（试行） 总则 第一条 为进一步加强公司公文管理，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国家有关规定，结合本公司运作实际，制订本办法。 第二条 公文是公司行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，公布法规和章程，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验等的重要工具，必须认真做好，为公司各项工作服务。 公司行政人力资源部是公文处理的管理部门。 其主要职责是： （一）制订、落实公文处理业务规范，按照隶属关系，做好公司的统一收发、分办、流转、传递、打印、用印、立卷、归档、销毁等处理工作。 （二）负责对本公司的公文处理工作进行指导，组织经验交流和业务培训。 （三）负责公文处理过程中的督查工作，推动公司各项决策和计划的贯彻落实。 （四）负责公文处理中的安全保密工作，落实安全保密措施。 （五）完成与公文处理有关的其他工作。 第四条 公文处理工作必须做到及时、准确、安全、保密，手续简便清楚。 公文种类 第五条 公司常用公文的种类主要包括请示、报告、决定、决议、通知、通报、批复、函、会议纪要、规章条例、意见等，具体适用范围如下： 请示：向上级机关请求指示、批准，用“请示”。 报告：向上级机关汇报工作，反映情况，提出意 见或者建议，答复上级机关的询问等用“报告”。 决定：对重要事项或重大问题作出安排，奖惩有 关单位和人员，用“决定”。 （四）决议：经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项用“决议”。 （五）通知：发布行政法规和规章，转发上级主管单位的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理的需要周知或共同执行的事项，用“通知”。 （六）通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况，用“通报”。 （七）批复：答复下属部门的请示事项，用“批复”。 （八）函：不相隶属部门之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等，用“函”。 （九）会议纪要：记载传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”。 （十）规章、条例：是法规性文件，需要有关方面贯彻执行的事项。下发时用“印发……条例的通知”。 （十一）意见：对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。 公文格式 第六条 文件一般由秘密等级和保密期限、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄报（送）部门、打印人员、校对人员、印发份数、印发部门、印发日期等部分组成。 （一）涉及公司秘密的公文应当由公司行政人力资源部标注秘密等级和保密期限。秘密等级分为“绝密”、“机密”和“秘密”，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。标识密级等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字中间空一格；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。 （二）发文单位标识应当使用发文单位全称；联合行文，主办机关应当排列在前。 （三）发文字号应当由发文单位代字、年份和序号构成。字号位置在发文单位标识下空两行处，用3号仿宋字，居中排列（上行文除外）；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“[ ]”括入；序号不编虚位，例如，工商合信[2011]00*号；联合发文，只标注主办单位发文字号。 1、公司和公司各部门编发的文件代字分别为： 1）公司发文 ****信 2）公司团委发文 ****团 3）公司工会发文 ****工 4）办公室发文 ****办 5）人力资源部发文 ****人 6）计划财务部发文 ****财 7）培训中心发文 ****培 8）信息管理部发文 ****信 9）营销中心发文 ****营 10）内控部发文 ****内 …… （四）上行文应当注明签发人，发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号仿宋字标识签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 （五）公文标题，应当完整、准确、简要，标题中除法规、规章名称加书名号以及并列的几个单位名称之间可加顿号外，一般不用标点符号。书写时要居中书写，用2号宋体并加黑。 （六）公文的主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称。标识位置在标题下空一行处，左侧顶格用3号仿宋体标识，主送单位名称后标全角冒号。 （七）正文内容每一段落起始应居左空二字，用3号仿宋字体，段落间距用1.5倍行距。正文中文名、地名、数字，引文应该准确，引用外文应当注明中文含义。结构层次序数应符合下列规范，第一层为“一”，第二层为“（一）”，