《第三章基本信息与期初建账.docVIP

基本信息与期初建账 　　基本信息包括：库存商品、往来单位、地区、部门、内部职员、会计科目、固定资产、费用类型、银行账户、其它收入、存货仓库。 　　期初建账包括：库存商品、应收应付、固定资产、现金银行、账务数据、借进商品、借出商品、委托商品、受托商品、资产负债表、开账。 　　注意：　　 　　1、在基本信息录入过程中，为了方便，推荐顺序为：存货仓库库存商品地区往来单位部门内部职员其它。 　　2、期初建账相关内容输入完成后，一定要查看资产负债平衡表，如果未平，则一定要检查原因进行更正。 　　3、在开账前，请一定再次检查期初中的有关数据和基本信息，尤其是库存商品的成本算法。 ??? 4、特别说明：拼音码，即基本信息全名的汉字首字母。 账套管理 ◆ ?新增账套 　　第一次进入系统后，账套选择框是空白的，用户需要自己新增账套： ??　???点下边的“创建”按钮，进入增加账套界面： ??????? 　　系统管理员账号是指SQL　SERVER数据库的管理员账号，默认为“sa”，密码默认为空。 　　账套名称是你这套账在管家婆的名称，数据库名称是你这套账在SQL　SERVER数据库里的名称，建议不要用汉字，最好用字母。 ??? 填完后，点“确定”按钮即可。 ? 　　注意：最多能够创建9999个账套。账套名称与数据库名称，最多50字符。 ◆ 删除账套 　　用鼠标点蓝要删除的账套，点下边的“删除”按钮，进入删除账套窗口： ?　 同样，在系统管理员账号输入“sa”（默认），密码为空，点“确定”按钮即可。 　 　 基本信息录入概述??? 　　在进行系统初始数据建立之前，需要对“库存商品”、“往来单位”、“内部职员”、“存货仓库”、“部门信息”、“会计科目”、“地区”等内容搭建一个基本的框架。例如：可以先建立商品的目录，而不论仓库是否有库存，此后对商品的选取可直接在建立的商品库中“选出来”，不必像手工账一样重复地抄写。?? 　　◆? 基本信息 　　如果您是一家零售商，您很可能将您的商品按一定的属性进行分类管理，如果您是批发商或是供货商或开有分店，您可能会将您的客户按地区或其它进行分类，“多级分类”正是基于这一现实模式而创建的。 　　举例：库存商品有“生产用品”、“日用品”、“食品”等类，然后对“生产用品”再分类。 　　空白新增：则表示打开一张没有任何信息的商品录入窗口添加新的基本信息； 　　复制新增：则表示将光标所在行信息的编号、全名之类复制到基本信息录入窗口，然后进行简单修改添加；这种方式对于基本信息差异比较小的情况是非常有用的。 　　修改：即对选中的基本信息进行修改；有些信息我们是不能修改的，比如已经开账后的往来单位期初应收应付；已经被过账单据使用过的库存商品的成本算法等。 　　删除：即对选中的基本信息进行删除。 ?是否允许删除参见后面的说明。 　　分类：对不曾使用过的商品信息进行分类处理，即将不曾使用过的商品信息设置为商品类，并在其下添加新的商品信息。 　　上移：即将某行信息与其上一行号信息交换顺序，从而进行手动调整顺序；与下移、保存配套使用，不保存的话，手动调序没有意义。 　　下移：即将某行信息与其下一行号信息交换顺序，从而进行手动调整顺序； 　　排序保存：即对手动调整顺序或通过列表头排序后的结果进行保存，便于下次进入时看到的还是上次调整过的顺序； 特别说明： 上移、下移和保存排序受配套使用，上下移后如果不进行保存排序，则下次进入基本信息管理窗口时同，依然是调整前的顺序 。 编号递增，选择此后，确定保存当前信息后，系统自动根据刚才保存信息的编号自动加1或补1生成新编号。 比如，刚保存信息编号为A，则确定后，新窗口编号就自动显示为A1；如果刚保存信息编号为A010，则确定保存后新窗口编号自动显示为A011； 　 ◆? 分级说明 ? 　　如上所述，以同样方法，库存商品、往来单位、存货仓库、内部职员依次可以进行再往下分类，最多分五级；固定资产、收入费用、银行账户基本信息系统允许进行3级分类；地区和部门信息不允许分类；每级分类允许99万条记录。? ? 　　分类管理，将提高你的管理效率，方便查找与统计，为了你今后的管理，你一定要仔细考虑你的分类方法，不可随意处理。对于往来单位，你可以按照供销关系分供应商、经销商、客户和其它单位；对于库存商品，你可以按照商品属性分电器、食品、图书、服装之类。当然，具体怎么分类，将根据你的管理需要来处理。 ??? 注意:为提高查询效率,建议你的第一级信息不超过20个. ◆? 基本信息的删除 　　基本信息的删除与修改是有一定控制的。如果某末级基本信息已经有数量金额并且已经开账，则此基本信息不能再进行分类，也不能进行删除。只有在下一年度期初才可以进行调整。 ? 　　比如，已经分类的信息，类是不允许删除的