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宏祥投资控股有限公司行文管理制度 第一条、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。公司全体员工都应努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。文件分类规定发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”决定、决议对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”通知转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”通报表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”请示、报告向上级请求批示与批准，用“请示”向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”批复答复请示事项用“批复”函商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。??文件格式文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等组成。文件标题应准确简要概括文件的主要内容。发文字号包括代号、年号、顺序号。公司发文代号分为种：“内宏控发” 用于公司对内对外发文“内宏办发”对内对外发文“xxx发”。 各部门对内对外发文由统一编号冠以上述发文代号的文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。文件必须盖章或签字。密级分为“绝密” 阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内机密阅后应立即保存在保险柜内“秘密” 阅后立即保存在文件柜内。 紧急程度分为“特急” 限工作内完成“急”限个工作内完成“平”限个工作内完成。 文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。发文单位必须注明全称。多页文件应标明页码。文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。文件纸一般使用A4型。文董事会和公司的文件由综合办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发，属党内的由党支部书记签发。 业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理审核、签发。属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。发文一律使用《发文稿纸》。发文程序如下：拟稿人编号印签字盖章备案发文办文包括文件的、分送、承办催办等程序。外单位来文由指定专人，拆封《收文簿》 3、分送：来文由综合办公室主任于接件当日填写阅办单，送有关部门，属急件的，接件后送。 应在三日内办理完毕，不能办理完毕的，应向说明原因。 防止漏办或延误。 文件办理完毕后综合办公室指定专人保管、立卷归档反馈至文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。 　　小故事3、老人与黑人小孩子 　　一天，几个白人小孩在公园里玩。这时，一位卖氢气球的老人推着货车进了公园。白人小孩一窝蜂地跑了上去，每人买了一个气球，兴高采烈地追逐着放飞的气球跑开了。白人小孩的身影消失后，一个黑人小孩怯生生地走到老人的货车旁，用略带恳求的语气问道：“您能卖给我一个气球吗?” 　　“当然可以，”老人慈祥地打量了他一下，温和地说，“你想要什么颜色的?” 　　他鼓起勇气说：“我要一个黑色的。” 　　脸上写满沧桑的老人惊诧地看了看这个黑人小孩，随即递给他一个黑色的气球。 　　他开心地接过气球，小手一松，气球在微风中冉冉升起。 　　老人一边看着上升的气球，一边用手轻轻地拍了拍他的后脑勺，说：“记住，气球能不能升起，不是因为它的颜色，而是因为气球内充满了氢气。” 　　大道理：成就与出身无关，与信心有关。这个世界是用自信心创造出来的。有自信，积极的面对自己所拥有的一切，这种积极和自信会帮助人登上成功的山顶。 　　小故事4、囚禁的章鱼 　　一只章鱼的体重可以达70磅。但是，如此庞大的家伙，身体却非常柔软，柔软到几乎可以将自己塞进任何想去的地方。 　　章鱼没有脊椎，这使它可以穿过一个银币大小的洞。它们最喜欢做的事情，就是将自己的身体塞进海螺壳里躲起来，等到鱼虾走近，就咬断它们的头部，注入毒液，使其麻痹而死，然后美餐一顿。对于海洋中的其他生物来说，它可以被称得上是最可怕的动物之一。 　　但是，人类却有办法制服它。渔民掌握了章鱼的天性，他们将小瓶子用绳子串在一起沉入海底。章鱼一看见小瓶子，都争先恐后地往里钻，不论瓶子有多么小、多么窄。 　　结果，这些在海洋里无往不胜的章鱼，成了瓶子里的囚徒，变成了渔民的猎物，变成人类餐桌上的美餐。是什么囚禁了章鱼?是瓶子吗?不，瓶子放在海里，瓶子不会走路，更不会去主动捕捉。囚禁了章鱼的是它