05_中山医学大学支出凭证审核办法.docVIP

中山醫學大學支出憑證審核辦法 中華民國 95 年12 月25 日校務會議通過 中華民國 96年1 月29 日第10屆第19次董事會議通過 中華民國96 年2 月12 日校務會議通過 中華民國96 年3 月 5日第10屆第20次董事會議通過 中華民國 97年 1月30 日校務會議通過 中華民國97年2月25日第11屆第6次董事會議通過 中華民國 98年8月31日校務會議通過 中華民國98年9月14日第11屆第19次董事會議通過 中華民國99年10月8日校務會議通過 中華民國99年10月18日董事會議通過 第一章 總 則 依據私立學校會計制度之一致規定「會計憑證」、「中山醫學大學會計制 度」及政府相關規定辦理。 為減少各單位送審憑證之退件率，制定本辦法。 本辦法適用於學校經費支出、教育部補助款、專題研究計畫(包括國科 會、國家衛生研究院及產學合作等)、指定捐款等。 原始憑證注意事項 原始憑證依其種類，應載明之相關內容及注意事項如下列規定： 統一發票(二聯式及三聯式) 買受人：務必請廠商填寫「中山醫學大學」，不得加註「私立」 或「單位名稱」之相關字樣。 學校統一編號：三聯式統一發票應填寫。 填寫完整發票開立日期(年月日)、品名、單價、數量及總金額。 統一發票專用章：應載明公司名稱、地址、電話及營利事業統 一編號。 三聯式應檢附扣抵聯(第二聯)及收執聯(第三聯)，避免造成重複報帳核銷情形。 收銀機統一發票(二聯式及三聯式) (一)學校統一編號：應填寫。如學校統一編號未直接鍵入打印者，需補填學校統一編號並加蓋店章。 (二)填寫完整發票開立日期(年月日)、品名、單價、數量及總金額。 (三)應載明公司名稱、地址、電話及營利事業統一編號。 (四)三聯式應檢附扣抵聯(第二聯)及收執聯(第三聯)，避免造成重複報帳核銷情形。 三、免用統一發票收據 (一)買受人：務必請廠商填寫「中山醫學大學」，不得加註「私立」 或「單位名稱」之相關字樣。 (二)填寫完整收據開立日期(年月日)、品名、單價、數量及總金額。 (三)免用統一發票專用章：應載明公司名稱、地址、電話及營利事業統一編號，且於銀貨兩訖下方蓋負責人章。 第五條 前條規定各款如記載不明，應通知廠商補正，不能補正者，應由經辦人詳細註明，並加蓋經辦人章或簽名證明之。原始憑證之品名如為英文或貨號，應請廠商註明中文名稱。中文名稱如為計畫主持人(經辦人)補充說明者，請加蓋計畫主持人(經辦人)章或簽名。 用以核銷之原始憑證不得以影印方式替代，且為本學年度內之憑證方可 核銷。 請以膠水黏貼核銷憑證，勿以口紅膠及訂書機，以免脫落。 原始憑證塗改處或日期、抬頭及金額有原未填寫而後填註者，請加蓋店 章或公司負責人章。學校統一編號及發票大寫金額不得修改，須請廠商重開立發票或收據。 第九條 採購列管列帳之固定資產須檢附「原始憑證」、「請購單」、「三家廠商估價單」、「議比價作業紀錄單」、「固定資產增加單」及「支出憑證黏貼單」。 第十條 採購耗材須檢附「原始憑證」、「請購單」及「支出憑證黏貼單」。相關內容及注意事項如下列規定： 單張發票總金額逾一萬元(含)以上須另檢附「三家廠商估價單」。 單價逾一萬元(含)須另檢附「議比價作業紀錄單」。 獨家代理販賣之廠商(應檢具獨家代理證明書)、公家機關(含公私立學校)或至大型量販店購買者無須檢附「三家廠商估價單」及「議比價作業紀錄單」。 同一家廠商且同一發票日期開立之原始憑證有數張，其總金額逾一萬元(含)視同前揭規定。 第十一條 各項支出核銷應載明之相關內容及注意事項如下列規定： 臨時工之支出憑證須按日或按時計酬，且原則上每人單月實際工作日數不得超過24天及每天不得超過8小時。黏貼單中須填註實際工作日期及每日工作內容。已擔任計畫下之專、兼任助理不得再支領臨時工資。計畫下之研究人員，不得再支領出席費、稿費、鐘點費等。 郵費(含郵局快捷費)及運費(含國內、外快遞費)須註明收件人、收 件地址及用途。 電話費須檢附通話明細表，註明受話人且敘明具體通話事由。 影印或印刷資料須註明詳細份數、用途及檢附樣本。 論文補助費(包括論文投稿費用)請檢具結匯單(如以信用卡支付，核 銷時可檢附信用卡帳單影本取代結匯單)，連同論文樣本辦理核銷。 特殊原因須報支私人車輛油脂費者須註明路程、里程數及用途。 文具應詳列中文名稱、單價及數量。 (八)儀器使用費應檢附使用明細或計費方式。 (九)會議所需之誤餐費原則上每人60元；招待貴賓原則上每人80元， 如有特殊需求應請循校內簽呈經校長同意後始得辦理，憑證核銷須檢附開會通知及簽到紀錄。 (十)刻章須於憑證上