关于书面合同z评审的暂行规定.doc

关于书面合同评审的暂行规定 为更好的满足客户需求，提高销售、采购、生产、技术、质检等环节工作效率和准确性，确保合同的顺利执行，根据ISO9001体系管理要求，特制订本暂行规定。 一、职责： 1、业务部业务员负责填写“合同评审表”； 2、业务部经理负责组织符合2条件的书面合同评审；生产部经理负责组织符合1、4、5条件的书面合同评审； 3、采购部、生产部、技术部、质检部、物流部经理负责根据需要参与书面合同评审，并根据评审要求做好各自工作； 4、生产副总经理负责组织符合3条件的书面合同评审；审批条件1、4、5合同评审表；总经理负责审批条件2、3合同评审表； 5、行政副总负责考核书面合同评审的有效性。 二、书面合同评审的条件： 业务员在与客户签订合同前，应进行合同评审。 出现下列情况之一的，必须进行书面合同评审： 1、新产品、新品种或客户对产品性能、原辅材料、包装等有特殊要求的； 2、客户接受价格低于公司规定最低价格或不符合公司规定的付款条件； 3、与生产部和客户协调或合同评审后，不能满足客户需要的。 出现下列情况之一的，可以进行书面合同评审： 4、非常规生产产品（生产间隔超过6个月以上）； 5、常规产品单品种一次性供货价值超过5万元。 三、合同评审内容： 根据情况，对合同评审的内容可有所取舍，一般应包括： 1、业务部应评审客户对产品的要求，包括产品名称、规格型号、技术参数等性能指标、包装和发运、交货期、价格及结算方式、其它特殊要求等；并将有关内容通报评审参加部门； 2、采购部应评审原辅材料名称、规格型号、技术参数、供应商、供货周期、库存情况等，即采购满足客户需求的可能性； 3、生产部应评审现有生产情况、该产品生产对生产计划、生产设备、生产人员、生产周期等要求，即生产安排满足客户需求的可能性； 4、技术部应评审现有生产工艺情况、开发或改进技术所需条件、时间等，即技术上满足客户需求的可能性； 5、质检部应评审该产品与现有产品技术要求的异同、对质量控制和产品检测的要求，即质量控制上满足客户需求的可能性； 6、物流部应评审该产品对包装、运输方面的具体要求、如何来实现或改进；即包装运输满足客户需求的可能性。 四、合同评审的程序和要求： 书面合同评审分为“合同评审表”传递并签署意见的传递评审和集中评审并签署意见的会议评审。其流程是： 1、在合同评审过程中，各部门应充分识别和理解客户的需求，明确本部门在过程中的任务和要求，尤其要防止犯经验主义、一知半解、以自己的意愿替代他人的想法等错误； 2、坚持实事求是的作风。参加评审人员应加强相互沟通，评审意见应以具体数据说话，根据本部门内容评审后提出明确的意见，切忌评审意见模棱两可； 3、各部门应树立为客户服务的思想，对于合同评审意见不能满足客户需求时，业务员应及时与客户沟通，尽可能达成一致，如有必要应重新进行评审。要做到不放弃每一单业务； 4、书面合同评审是合同评审的重要形式，是口头评审的补充和完善。在进行书面评审前根据需要应进行充分的沟通，确保书面合同评审的效果。各部门应树立全司一盘棋思想，相互理解、相互配合； 5、提高评审效率。业务部经理批准书面合同评审或生产部提出合同评审时应提出响应的时间要求。参与评审部门在签署意见前，应进行充分的沟通。对于传递评审的，要求在部门停留时间不超过1小时或业务部规定时间；对于会议评审的，参加部门必须在规定时间内出席； 6、符合条件4、5的，由生产部经理决定是否进行书面合同评审，若需要应通知业务员或直接填写“合同评审表”，由生产部经理组织评审。不管是否组织评审，生产部经理应将业务员要求通知技术、采购部等部门，以便做好相应保障和准备工作。 序号 条件号 组织 参与 审核 审批 1 1、4、5 生产 技术、质检、采购、物流 生产副总 2 2 业务 总经理 3 3 生产副总 生产副经理确定 总经理 五、考核： 1、业务部经理在审核业务员下单时，应审查该单是否符合书面合同评审条件。如由于未进行充分的合同评审而造成合同执行损失由业务员承担主要责任，业务部经理负有管理责任； 2、业务部和财务部经理应认真审核销售价格执行情况，当产品销售价格低于公司规定的最低价格时，应附有批准的合同评审表； 3、生产部在审核业务员下单时，应认真审核产品、包装和交货期要求，如含糊不清或不能满足的应主动与业务员沟通，并退回重新处理。对生产部实行订单执行情况考核； 4、合同评审通过后，组织部门应及时将合同评审意见反馈给相关部门和业务员；相关部门应根据合同评审做好各自工作并承担责任； 5、行政副总负责在每月底考核书面合同评审的有效性，发现不符合本规定要求的，在绩效考核时处理。 六、本暂行规定自颁布之日起执行。各部门应将执行过程中遇到的问题及时反馈给行政副总，