港闸区审计局档到案立卷归档办法.docVIP

港闸区审计局档案立卷归档办法 为了加强我局的审计档案管理，充分发挥审计档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《审计机关审计档案管理规定》结合我区审计工作的具体情况，特制定本制度。 一、本制度中所称审计档案，是指在审计活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的记录，以实物形态存在的实物证据，包括纸质档案和电子档案。 　　二、我局的审计档案工作由综合科主管，同时接受上级审计机关和同级档案行政管理部门的指导和监督。 三、审计档案的建立实行审计组负责制。贯彻“谁审计谁立卷”、“审结卷成”的原则，以确保档案文件材料的齐全、完整。在审计活动中，禁止使用圆珠笔、铅笔、红笔书写文件和材料（包括拟稿、领导签署意见等），以确保档案字迹清楚，具有耐久性。 (一)审计组组员应将在审查无误的审计项目事实材料(含审计工作记录、有关事实表格、事实汇总表格、取证材料、审计法规依据摘抄等审计过程材料)送交审计组长； (二)审计组长将经审核无误的审计事实材料进行归集鉴定，进行组卷(不填卷内目录)，送交局档案员审查审查； (三)局档案员主要对审计项目案卷的组卷(排列)顺序，案卷材料的齐全、完整(案卷表格，材料是否用足)进行审查，不齐全的，填制审查意见，返回审计组，由审计组长补齐； (四)经局档案员审查无误的审计项目案卷，审计组长在填制卷内目录并复制一式二份后，进行立卷装订。案卷装订 规范按档案法规执行； (五)审计组长将案卷装订，封面填制齐全(除全宗号、目录号、案卷号可由局档案员填写外)，及时送交局档案员入库保管。 五、应当归入审计档案的文件材料及顺序： 第一部分为结论性文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列： 1、审计报告； 2、审计决定或审计意见书； 3、审计执行回执； 4、被审计单位整改意见； 5、审计小组对反馈情况的说明； 6、被审计单位的反馈意见； 7、征求意见稿； 8、审计会议纪要； 9、审计文书送达回证。 第二部分为证明性文件材料，按审计工作底稿与审计方案所列审计事项的对应顺序排列，对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列： 1、被审计单位承诺书； 2、资料交接清单； 3、审计日记； 4、汇总审计工作底稿； 5、审计工作底稿和取证材料； 6、其他审计工作底稿及审计证据。 第三部分为立项性文件材料，按文件材料形成时间顺序 并结合文件材料的重要程序进行排列： 1、上级审计机关或组织部、政府交办的通知； 2、审计实施方案； 3、审前调查材料； 4、审计通知书； 5、送达回证。 第四部分为其他被查性材料：工作总结及其他材料。 　　六、审计文件材料按项目立卷，一个审计项目可立一个卷或几个卷，一般不得将几个审计项目的文件材料合并为一个卷。跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷。 　　七、审计案卷内每份或每组文件之间的排列规则是： 　　(一)正件在前，修改稿在后； 　　(二)定稿在前，修改稿在后； 　　(三)批复在前，请示在后； 　　(四)批示在前，报告在后； 　　(五)重要文件在前，次要文件在后； 　　(六)汇总性文件在前，原始性文件在后。 八、审计档案的保管期限应当按照项目审计案卷的保存价值确定，分为永久、长期(16年至50年)和短期(15年及其以下)三种。对已过保管期限的案卷进行销毁处理，凡需销毁处理的案卷均应建立登记、审批、监销手续，未经批准一律不得销毁。 九、建立各类档案借阅登记簿，借阅档案应随时登记，以备查考。凡需将审计档案借出局或要求出具审计档案证明的，应由本机关主管领导审批。 ?? 十、档案工作的时限要求：???(一)审计组长对审计项目档案的组卷，一般在项目完成后的五天内完成，特殊情况在项目完成后的15天内完成； (二)局档案员在接收项目档案报审后的三天内审毕，对合格档案返回审计组长归卷，不合格档案返回补齐文件材料； (三)审计组长对经局档案员审查合格的档案，须在五天内装订完毕，情况特殊，案卷多的在15天内装订完毕，送局综合档案室保管； (四)借阅档案的，有关借阅人员应在借阅之日起的五天内归还，特殊情况应在借阅之日起的10日内归还。 十一、档案工作奖惩机制 (一)有下列情况之一的，由局档案人员提出建议，经局长会议决定，给予奖励： l、对档案工作重视，所归集的审计项目保证了质量，或虽有反复，但补充档案材料及时，确保档案资料齐全完整的，并在局办公室规定期限内完成档案工作的； 2、不但按期完成本年度审计项目档案的立卷归档，而且没有历年拖欠档案的。 （二）有下列情况之一的，由局档案人员提出建议，给予惩戒； 1、当年档案资料主要部分残缺，经组卷审查后仍不补齐，致使影响档案利用的； 2、当年审计档案不按局办公室要求期限完成，经催办无效，影响档案统一入库的； 3、历年档案拖欠