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管理者要学会处理好三类时间 管理者最重要的管理能力是对自我的管理。换句话说,用于自我管理的“自由时间”是最具价值的。 管理者最重要的管理能力是对自我的管理。换句话说,用于自我管理的“自由时间”是最具价值的。而获得更多“自由”的最直接因素,就是平衡好花在工作上的三类时间:被上级占用的时间、受组织支配的时间以及个人支配的时间。 ? 不久前的一个调查显示,大企业中层管理者在被问及工作中最缺乏的资源是什么时,回答最多的竟然不是组织赋予的权力或者物质资源,而是时间。而在被问及日常管理中的最大愿望时,回答最多的则是“希望下属别让我操心”。因此,可以认为,管理者尤其是中层管理者的时间,主要被“浪费”在了对下属的管理上。 ? 在某种意义上,现代组织中的所有管理者都是“中层”——没有人再有机会做拥有绝对权力的一把手(即便是CEO、总裁,仍然需要面对董事会、监事会和相关现代管理机制的约束)。因此,现代管理者除了要学会管理下属,同时也要学会管理上级、平级以及自己。根据研究,管理者最重要的管理能力是对自我的管理。换句话说,用于自我管理的“自由时间”是最具价值的。而获得更多“自由”的最直接因素,就是平衡好花在工作上的三类时间:被上级占用的时间、受组织支配的时间以及个人支配的时间。 ? 被上级占用的时间:最刚需也最难管理 ? 很多自称能力超强的员工都会想:如果没有上级,我的工作就好做多了。但是,只要是工作,就必然有上级。而管理中有一条铁律:上级和老板制定规则。 ? 既然上级说了算,对于下属来说,让上级对自己满意,无疑好处大大的。但是,取悦上级也需要花时间,而处理令上级不满的事情,需要花的时间更多。 ? 例如,某中层员工因为忙于处理下属的错误,不小心自己也犯了一个错误:没有及时向上级报告工作进展。结果上级在工作快要结束时才发现他工作中存在一个大问题,不得不进行调整、返工,弄得双方都措手不及,非常尴尬。于是,上级接受了“教训”——在给这名员工布置任务后,还布置了一大堆需要“及时”汇报的任务。这使得后者被迫多花了很多时间,比起事先告诉上级整件事的来龙去脉要麻烦多了。 ? 我们做工作如何才能总是得到上级的认可?最好的回答是:上级想让你做什么,你就做什么。如果你不想做上级让你做的事,那么就去改变上级的想法。但无论如何,你一定要做上级吩咐的事。 ? 这并不是说对上级要唯命是从。当你不赞同上级交给你的事情时,你要站在对方的位置上换位思考,并提出一些更好的备选方案。我们称之为“忠诚反对”。如果能说服上级接受你的方案,那当然好;如果说服不了,你就必须按他的要求去做。 ? 任何一名资深员工都会体会到:赢得老板的认可比把工作做好还要费时。但请相信:如果没有用足够多的时间迎合上级,你就得被上级占用更多的时间。这也意味着你能花在同事、副手、下属以及自己兴趣爱好上的时间会越来越少。 ? 受组织支配的时间:最厌烦但最必须 ? 受组织支配的时间,是指我们花费在行政事务上,以及花费在满足除上级和下属以外的人(即同事、副手)相关要求上的时间,这些要求存在于每一个组织内部。受组织支配的时间包括阅读行政文件、参加例行会议、接打必要的电话等。 ? 例如,你的秘书跳槽了,那么用人力资源专业术语来说,就是你的部门出现了一个“待填补空缺”(招到人后称之为“已填补空缺”)。倘若你让人事部门为你招聘一个新秘书,他们会要求你填写一张表格,列明该工作的具体职责等等。你应付这些事情所花的时间,就叫作受组织支配时间,也有人称之为繁文缛节或官僚僵化。 ? 其实每一个组织机构内部都存在繁文缛节,因为行政部门负责各级管理的人手总是不足。一名行政人员曾这样向一名中层管理者解释:“你们提出的要求是无限的,而我们能做的事情绝对是有限的。”面对众多的要求,行政人员为了避免混乱,也为了让自己的工作更加井然有序,会推行各种各样的政策、程序、手册等。很多人抱怨繁文缛节浪费时间,但是,不付出受组织支配时间的后果更严重。 ? 举一个某经理报修椅子的例子:某经理很忙,椅子坏了让他着急上火,以至于在打电话报修的时候对采购员说了脏话。采购员回敬他:“更换办公用品,要亲自到采购部填写书面申请表格。”该经理不得不去了一趟采购部,抑制住怒火填好了表格。10天后(那时他还在期待着新椅子),那张表格出现在他的公文篮里,上面附着一张便条:“对不起,我们无法执行这项申请,因为9号表格里的授权号填错了。”该经理气得脸都绿了,他打电话给采购员,大骂了一通。当他最终冷静下来后,自己动手修好了椅子。 ? 没有行政人员的配合,我们就无法做好日常管理工作。而且,他们求不着我们,但是如果我们缺了他们,却会寸步难行。所以,为了在组织中生存下去,我们不得不照章办事,服从组织机构的繁文缛节。如果我们为省时间而自作聪明,打了折扣,他们就会惩罚我们,让我们付出更大的代价,也就是让