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浅谈当前的秘书会务工作 　　[摘 要] 对于秘书来说，会务工作是秘书的一项重要常规工作，也是秘书的一项重要职责。中央“八项规定”对会务工作提出了新的要求：精简会议活动，切实改进会风，提高会议实效，厉行勤俭节约。这对秘书办会工作起到了一个指导作用。本文就是从此方面浅谈新时期秘书的会务工作。 　　[关键词] 秘书；办会；八项规定 　　【中图分类号】 C93 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2014）08-080-1 　　一、背景 　　中共中央政治局2012年12月4日召开会议，中共中央总书记习近平主持会议。会上审议了中央政治局关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定。会议一致同意关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定。办会是秘书的一项重要工作，因此在会务工作中需要改进工作作风，对之前的会务经验好的要继续保持，错误的坚决摒弃。一名称职的秘书一定是一个组织会务工作的高手。会务工作即会议的组织、保证和服务工作。一般需要有会议的领导者、参加者和服务者三个方面的努力配合。这里主要就服务者即秘书人员所做的会务工作加以论述。秘书做好会务工作的关键在于会前精心准备，会中做好管理保证，会后及时总结反馈。 　　二、会前筹备工作 　　古语说：“凡事预则立，不预则废。”一个会议要想开的成功，就要提前做好策划，提前考虑得越全面越细致，在会中、会后才会越主动。因此，准备工作必须充分。甚至可以说，会务工作的成败，很大程度上取决于会议的前期准备工作的细化程度。具体应做好以下几方面的工作： 　　（一）进行科学计划、深入策划 　　中央“八项规定”对会务工作提出了新的要求。要求精简会议活动，切实改进会风。同时要求厉行勤俭节约。核心是“降低会议成本，提高会议效率”。滥开会势必会加大会议成本、降低工作效率，环保会务的核心理念就是要通过环保的宏观规划和具体措施，把会议的成本降下来，将会议的效率提上去。这就需要改革一些落后、陈旧的会议管理理念，如控制会议规格，不以领导多、排场大作为判断会议档次的标准；精简会议人员，不以参加人数多作为会议成功的指标；合理利用时间，不以讲话时间长作为会议重要的体现等。 　　（二）合理布置会议环境 　　1.强化主题。 　　2.会议环境布置：勤俭节约。办会是一桩花钱的事，所以，不可动辄开会。一旦会议非开不可，秘书人员要做到勤俭节约。勤俭节约首先是利用本单位现有的条件开会，安排会场不要热衷于借场地，借宾馆，坚决抵制动辄到风景名胜、借开会之机大肆游山玩水的行为。每次的会议后，相关物品要收好，以便日后需要时再次利用，节省不必要的开支. 　　（三）工作程序 　　1.做好会议议程、日程的制定 　　会议议程是对会议主要内容所做的顺序排列，应当简明扼要，切忌拖沓冗长。制定会议议程、日程的安排上，一定要做到明确、具体、准确、无误。 　　2.做好与会人员范围的确定及会议通知的发送 　　注意何种规格档次的会议由何种层次与何种身份的人参加。按会议的实际需要确定与会人员。 　　3.做好会场布置 　　主要包括会场的布置工作及会议用品的准备工作。会场的布置，主席台的设置，座次的安排以及为烘托渲染气氛所做的装饰都要依会议的性质及会议的要求而定。要从会议用品角度出发，以环保作为采购、使用会议用品的标准，努力降低会议成本，实现环保办会、节约办会。会场用品的准备一般包括会议的必备用品（文具用品、桌椅、台布、茶具及扩音、照明、通讯设备）的准备及会议的特殊用品的准备。要做到节俭办会，降低会议成本，一方面，使用环保型的会务用具。如可再生纸、环保笔、节能电子设备等，从而减少木材的消耗和有毒化学物品的污染。在大型会议中全面使用再生纸印制会议材料，定制用回收废报纸制作的环保铅笔，采购可替换笔芯的墨水签字笔。一方面，在会议服务上贯彻回收利用思想。如在会议中全面使用回形针代替胶水、订书钉等一次性产品，制作无纺布文件袋代替纸袋并专人负责文件袋的回收和重复使用，有效降低了办会成本。对于专业性的特殊的会议还需准备特定的会场用品。 　　4.做好会议行政事务性准备工作和服务人员的培训工作 　　主要包括做好与会人员的迎送、交通、食宿、后勤保障、医疗、参观访问、文化生活等安排，节俭办会，即严格执行会议文件材料数目对应、双面打印，不超量发放文具、纪念品，公务接待一般在学校食堂安排工作餐，大型会议宴请严格实行自助餐制四菜一汤标准，未用完餐点必须打包。 　　三、会中协调控制，做好管理保证 　　（一）做好会议的报到、签到工作。在组织与会人员签到时，要手中备一份与会人员的名单、联系方式及与会人员的抵离时间表。 　　（二）在接待与会人员时，态度一定要礼貌热情，在证实报到人员的身份后，再将事先准备好的文件袋发给与会人员，还要对报到人员住处的电话号码进