4.1 输入数据.docVIP

输入数据 用户日常需要处理的数据，往往是多种类型的，如数字、文本、日期和货币等。Excel为用户输入数据提供了范围广泛的格式，并配备了大量的公式和函数。在输入过程中，还可以方便地移动、复制单元格中的数据和公式，改变数据的字体大小和在单元格的对齐方式。借助Excel的这些特性，我们能快速、准确地在表格中输入多种格式的数据，并完成多种运算，制作出的数据表既美观又符合实际需要。 4.1.2 一般数据输入方法 工作表单元格中可以输入各类数据，其中一些数据是能参见数学运算的，如产品数量、单价等，这些数据我们称之为数值。日期和时间是比较特殊的数据，它们的运算遵守日常生活习惯。有一些数据既不是日期和时间，也不能参见运算，如姓名、性别、商品编码等，这些数据称为文字或字符串。 将光标移到某个单元格中，光标在此单元格中不停地闪烁，表示可以向此单元格中输入数据了，输入好后，单击编辑栏中的按钮，或将光标移到别的单元格中，此单元格即可接受所输入的数据，单击编辑栏中的按钮，即可取消所输入的数据。 一、输入数据后光标移动方向 在输入过程中，按下Enter键表示确认输入的数据，同时单元格指针自动移到下一个单元格。如果输入数据后，按下方向键，就可以看到单元格指针会按照用户使用的方向键移动，例如，按下Tab键，单元格指针将指向右边相邻的单元格上。有关单元格指针移动方向键的使用见表4.1。 单元格指针移动方向 在选定区域内输入数据的方向 按 键 从上到下 Enter 从下到上 Shift+Enter 从右到左 Tab 从左到右 Shift+Tab 如果在按下Enter键后，单元格指针并不移动，这时可以进入到“工具”菜单中执行“选项”命令，选择“编辑”标签，在其中的“按Enter键移动活动单元格标识框”复选框单击，并在方向列表中选择需要的方向，最后按下按钮关闭对话框。 选择按Enter键光标移动方向 二、输入数值 在Excel 2000中，当建立新的工作表时，所有单元格都采用默认的通用数字格式。通用格式一般采用整数（789）、小数（7.89）格式，而当数字的长度超过单元格的宽度时，Excel将自动使用科学计数法来表示输入的数字。例如输入“123456789”时，Excel会在单元格中用“1.23E+08”来显示该数字， 数字可以是包括数字字符 (0－9)和几个特殊字符：+ - ( ) ， / $ % . E e。在输入数字时，可参照下面的规则： § 可以在数字中包括一个逗号，如“1，450，500”。 § 单个句点作为小数点处理。 § 在数字前输入的正号被忽略。 § 在负数前加上一个减号或者用圆括号括起来。 § 无论显示的数字位数有多少，Excel 都将只保留 15 位的数字精度。如果数字长度超出了 15 位，Excel 将多余的数字位舍入为零(0)。 输入数值的步骤是： 选定要输入的单元格。 输入数字后，然后按Enter键或单击“编辑”工具栏中的“输入”按钮。 再选定其它单元格输入数据，如图4.2所示。 输入数字实例 三、数值格式的设置 选择下列操作之一，打开如图4.3所示的“单元格格式”对话框。 ●在“格式”菜单中选择“单元格”命令。 ●按Ctrl＋1键。 “单元格格式”对话框 在“分类”栏中选择“数值”，在“小数点后位数”后方框中设置小数点后小数的位 置数，当设置为2时，将以两位小数小数，例如，输入“1235.7893”，将显示为“1235.78”。 选中“使用千位分隔符”后，将在百和千位之间、十万和百万之间加上逗号，例如输将显示为12，345，678。 在负数栏中选中一种负数显示格式，例如显示负数时要加括号或显示为红色。 设置好后，单击按钮。 四、输入分数 选定要输入分数的单元格 在“格式”菜单中选择“单元格”命令，或按Ctrl＋1，打开如图4.4所示的“单元 格格式”对话框。 设置分数类型对话框 在“分类”栏中选择“分数”，在“类型”栏中选择一种分数类型，针对同一个原值，选择不同的分数类型，其显示值会随之不同。 如果在示例栏中分数设置符号要求，单击按钮。 在选定单元格中按照设定的规则输入分数。 五、输入文字 在Excel 2000中的文字通常是指字符或者是任何数字和字符的组合。任何输入到单元格内的字符集，只要不被系统解释成数字、公式、日期、时间、逻辑值，则Excel一律将其视为文字。在Excel中输入文字时，默认对齐方式是：单元格内靠左对齐。在一个单元格内最多可以存放32000个字符。 对于全部由数字组成的字符串，比如：邮政编码、电话号码等这类字符串的输入，为了避免被Excel 认为是数字型数据，Excel 2000提供了在这些输入项前添加“ ”的方法，来区分是“数字