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　第九章：组织和参加会议一、会议主席有哪些责任： 促进讨论：1）主席恰当问题的方式激励与会者（掌握提问技巧） 如何促进讨论：1）提问的措辞避免“是”或“不是”的答案；2）提出简短的问题；3）采用紧扣主题的问题；4）采用只涉及一个方面的问题。　　、决策方法及其优缺点： 1、权威决策法：由主席决定；快速、高效；但是成员可能没有表态或赞成；2、多数/投票表决决策法：一般认为比较公正；投票时机很关键；可能分裂群体成员；少数人会不同意，因此可能不承担责任；3、趋同决策法：根据群体的大致倾向决策；成员高度参与；过长（要求听取所有成员的意见，尽管他们实际上尚未形成明确观点）；或许有时难以达到。4、达成一致决策法：每个人都完全同意；难以达成一致，实际上通常不必如此。 　、与会者的责任： 　　1、态度：树立对会议的积极态度，敞开思想并听取别人的意见； 　　——会议能为你提供各种机会： 　　——有效的会议参与者的特征： 1）注意考虑其他有关的人；2）认识到交互作用过程必须是双向的，要灵活和宽容；3）注意交流障碍的存在，努力克服他们； 4）辩证和分析地思考的能力5）有能力和意愿以适应别人的语言，清晰扼要地讲话；6）具有适当的时间意识，既包括何时、如何发言、也要考虑会议安排和地点；7）具有合作与调解的愿望，以实现群体目标；8）认识积极倾听的必要性。 　　、　　盼盼股份有限公司是一家大型机械制造商，其产品主要销往全国各大工厂。由于财务状况的急剧恶化，公司临时决定提前2个月召开原定于6月底召开的年度股东大会，以讨论此事。作为公司的秘书，你必须准备以下事项： 　　1.起草会议通知，发给全体股东。 　　答案： 　　可采用下面的格式 　　会议通知 　　盼盼股份有限公司年度股东大会日期紧急变动 　　与会者（全体股东） 　　时间 　　日期 　　地点 　　如不能出席请与X先生联系 　　2.拟定会议议程。 　　答案： 　　（1）宣读上次会议纪要； 　　（2）自上次会议后出现的主要问题——财务状况恶化； 　　（3）主席致开幕词； 　　（4）提前召开这次会议的原因； 　　（5）上次会议遗留事项； 　　（6）正式议程项目； 　　（7）下此会议日期、时间、地点； 　　（8）向主席致谢； 　　（9）宣布会议结束。 　　3.列出积极的会议参与者应具备的特征。 　　答案： （1）简要了解会议情况，了解会议主题；（2）准备适当的提问；（3）注意交流障碍的存在，努力克服他们；（4）准时出席／参加全过程；（5）具有合作与调解的愿望，以实现群体目标；（6）积极的非语言交流；（7）敞开思想，积极听取别人的意见；（8）根据会议要求发言。 　　、议程顺序： 1、选出主席和工作人员（必要时）；2、会议通知——由秘书宣读（通常仅在非常正式的会议）；3、上次会议纪要——阅读通过（通常由秘书），然后由主席签字；4、备忘录提出问题；5、达成的协议——秘书宣读；6、主席致开幕词；7、前面会议留下事项；8、财务问题（财务主管报告、帐目流转等）；9、委员会和工作单位报告；10、在可能时提议讨论、建议者和依次发言名单；11、预先提出并列在议程中的其他事项； 12、下次会议日期；13、任何其他业务14、感谢主席（在一般会议上不常见）；15、主席答谢（同上）；16、主席宣布会议闭幕。　　、制作备忘录： 　　——会议之前： 　　1、寻找如何做此事的习掼或指导；与主席核实一下是否有专用格式。 　　——会议期间： 1、记录资料、时间和会议地点；2、记录出席会议人员，收到谁的“缺席致歉”；3、识别讨论题目；有条件的话，使用议程为指导； 　　4、按照会议首先处理例行项目的惯例——宣读上次会议的备忘录并签字，备忘录提出的问题和达成的协议； 　　5、计划基于简要题目的记录，这类标题可摘自主题，或讨论、决策和拟定行动的摘要，包括时间和参与者；6、编排每项记录的参考号；7、跟随会议进程；8、及时澄清重点的和含糊不清的观点；9、以摘记形式书写，避免逐字地记录，除非要求如此；10、使用简短的句子和段落。 　　——会议之后： 1、会后立刻清楚地起草备忘录；2、与其他人核对——可能是与主席；3、在会议两天内采用清晰的格式打印； 4、仔细校对打印稿；5、将备忘录发送给出席和原应出席会议的人员，以及任何需要知道情况的人；必要时发送修正稿； 6、仔细将备忘录存档——组织内可能有备忘录存档规定，你应当了解和执行；7、核查对行动的监督和后续行动。 　　： 　　你是贝恩公司主管销售的高级副总裁。公司现在安排你主持将于12月15日召开的地区销售经理经验交流例会。你正为此作准备。 　　1.成功地主持一个会议要注意哪些方面？在你计划和安排的过程中，你需要考虑哪些问题？ 　　答案： 　　要成功地主持一个会议必须注意三个重要方面： 安排与计划；（2）组织好群体；（