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中铁武汉电气化局集团有限公司企业标准 　文件和资料控制程序 QB/ZTWHDQH-TX01-2014 1 目的 对质量、环境及职业健康安全管理体系所要求的文件和资料进行控制，确保使用处获得适用的文件版本，保持文件清晰、易于识别。 2 适用范围 适用于质量、环境及职业健康安全管理体系有关文件和资料的控制。文件管理范围包括法律、法规、标准、规范、合同、管理制度、支持性文件、其他各种形式的工作依据。 3 相关文件 QB/ZTWHDQH-TX00-2014 《管理手册》 QB/ZTWHDQH-TX03-2014 《法律法规及其它要求控制程序》 中铁武汉电气化局集团有限公司《公文处理办法》 中铁武汉电气化局集团有限公司《印章、介绍信管理办法》 中铁武汉电气化局集团有限公司《电子公文处理办法》 中铁武汉电气化局集团有限公司《档案工作制度》 铁建〔2008〕23号 《铁路建设项目竣工验收交接办法》 铁办档〔2008〕8号 《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》 TB 10443—2010 《铁路建设项目资料管理规程》 中铁武汉电气化局集团有限公司《计算机软件管理办法》 4 职责 4.1集团公司总经理 负责审批质量、环境及职业健康安全管理手册、方针和目标、指标及管理方案。 4.2管理者代表 负责审批程序文件。 4.3战略规划部 负责管理手册、程序文件的发放、修订、更改和控制。 4.4公司办公室负责编制、实施本程序,监督检查公司文件和资料控制工作。 4.5科技设计部 负责公司引用外来技术标准、规范的收集、发布和控制。 4.6其它体系相关部门 负责与本部门相关的体系文件的发放、更改和控制。 4.8集团公司各分公司、项目部 负责分公司、项目部体系文件的发放、更改和控制。 4.9资料员 各职能部门、事业部、分公司、项目部设定专职或兼职资料员，负责文件和资料的签收、分发、归档及作废文件的处理工作。 5 工作程序 5.1文件的编写 5.1.1综合管理方针和《管理手册》由战略规划部负责编写。 5.1.2目标、指标及管理方案由安质环保部负责编写。 5.1.2程序文件由体系主责部门负责编写。 5.1.3企业文件由体系部门或相关部门按管理需要和程序文件规定编写。 5.1.4文件编制执行《公文处理办法》。 5.2文件的审批和发布 5.2.1方针、目标、指标及管理方案和《管理手册》由管理者代表审核，公司总经理批准发布。 5.2.2程序文件和《法律法规及其他要求文件清单》由体系主责部门领导审核，管理者代表批准发布。 5.2.3企业文件由部门负责人审核，相关部门会审，主管领导审批。 5.2.4集团公司各分公司、各项目部文件，由各分公司或项目部负责人审批。 5.2.5集团公司发文采用电子公文发文流程，通过公司OA平台发布。涉密文件不通过OA平台，采用纸质文件审批。 5.3文件编号、标识和登记 5.3.1文件编号 a)集团公司发文由公司办公室统一编号，各分公司、项目部发文自行编号。 b)《管理手册》和程序文件编号： QB/ZTWHDQH-TX××-×××× 年份 中铁武汉电气化局集团有限公司企业标准代号 5.3.2标识 a) 所有外来文件，经集团公司主管领导阅批后，由公司办公室提交相关部门进行标识。 b)《管理手册》和程序文件应有明确的版本和修改状态标识，以便识别有效。 c) 所有已被替代或公布作废的文件,应及时撤离工作现场，防止作废文件的非预期使用；确需作资料保留的作废文件，应加盖“作废”印章作为标识。 5.3.3文件登记 a)文件登记由各职能部门、各分公司、项目部、工程队（作业队）资料员负责。 b)各职能部门、事业部、分公司、项目部资料员应按日期、来文编号、文件名称等内容填写“收文登记表”（表 01-1 ）或“文件发放登记表”（表01-2）。所有登记应字迹清晰、日期准确，易于识别和检索。如果是电子文件的，应注明为电子文件。 c)工程队（作业队）资料员应按按日期、来文编号、文件名称等内容填写“收文登记表”（表 01-1 ），所有登记应字迹清晰、日期准确，易于识别和检索。 5.4文件的发放 5.4.1文件可采用纸质文件或电子文件发放，提倡通过集团公司OA平台工作流程发放电子文件。 5.4.2文件由编写部门提出发放范围，经文件审批人批准后发放。 5.4.3文件接收、发放时，发文单位（部门）、项目部及收文单位（部门）、项目部资料员应分别在“文件发放登记表”和“收文登记表”进行登记，文件签收人要履行签字手续。如果是