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Business Letters General Introduction What Are Business Letters? 商务书信报价、还价、订货、交货、支付、索赔、理赔、代理商务书信作为文字记录，在双方发生业务纠纷或争执时，重要法律证据。e-mail的盛行。而信函语言尽管仍遵循一定的原则，也因信函传递方式的变革而呈现出随意和口语化的倾向。 How Are Business Letters Laid Out? I. The Essential Parts 尽管不同的商务书信目的不同，但一般都包括以下几个必要部分：1.The Heading or Letter-head信头信头部分通常包含这些项目： 发信人的公司名称、地址、电话号码、传真、电子邮箱、网址、主要经营业务、公司标志等。大部分公司的信笺都印有信头，以方便收信人辨别。 2.The Date日期 日期通常按日、月、年的顺序打印，如13th April, 2005; 13 April, 2005。日以基数词或序数词表示均可。但有时也将月置于日前，如April 13, 2005。要注意的是，月份最好不用数字表示以避免误解，如04/03/2005在英国人看来是指2005年3月4号，但美国人会认为是2005年4月3号，因为各个国家在标示日期时的习惯不同。 日期的位置一般在信头下方两三行处，可以紧左页边写，也可以将最后一个数字紧右页边写。 3.The Inside Name and Address 信内地址 信内地址是收信人所在公司的名称和地址，一般从距日期两行信纸左页边写起。其写法类似于信封的写法，地址按从小到大的顺序书写：1）收信人姓名、职务 2）收信人公司名称3）收信人公司所在大楼或街区名称及门牌号 4）所在城市/城镇、州名称及邮编5）国家名称 如：Personal Manager Great Western Publishing Co. Ltd. 7777 State Street, Room 456 Chicago, IL60606 U.S. A. 4. The Salutation称呼敬语 称呼敬语位于封内地址下两行。如知道对方姓名，就用Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓，如不知道对方姓名，可用Dear Sir, Dear Madam, 也可用：To whom if may concern。如对方职务较高，则最好用其职务名称，如： Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson等。 称呼一家公司就用Dear Sirs 或Gentlemen。 5. The Body 正文 正文是信函的主体部分。其书写通常遵循7C原则，也即准确(Correctness)、清晰( Clearness )、简明( Conciseness )、具体（Concreteness）、体谅（Consideration）、礼貌( Courtesy ) 和完整( Completeness )。根据信函的具体目的，正文部分可长可短。但是，无论长短，一封正式的商务书信都包括开头、主体和结尾三部分。 6. The Complimentary Close结束敬语 结束敬语往往和称呼语相呼应。如称呼用Dear Sir/Dear Sirs/Dear Madam, 结束敬语就用Yours faithfully；称呼用Dear Mr. John/Dear Mr. Smith, 结束敬语就用Yours sincerely, Yours truly,或 Yours cordially。 7. The Signature署名 署名一般是手写体签名，署名和结束敬语对齐，通常紧左页边写，相隔两行间距。署名包括名字和职务，起首字母都要大写。有时也会签上公司的名称。 II. The Optional Parts 上述7项构成商务书信的必要部分，除此以外，特定的商务书信还可以包括其他的一些选择部分。 The attention line 致收信人 当发信人希望将信件递交给对方公司的某个特定收信人时，可在信内地址之下两行称呼之上两行处添加这一项，并加以底线以引起充分注意。如For the attention of Mr. Blair 或Attention/Attn: Mr. Blair。 The subject line 主题 主题一项用来简要介绍信件正文的内容，以使收信人能快速获得关键信息。主题项一般在称呼下两行处，前加Subject字样或以黑体字打印。 The identifying initials 经办人代号 经办人代号由书信口述人或撰写者和秘书或打字员姓名首字母组成，通常打印在署名下两行紧左页边处。