2012年档案培训.pptVIP

第一部分档案管理的基础知识 几个基本概念 1、档案。《档案法》对档案的定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 2、档案工作的性质 　 - 专业性：档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。 -服务性：为各项工作服务。 　-机要性：档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性。 3、档案工作的原则： －统一领导、分级管理 －集中统一管理 档案管理工作的内容 六环节：收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用 一、档案的收集 1、收集工作内容：档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作。主要包括三个方面： 一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作； 三是对历史档案的接收和征集工作。2、收集工作重要性：文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提和基础；收集工作质量决定档案工作的质量。3、如何做好收集工作（国家档案局第8号令） 二、档案的整理 1、档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 2、档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 3、档案整理的方法 : a、以“案卷”为单位整理。 应用范围:科技档案；部分文书档案；专门档案 b、以“件”为单位整理。 应用范围：文书档案、实物档案 4、档案分类 常见的档案分类有以下几种： 1、根据档案形成时期分类 历史档案：明清档案、民国档案、新民主主义档案（即革命历史档案）、中华人民共和国档案（建国后档案，也有称现行档案） 2、根据档案载体分类 纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、电子档案等，古代时有甲骨、竹简、木牍、缣帛等 3、根据档案的内容和使用范围分类 文书档案、科技档案以及会计档案、人事档案、艺术档案、诉讼档案等各类专业档案。 常规分类 文书档案、科技档案与专门档案:这是社会上应用最为普遍的三个档案种类概念。 文书档案实际上是指行政管理档案，如请示、批复、决定、决议，法规、法律等等； 科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。如图纸、设计任务书、科研报告等等； 专门档案是指除文书和科技档案之外的所在专门活动中形成的档案。如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。 5、文书档案整理流程 分类――装订――排列――盖档号章――填写档号――著录――装盒、排架 注：此流程中没有包含收集，因收集是上一环节的工作。在收集档案的同时，注意文件材料交接清单的准确性及双方签字。 三、档案的鉴定 1.文书档案鉴定工作的内容基本内容包括：制定文书档案价值鉴定的标准和编制文书档案保管期限表；鉴别文书档案的保存价值并确定其保管期限；剔除无保存价值的档案予以销毁或做相应处理。 2.文书档案鉴定工作的原则从社会的总体需求出发，用全面的、历史的、发展的观点来判定档案酌价值。 3.文书档案价值鉴定的标准(1)档案的来源标准(2)档案的内容标准(3)档案的形式特征标准(4)相对价值标准(5)效益标准 4.档案的销毁： (1)有鉴定工作制度标准化文件（2）成立鉴定小组（3）编制销毁清册和报告（4）履行审批手续（5）实行监销制度 四、档案的保管 1.档案管理的“九防”防光、防尘、防水、防火、防盗、防有害气体、防害虫、防潮水、防辐射、防磁。 2.档案保管的物质条件（1）库房选址（2）装具和设备 3.库房保管的物质条件正常的库房：温度14—24度，湿度45%-60%；底片库13-15度，湿度35—45%。 五、档案的统计 档案统计工作是以表册、指标、数字等形式揭示档案和档案工作有关情况的一项业务工作，包括档案的基本登记和综合统计两部分。基本任务是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查和统计分析，提供统计资料，实行统计监督。 (一)档案统计工作体系我国档案工作的统计体系基本上分为四个层次：1．全国2．专业系统3．地方4．档案馆、室(包括各专门档案室)档案工作情况统计。 (二)档案统计的内容 1．档案数量的统计。 2．档案业务管理工作质量的统计。 3．档案开发利用工作情况的统计。