Word 邮件合并..doc

Word 邮件合并：过程演练 适用于: Microsoft Office Word 2003 ?Microsoft Word 2002 全部隐藏 本文以套用信函为例，介绍一系列描述邮件合并过程基本步骤的系列文章。通过本文，可以全面了解邮件合并过程。这一系列文章包括： 步骤 1：选择文档类型和主文档 步骤 2：连接到数据文件并选择记录 步骤 3：向主文档中添加域 步骤 4：预览合并，完成邮件合并 大致了解邮件合并过程之后，单击“请参阅”框中的链接，可以了解有关使用邮件合并功能创建标签、信封、传真、电子邮件和目录的更多信息。 邮件合并的功能 当您希望创建一组除了每个文档中包含唯一元素以外基本相同的文档时，可以使用邮件合并功能。例如，在新产品的宣传信中，每封信中都将显示贵公司的徽标以及有关该产品的文本，但是每封信中的地址和问候语各不相同。 使用邮件合并功能，可以创建： 一组标签或信封?? ：所有标签或信封上的寄信人地址均相同，但每个标签或信封上的收信人地址将各不相同。 一组套用信函、电子邮件或传真?? ：所有信函、邮件或传真中的基本内容都相同，但是每封信、每个邮件或每份传真中都包含特定于各收件人的信息，如姓名、地址或其他个人数据。 一组编号赠券?? ：除了每个赠券上包含的唯一编号外，这些赠券的内容完全相同。 单独创建信函、邮件、传真、标签、信封或赠券将会非常耗时。这就是引入邮件合并功能的目的。使用邮件合并功能，您只需创建一个文档，并在其中包含每个版本都有的信息。然后只需为每个版本所特有的信息添加一些占位符，其余工作就可以由 Word 来处理了。 开始邮件合并过程 若要开始邮件合并过程，请执行下列操作： 启动 Word。 默认情况下会打开一个空白文档，请将它保留为打开。如果您将它关闭，下一步将无法工作。 在“工具”菜单上，指向“信函和邮件”，然后单击“邮件合并”。 ?注释??? 在 Word 2002 中，在“工具”菜单上指向“信函和邮件”，然后单击“邮件合并向导”。 将打开“邮件合并”任务窗格。使用该任务窗格中的超链接，在邮件合并过程中进行导航。 还可以通过使用“邮件合并”工具栏（依次单击“视图”菜单、“工具栏”子菜单、“邮件合并”命令）上的按钮来执行邮件合并。不过，在未熟悉此过程前，使用任务窗格可能会更方便。 下一步 步骤 1：选择文档类型和主文档 邮件合并过程的第一个步骤涉及两个选项。首先，选择信息合并的目标 文档类型 。然后，选择要使用的 主文档 。 选择信息合并的目标文档类型 “邮件合并”任务窗格将询问要创建的合并文档的类型。选择之后，单击任务窗格底部的“下一步”。 ?注释??? 如果计算机上安装了传真支持和传真调制解调器，则文档类型列表中还将显示“传真”。 选择要使用的主文档 如果已打开主文档（在任务窗格中称作“开始文档”），或者从空白文档开始，则可以单击“使用当前文档”。 否则，单击“从模板开始”或“从现有文档开始”，然后定位到要使用的模板或文档。 提示 单击“从模板开始”，并单击任务窗格中的“选择模板”之后，将打开“选择模板”对话框。您可在此处打开一个随 Word 安装的模板。也可以访问 Microsoft Office Online 网站上的众多模板。 下一步 第二步：连接到数据文件并选择记录 若要将唯一信息合并到主文档，您必须 连接到 （或创建并连接到）存储唯一信息的数据文件。如果在合并中不希望使用该文件中的全部数据，则可以 选择 要使用的记录。 连接到数据文件 在邮件合并过程的这一步骤中，您将连接到存储要合并到文档的唯一信息的数据文件。 如果在 Microsoft Office Outlook? 联系人列表中保存了完整的最新信息，则联系人列表是客户信函或电子邮件的最佳数据文件。只需单击任务窗格中的“从 Outlook 联系人中选择”，然后选择“联系人”文件夹即可。 如果具有包含客户信息的 Microsoft Office Excel 工作表或 Microsoft Office Access 数据库，请单击“使用现有列表”，然后单击“浏览”来定位该文件。 如果没有数据文件，请单击“键入新列表”，然后使用打开的窗体创建列表。该列表将被保存为可以重复使用的邮件数据库 (.mdb) 文件。 ?注释???如果正在创建合并邮件或传真，请确保数据文件包含电子邮件地址列或传真号列。在后续过程中要使用该列。 在数据文件中选择要使用的记录 因为连接到某一特定数据文件并不表示必须将该数据文件中所有记录（行）信息合并到主文档。 连接到要使用的数据文件或创建新的数据文件之后，将会打开“邮件合并收件人”对话框。通过对列表进行排序或筛选可以为邮件合并选择记录子集。 执行下列操作之一： 若