第十二章公共管理精选.ppt

主讲人 马莺 会计信息系统 第十二章 采购与付款核算与管理 本章内容： 第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购与入库处理管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 企业从采购到付款都要经历以下几个步骤 一、采购与付款业务流程分析 1. 采购与付款业务涉及的部门 请购部门、采购部门、验收部门、财务部门、供应商。 2.基本流程描述。 手工环境下采购与付款业务的基本流程 。 二、采购与付款核算和管理的特点 1．数据存储量大 2．数据变化频繁 3．管理要求高 4．与其他子系统联系广泛 存货系统、总账系统 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 1.采购与付款子系统的目标 2.IT环境下采购与付款流程构建的原则 3.采购与付款系统的四个流程 请购与采购管理流程 存货验收流程 发票管理流程 付款流程 4.IT环境下与手工环境下其流程的比较分析 一、采购与付款子系统的目标 1．灵活、正确地反映企业个性化特征 2．正确反映采购与付款日常业务，并进行实时控制 3．加强对资金的管理 4．提供各种核算和管理信息 5．充分应用网络技术实现无纸采购与付款系统 二、IT环境下采购与付款流程构建的原则 1.“数出一门，共同使用”， 2.整个流程采用统一的数据库 3.在关键环节设计控制点，强化实时控制（柔性控制、刚性控制） 三、请购与采购管理流程 说明： 1. 处理请购单的方法 （1）录入请购单 （2）存货子系统自动转入 （3）MRP物料需求计划传入 2.采购订单编制人员和采购订单审核和发出人员职责分离。 四、存货验收流程 五、发票管理流程 说明： 在IT环境下，发票管理岗位可以设在财务部门，也可以设在采购部门，但该岗位的人员必须是财务人员，并受财务部门管理。 六、付款流程 七、IT环境下与手工环境下其流程的比较分析 1.IT环境下实现数据的高度共享和及时传递 2.IT环境下保证数据一致性和工作高效性 3.IT环境下加强了统计分析能力 4.IT环境下使得无纸采购、付款业务成为可能 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 一、采购与付款子系统的数据编码设计 采购与付款子系统涉及大量数据编码设计问题，主要包括存货编码、存货类别编码、仓库编码、供应商编码等 编码设计满足： 一致性原则、层次性原则、易用性原则 二、采购与付款子系统的数据文件设计 请购单文件 供应商档案文件 采购价格文件（定期根据供应商提供的信息进行更新） 采购订单文件（采购合同文件） 采购发票文件 入库单文件（与存货子系统共享） 临时凭证文件（与总账子系统共享） （一）供应商档案文件 说明： 存储策略 供应商档案文件作为查询用的目录文件，因此，可以采用一年一个文件。 存储方式 供应商档案文件按供应商编码建立索引文件。 （二）采购订单文件－整个流程的核心和基础文件 字段包括日期、订单号、供应商编号，付款条件、付款状况、状态等。 说明： 存储策略：既可设为一个文件，也可分成两个相互联系的文件。 存储方式：一年一个文件 三、采购与付款子系统的功能结构 第四节 采购与付款子系统的初始设置 问题： 为什么要进行初始设置？ 初始设置内容 存货档案设置 供应商档案设置 采购类型设置 付款条件设置 结算方式设置 增值税税率设置 期初余额处理等 一、供应商档案设置 （一）基本信息 （二）信用信息 （三）其他信息 主要栏目：分管部门、专营业务员、发展日期、停用期日、使用频度。关于供应商交货评价、质量评价、服务评价等信息，在与供应商进行采购交易的过程中不断调整，初始设置时一般可以不进行。 二、采购类型设置 用户将采购类型信息输入计算机并保存。当用户在使用采购与付款子系统填制采购入库单等单据时，输入相应的采购类型（生产采购、产品开发采购等） 三、结算方式设置 建立管理用户在经营活动中涉及的计算方式，为付款业务提供信息。设置结算方式时应该与财务结算方式一致。 四、付款条件设置 付款条件即现金折扣 五、期初余额设置 期初余额设置模块的功能是将用户输入的采购、应付账款等期初余额存入相应的文件中，为采购和应付账款的核算与管理提供基础数据。 第五节 采购与入库处理管理 为了做好采购管理又将采购管理模块进一步划分为： 请购单处理 采购价格管理 选择供应商 采购订单管理 一、处理请购单 处理请