《中国人寿财产保险股份有限公司佳木斯市中心支公司单证管理办法20141225暂行1.docVIP

中国人寿财产保险股份有限公司 佳木斯市中心支公司单证管理办法 2015年（试行版） 第一章 总则 第一条 为加强业务单证管理，完善内控制度，规避单证风险，使单证管理规范化、标准化、科学化，在总、分公司单证管理规定的基础上，在2014版佳木斯单证管理要求的中总结的经验，结合佳木斯中支公司的业务要求，特制定《中国人寿财产保险股份有限公司佳木斯市中心支公司业务单证管理办法2015年（试行版）》，以下简称《办法》。 第二条 本《办法》中所称的业务单证包括：保单、批单、保险标志、保险证、投保单。 第三条 本《办法》适用于佳木斯市中心支公司（以下简称“中支公司”）及各级机构。各级机构是指支公司、营销服务部、代理出单点及互动出单点。 第四条 中支公司及各级机构的业务单证管理主要包括单证的征订、领用、发放、使用、回收、归档、装订、检查等方面的管理。 第二章 单证人员管理 第五条 人员配备 中心支公司应配备责任心强、熟悉业务的专职单证管理员，从人员稳定性考虑，专职单证管理员须由公司正式员工担任。各支公司、营销服务部、代理出单点及互动出单点设兼职单证管理员，要求做到“有机构就有单证管理员”，兼职单证管理员，要求为正式合同员工或派遣合同员工担任。单证管理人员半年内替换不得超过两次。 第六条 人员变动单证交接流程 各级机构单证管理员发生变动时，须将有关变动事宜上报中支公司承保部备案，并须履行严格的移交手续，移交须在业务单证管理部门负责人和内控合规岗的共同监督下进行，交接手续具体要求： 一、交接库存空白单证实物，移交人必须预先盘点整理，接收人须与移交人核实； 二、交接已领用未回销单证，移交人对已领用未回销单证进行清理并制作未回销单证明细清单；接收人必须逐一核实确认，对于遇特殊情况无法即时核实的，须在清单中单独注明； 三、交接遗留问题单证的清理资料，移交人应将遗留问题单证整理出一份清单并附相关资料，由单证主管部门负责人签字确认，并向接收人详细说明遗留问题的情况。接收人应重点了解，对不明白的问题及时咨询； 四、相关台账、报表及原始资料的交接（包括电子版），移交人必须准确完整地提供，保证不缺失；接收人检查资料，核实准确性与齐全性。同时要求移交人提供单证工作相关的制度、文件及学习资料； 五、单证实物与相关资料核对清点完毕后，填制一式两份《车险单证移交表》，移交人和接收人双方签字确认，并各自留存一份，本机构单证主管部门负责人对交接过程进行监交，确保交接的手续和资料全面完整，无遗漏后签字确认。同时，移交人必须对接收人进行车险单证管理工作基本流程与相关文件、制度的介绍和培训，保证交接后工作的顺利过渡。 第七条 责任人员 中支分管业务总经理为业务单证管理的第一责任人，对业务单证管理工作负有领导责任；各机构业务处理中心负责人及各营销服务部负责人为业务单证管理的第二责任人，对业务单证管理负主要责任；中心支公司单证管理员为业务单证管理的直接责任人，对日常车险业务单证管理负直接责任，是业务单证管理工作的对口联系人。 第八条 责任追究 因单证管理人员责任心不强，管理不力，造成各级机构业务单证管理混乱、丢失严重的，中支公司将视情节追究相关单证责任人的行政责任，并给予经济处罚。 第九条 单证领用 领用业务单证时，将上上次领用的业务单证整理完毕返回至中心支公司后，方可领用单证。 领用单证时，需先填写《单证计划申领单》，由本机构负责人签字后将影像以单证计划申领单-机构-年月日形式命名后发至佳木斯中支单证管理员处，由中支单证管理员配备好单证后将号段发给机构单证管理员，机构单证管理员需填写《单证领用确认单》，由机构负责人签字后，纸质申领单和确认单一式两份，由各机构正式合同人员凭申领单和确认单来中支当面领取相应单证，另一份由机构单证管理员留存以备今后检查。今后将不再以快递形式发放单证，请大家按实际业务需求合理申领单证（领取单证人员必须是公司正式员工，业务员不得领取）。 单证的入库、领用、出库应采取手工登记管理的方式。 各级机构必须做到账实相符，即系统状态与手工台账《车险重要空白单证领用登记簿》实际单证情况相符；严禁领用单证未做入库登记，发放单证未做出库登记及登记信息不全的情况发生，今后的手工台帐上必须体现出各个时期的库存数量。 在今后的定期检查中，以上涉及的纸质材料均留存以备今后检查。对于检查不合格的机构将由总经理室决定通报批评与处罚。 第十条 单证发放 业务单证发放由各级机构单证管理员负责，严禁多人发放或乱发现象的发生；领取人员与发放人员必须当面清点领用的单证，双方清点核对无误后，由领用人员签字确认后方可领取。单证管理人员在发放单证时切合实际用量考虑，合理发放业务单证。 第三章 单证使用、盘点、回收 第十一条 单证使用 出单员必须按印刷流水号由小到大的顺序使用单证，不得跳号