《久鼎木业档案分类及编号方案.docVIP

久鼎木业档案分类及编号方案 第一节　总 则 为了适应广元市久鼎木业有限公司档案综合管理的需要，实现公司内部档案管理的标准化和规范化，提高档案的利用效率水平，更好地为公司经营生产、管理工作服务，特制定本方案。 本方案依据国家档案局颁布并实施的《企业档案工作规范DA/T42-2009》、《工业企业档案分类试行规则》以及上级档案管理的相关要求，结合公司档案实际情况，立足公司档案业务的长远发展和科学架构的确立，维护公司档案的完整性、系统性，力求保持所设类目的稳定，同时并具有可容性和可扩展性。 第二节　分类原则 该分类编号是以公司经营管理活动中所形成的全部档案为对象，依据公司部门设置、工作职能、档案内容以及档案载体形态等特点进行分类，便于科学管理和开发利用。 本方案所规定的类别代字，在本单位的档案分类中具有唯一性和相对稳定性，各项目在具体实施时遇有本办法所列类别之外的文件材料，可增设新的属类或小类。 第三节　术语定义 1、档案：指公司各级部门生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等历史记录。 2、“件”的含义： ●单份文件，一份文件为一件。 ●各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。 ●正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。 ●文件处理单（表）与被处理文本合为一件。 3、临时档案：使用次数较为频繁的文件（由各部门档案接口人员负责保管）； 4、归档档案：部门常使用的具有保存价值的文件（由公司档案室统一保管）； 5、保管期限： 10年、30年、永久。 第四节　类目设置 结合档案管理的相关规定，将广元市久鼎木业有限公司的全宗号设为JD（久鼎）。公司采用工业企业档案分类设置的十个一级类目，并根据公司现有各类档案的实际和未来的需要，增加特殊载体档案和合同档案，故将公司档案的一级类目设置为12类, 即: 1、党群管理类（代字DQ） 下设党务工作、组织工作、宣传工作、统战工作、纪检监察、工会工作、团的工作和协会工作8个二级类目。 2、行政管理类（代字XZ） 下设行政事务、公安保卫、审计工作、人事劳动、职工教育、医疗卫生、后勤管理、法律事务、外事工作9个二级类目。 3、经营管理类（代字JY） 是指记录公司所从事的各类经营管理活动中形成的，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。 下设经营决策、股权事务、生产计划、统计工作、财务管理、物资管理、产品销售、企业管理8个二级类目。 4、生产技术管理类（代字SC） 下设生产调度、质量管理、能源管理、安全生产、设备管理、基建管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化管理、档案和信息管理11个二级类目。 5、产品类（代字CP） 按产品型号设置二级类目。 6、科学技术研究类（代字KX） 按课题、项目设置二级类目。 7、基本建设类（代字JJ） 是指建设项目（工程）从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。 8、设备仪器类（代字SB），指记载和反映公司在经营过程中各种器械设备和仪器仪表的结构、性能、使用方法和运行保养状态的档案材料。 9、会计档案类（代字KJ），是指公司在经营管理中形成的会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料。 10、人事档案类（代字RS），是指记录公司员工主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。 11、合同档案（代字HT），是指公司在生产经营、项目运作过程中形成的合同类档案，通常包括业务合同、项目合同、营销合同等为主。 12、特种载体档案类（代字T） （1）照片档案（代字TZ），反映公司工作面貌、具有保存价值的照片。 （2）录像档案（代字TX），反映公司工作面貌、具有保存价值的录像带。 （3）录音档案（代字TY），反映公司工作面貌、具有保存价值的录音带。 （4）光（磁）盘档案（代字TG），反映公司工作面貌、具有保存价值的光（磁）盘。 （5）实物档案（代字TW），反映公司工作面貌、具有保存价值的实物，通常包括公司在各类活动中获得的奖杯、奖牌、锦旗、奖状以及印章等实体档案。 在有条件的情况下，尽可能按上述设置保存为电子文档档案，其编号和纸质文件对应。 根据职能活动和档案形成的特点, 每个一级类目下设置若干个二级类目(属类),三级类目，因为需要可以增加四级类目。二级类目暂时不采用的可以空缺，但保留其设置。 各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。 第五节　分类编号方法及示例 一、党群管理类（DQ）、行政管理类（XZ）、经营管理类（JY）、生产技术管理类（SC） 以上四类为文书档案，采用“单件归档”的方法进行归档，以年度为界线，每年设置“永久（代字YJ）”、“30