物业公司行政管理作业指导书：文件、资料管理制度.docVIP

1 目的 规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。 适用范围 适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。 职责 3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。 3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。 3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。 3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。 相关文件 《文件控制程序》 Q/PH—QP—4.2.3 《质量记录控制程序》 Q/PH—QP—4.2.4 工作程序和管理办法 5.1 文件的产生 5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。 5.1.2总经理助理对文件进行审核。 5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。 5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表]（QR—WD01—02—01）。 5.2文件、资料的类别 5.2.1 受控文件 a) 内业资料； b）图纸资料； c) 按照质量体系的控制要求进行管理的文件； 在质量体系中引用的法律、法规和外来文件； 与服务过程有关的合同协议； 业主档案（如：公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH—QP—7.5.4）。 管理