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第九章 书面沟通 出色的写作能力是公司录用取舍的决定因素 一、书面沟通的类型 备忘录 信函 电子邮件 建议书 报告 摘要 1、备忘录的要素 日期 主题 送交 发送 附件 复印件 2、信函的要素 写在印有抬头的信笺上 包含日期、接收者的姓名与地址和称谓 1至2页的篇幅 以结束语、签名和工作头衔作为结尾 信函的基本格式 无缩进式 修正的无缩进式 半缩进式 无缩进式 修正的无缩进式 半缩进式 3、建议书的种类 推荐报告 具有说服力的文章 解决技术问题 需要外部专家或进一步的援助 具体的管理计划 时间表、相关人员和相关责任 具体的补偿措施 说明偿付的数量和方法 构建建议书大纲 简介（陈述问题、推荐、报告的范围与计划） 根据有关规定对所建议的问题展开讨论 （按照规定展开讨论、针对每一部分） 管理计划 （组织、人员） 成本分析 公司能力 （设备、经验） 总结 4、报告的结构 标题/副标题 报告摘要 可视图像列表 报告主体 参考书目 附录 注意：若是一份简短的报告（2至10页），省略摘要和目录；只需将报告附加到备忘录或信函上。 5、摘要的定义与类型 定义 描述性摘要仅仅列举目录 信息性摘要给出必要的信息 常规惯例 简洁明了的语言、完整的句子 构建摘要 用自己的语言描述文章内容 围绕文章主题撰写 列出主题，加上衔接部分与过渡句 编辑摘要以提高可读性 二、写作过程 确定思路 写草稿 编辑文章 1、形成思路的不同方法 列提纲 头脑风暴 思路草稿 思路树 列提纲 引言 主要观点 1 2 次要观点 1 2 头脑风暴 通过联想列出各种想法 对各种想法进行分类 举例:杂乱无章的想法 甲产品是为年轻人市场开发的 乙产品的原料短缺 乙产品的市场竞争越来越激烈 甲产品很有市场潜力 市场调研表明甲产品在欧洲很受青睐 求购乙产品的消费者人数在减少 分类:同类归并 乙产品的原料短缺 乙产品的市场竞争越来越激烈 求购乙产品的消费者人数在减少 甲产品是为年轻人市场开发的 甲产品很有市场潜力 市场调研表明甲产品在欧洲很受青睐 2、思路草稿 把所想到的全部写下来 保持思维的自由发挥 形成自己想写的内容 思路树 培训 重组 生产 质量测试 营销 新产品 广告 新产品博览会 资金 组织结构 草稿指南 尽量少用术语 短段落 简单句 具体的而不是抽象的 3、编辑过程及内容 检查逻辑 检查表述 检查思路之间的关系 再次阅读文章，检查错别字、列表及格式不一致处 三、克服写作的心理障碍 积极参与组织的各类活动 掌握尽可能多的写作技巧 对自己要有信心 多与其他人就写作问题进行交流 商务写作的语气 专业但不僵硬 友善但不虚伪 自信但不傲慢 礼貌但不卑微 案例分析 找出以下备忘录错误之处 提出修改意见 备忘录 张总: 您知道,对香蕉业来说,如果能显著减少运输损坏、降低成本,意味着什么?利润!!! 很幸运的是,我们又一次找到一种方法达到这两点.据我们认真计算,如能采用,公司可以减少运输损坏10%,减少总成本5%.由此利润增加7%,同时因为客户更加方便而会更满意!我们的方法是:改变香蕉包装的方式! —采用更小更便于集装箱装运,也无需销售商拆装,顾客可以成件购买的小件包装. 新包装方式已证明从技术上、经济上是可行的.敬请张总再三考虑,予以批准.同时因涉及多个部门的合作,需您协调. 敬请考虑. 小张 20 × ×年6月15日 备忘录 收件人: 丁玲经理 发件人: 张伟 日期: 20× ×年6月15日 关于:包装香蕉新方法 香蕉是不宜保存的食品,具有易腐烂的特点.这给我们公司在运输香蕉过程中带来了不利.用我们以往的包装方法,香蕉的腐烂率达8%,这使我们的成本加大;采摘六分熟的香蕉可使腐烂率大幅下降,但是味道又会受到影响.针对这个问题,我查阅了一些资料并询问了有关专家,获得了一种新的包装方法,可使腐烂率降低到2%,又不会因采摘半生香蕉影响味道。 我想将此方法在本公司推广,这需要您的大力支持,并请您在推广过程中协调各部门之间的关系,以使新方法得以顺利实