ZQESP-01 文件控制程序A2版Z.doc

文件编号：ZZ/QESP-01 XXXXXX技术有限责任公司 文件控制程序 版本：A2 编制： 审核： 批准： 受控状态：■受控 □非受控 发 放 号： 持 有 者： 2014年01月21日发布 2014年01月21日实施 修改记录 修改序号 更改内容 修订人 日期 备注 0 首次发布 石春泉 2012-1-10 1 生产计划部变更为生产制造中心 石春泉 2013-5-20 2 3.1条款中体系文件的发放、回收、作废、销毁管理职责由综合管理部划到质量管理部； 3.2条款中增加广州子公司行政管理部职责； 4.5.1条款中明确文件换版原则； 5.5.3条款中增加武汉公司与广州子公司文件间文件发放要求。 李扬眉 2014-1-15 根据总经理办公会议修订 1、目的 通过对文件进行控制，保证文件的有效收发和正确使用。 2、适用范围 本程序适用于本公司的体系文件管理工作。 3、职责 3.1质量管理部 a)负责公司质量、环境、职业健康安全管理体系管理手册、程序文件的起草、编制、修订。 b)负责本部门责任范围内的三层文件的编制、审核、批准等管理工作。 c)负责公司质量、环境、职业健康安全管理体系管理手册、程序文件的发放、回收、作废、销毁管理。 3.2综合管理部/广州子公司行政管理部 a)负责收集与环境、职业健康安和服务全有关的法律法规文件，并形成清单； b)负责收集政府行政部门、行业协会文件、公司行政文件等 c)负责本部门责任范围内的三层文件的编制、审核、批准等管理工作。 3.3产品技术中心 a)负责收集与质量有关的技术标准、国家规范等文件，并将清单提交综合管理部； b)负责将CCC认证产品有关的国家标准、检查方法转化为内部文件。 3.4其他业务部门 a) 负责本部门责任范围内的三层文件的编制、审核、批准等管理工作。 4、工作程序 4.1文件的分类管理 类一：质量手册、程序文件（管理部门：质量管理部/广州子公司行政管理部）。 类二：技术类文件（管理部门：各部门）。 类三：外来文件 ----政府行政部门、行业协会文件、公司行政文件（管理部门：综合管理部/广州子公司行政管理部）； ----技术标准、国家规范（管理部门：各部门）； ----质量环境职业健康安全服务相关法律法规文件（管理部门：综合管理部/广州子公司行政管理部）。 4.2文件的编制、批准和发布 4.2.1管理体系管理手册和程序文件由质量管理部组织拟定，公司管理手册由公司总经理签发，程序文件由公司管理者代表签发。 4.2.2部门三层文件由部门制定，部门经理批准，必要时可由部门总经理批准。 4.3管理体系文件编号 管理手册编号为：ZZ/QESM。 程序文件编号为：ZZ/QESP-XX。 其中“ZZ”为公司简称“众智”的汉语拼音缩写；“QESM”代表质量环境职业健康安全管理手册；“CX”代表程序文件；“XX”为该程序文件的顺序号。 记录模版的编号为：R-CXYY-XX。其中“R”为表格；“CX”代表程序文件；“YY”为该记录模版所在程序文件的编号；“XX”为该记录模版的顺序号。具体执行过程中的记录编号由责任人根据实际需求定义编号规则后对记录进行编号。 4.4文件的发布与管理 4.4.1管理手册和程序文件经批准后，原版文件交由质量管理部归档，并列入《受控文件清单》，由质量管理部按文件发放范围影印适当份数加盖受控章，发至各部门，并请收文部门于《文件发放、回收登记表》上签收。 4.4.2部门三层文件经批准后，根据内部业务需求进行发放，同时提交电子版和纸质版给质量管理部存档受控。 武汉总部向广州子公司发放体系管理手册和程序文件时，由质量管理部向广州子公司行政管理部通过邮件等方式以电子版的形式发放；其他文件由双方对应的部门和相关人员进行发放和接收。 4.4.3对外发放文件应由公司管理者代表批准,由综合管理部/广州子公司行政管理部负责发放,接收单位签收，一般除认证机构外为非受控文件，发放时应不加盖受控章，失效或作废时不予以回收。 4.5 文件的更改 4.5.1 文件的更改形式可采取划改、换页和换版： a) 划改：当文件和资料个别需要修改、而不影响正确使用时； b) 换页：当文件和资料某页上经多次修改，或修改幅度较大影响正确使用时； c) 换版：同一版本多页