外贸公司采购工作流程.docVIP

一、职责： 采购员负责产品的及时查找，产品的报价及多家供应商之间的价格对比，供货能力，产品质量，服务等方面。 选择合适的供应商，明确交货时间，选择合理的付款方式。 对货物的物流信息进行跟踪，处理货物异常问题。到货确认后，及时做好货款的报销。 职责要求： 1订单一个工作日内处理，积极、合理与财务、请购人沟通。且当日要查询前一日的发货情况，未发货的需及时催促供应商发货。 2到合适的采购平台购买，阿里巴巴或者电子市场。网上询价遵守13579原则。现场购买要货比三家。 3产品报价不高于前次采购价，特殊情况需要跟经理沟通，给出合理解释，新产品不高于市场平均售价，且报价厂商数量达到3家及以上。 4明确供应商的产品质量，供货能力。与供应商保持良好的合作关系。 5选择最优运输方式，考虑时间以及资金成本。积极与供应商和请购人沟通，明确交货时间。 6及时、准确完成采购订单。采购订单制作时，确认好产品单价，数量以及运费信息。完成之后再一次核对，并交给电商经理和财务经理审核，签字确认。最后交给财务出纳，登记付款。 7当日的采购单在16：00前交给财务付款，特殊情况需做出合理解释。保证采购单的正确率，减少出错。 8查询供应商发货情况，积极与供应商沟通，跟踪物流信息，及时收货。 9采购订单提交后一周之内，应完成到货。当货物出现少发，质量问题，或者超期未到时。及时与请购人，供应商沟通。找出相应的解决措施，争取把公司损失最小化。当货物完好到货时，在仓库到货确认之后，及时到财务做好货款的报销，订单要及时报销。 二、流程 进入进销存57:8090/df_erp/Default.aspx 在进销存系统中的采购管理进行工作。 产品购买记录查询以及新产品购买 3.1查看采购报价单——切换明细——查询之前已有的报价记录——制作未报价的采购单 3.2选择供应商——供应商设置——查看——以前购买链接——根据链接联系供应商购买产品 3.3新产品根据销售的参考链接选择新的产品，调查市场价格，遵循13579原则。 4.产品报价 采购报价单——选择供应商——填写报价——总运费——选择有效日期——报价人——报价完成 5.供应商添加 供应商设置——新增——填写供应商名称、联系电话、联系人、网址、采购员、银行账号——供应商类别（物流）——保存供应商信息 6.采购订单 采购订单——新增——来自采购报价——选择结算方式——确认运费——预计到货时间——采购单完成 7.采购单完成——打印——交给经理签字确认——在财务出纳登记付款 8.确认卖家发货以及跟踪物流信息 在采购单购买的次日查看卖家发货情况——查看物流跟踪物流信息 9.到货确认 签收已到货物——确保货物到货与采购要求一致 10.费用报销 填写费用报销单——黏贴入库单——黏贴采购原单——到财务出纳处登记销账——完成报销 三、相关文件 13579原则： 6.1首先向9家供应商提出公司的采购意向。 6.2在7家回复的供应商之中，与供货充足的供应商商谈。 6.3其中5家产品质量合格的，要求其提供报价。 6.4再选择其中3家产品质量，供货能力较强的供应商报价，进行价格的对比。 6.5最终决定与最优，最适合的1家供应商进行合作。  采购部工作流程图 深圳市达方物流有限公司 文件编号：QP-09 - 3 - 合格产品 产品入库 质检，审核签字 提交财务 财务核对 不合格产品 退货 退款 换货 报销 QC质检 提交入库单 通知仓库 产品到货 供应商发货 预付定金 一次性付款 周期付款 提交财务 副总签字 电商经理签字 采购下单 形成资料 导入报价 形成产品 利润15% 利润≥15% 导入报价 确认报价 确认报价 参考报价 产品询价 采购计划 产品通过 库存查看 产品调研 电商平台调研产品 参考报价 供商2 供商3 供商1 供商1 供商3 供商2 供应商提供最新产品 形成资料