工程项目监理资料管理规定..docVIP

***************************** 工程项目监理资料管理规定 工程项目监理资料，是监理公司在工程项目实施监理过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录，是施工过程真实、全面的反映，其管理水平的高低反映了监理企业的管理水平、人员的素质。为了规范我司的现场监理工作，提高监理水平和市场竞争力，确保按监理合同要求圆满完成各项监理任务，更好地规避风险，特制定本办法。 一、监理资料管理分工 1、监理资料管理由总监理工程师总负责；各专业监理人员分工负责，及时催促、收集（注意其规范性、完整性、有效性），并作好记录与各种表格的填写；专*（兼）职资料管理员（以下简称资料管理员），负责资料的收发、整理、管理、保存和归档。 2、公司综合管理员负责按有关规定催促监理部按时提交监理资料，负责入库前的检查，具备入库条件的报请总工核准入库。 3、资料管理员职责： （1）负责监理资料的传递、收发、整理、借阅、编码、保管、组卷、装订、移交等工作； （2）及时转交、传递、处理各文件和资料，发现问题及时与各专业监理工程师联系，确保文件资料的完整、准确、有效； （3）定期到现场巡视，负责现场各种信息的收集、计算机存储、信息的分析和处理工作； （4）利用计算机建立图、表等系统文件；建立资料管理工作台账；建立监理资料电子文档； （5）草拟项目监理部所发出的通知、纪要、报表等文件，整理完交总监理工程师审查，印后迅速发至相关单位或人员； （6）负责收集、检查各专业监理工程师的监理日记，了解工程进展，及时向总监理工程师汇报； （7）根据各专业监理工程师提供的和自己了解的信息，汇总编写监理月报，经总监批准后，于每月25日前报送公司及业主； （8）负责现场办公用品（包括电脑、打印机、稿纸等）、劳保用品、工具、图书等的领用、保管和一般维护工作。 二、施工阶段监理资料归档内容 详见附件**《*****标监理归档资料目录一览表》。 三、监理资料管理的有关规定 1、传递、签认流程 监理资料的传递和签认流程按下图进行： 不合格 　 合格 　　　　　 2、收文与登录 所有收文应在收文登记表上进行登记，应将资料文件的编号、名称、内容扼要、来文单位（部门）、收文日期及份数等记录清楚，必要时应注意接收资料的具体时间，最后由监理部收文人员签字。 接收时应注意资料内容是否可追溯？填写和记录是否真实完整？签字确认人员应符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签认。不符合要求的，不得接收，并要求重报。如材料报审中的数量清单表是否明确注明该材料所使用的具体部位、复检试验情况，以及该材料质保证明的原件保存处等。 重要资料应在监理日记中反映；部分如涉及建设单位的工程建设指令或设计单位的技术核定单以及其他重要文件，应将复印件在项目监理部专栏内予以公布。 3、传阅 由项目总监或其授权的监理工程师确定资料是否需传阅，如需传阅应确定传阅人员名单和范围，并注明在资料传阅纸上，随同资料进行传阅。资料和记录传阅期限不应超过该资料的处理期限。传阅完毕后，资料原件应交还资料管理人员归档。 4、监理发文 发文由总监或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理部用章，同时填写用章登记记录（见铅印的印章使用登记表）。如为紧急处理的文件，应在文件首页标注“紧急”字样。 所有发文按监理信息文件分类和编码要求进行编码，并在发文登记表上做好登记。登记内容包括：发文日期（强调时效性的文件应注明发文的具体时间）、受文单位（部门）、文件分类编号、名称、内容扼要、份数等。收件人收到文件后应签名。 监理部所有的发文应留有底稿，对重要文件的发文内容应在监理日记中予以记录（如重要的专题报告、通知、停工令等指令文件）。项目监理部资料管理员应及时将发文原件归入相应的文件夹（袋）中，并在目录清单中予以记录。 5、签字盖章 （1）按照深圳市质量安全监督站规定，所有文件必须有由签字权的注册人员签字并盖注册章。因此本项目实行双签制度，即报表中所有有专业监理工程师和监理工程师签字的栏目，必须有监理驻地负责人（专监）和分管总监代表签字并盖注册章，如重庆路站专业监理