9第九章信息沟通总结.pptVIP

二、信的类别和写法 （一）留言 （二）书信的结构 （三）商业信函格式 （四）销售信函技巧 （五）短信 （一）留言 1.留言要抓住要点 2.语言要简洁明了，通俗易懂 3.日期和时间要绝对准确 4.紧急情况适当标记 5.核查：书写电话留言复述给打电话的人听 6. 复查留言中包含的任何数字。 7．认真填写留言表中的留言 8.检查紧急留言是否已经转告 （二）书信的结构 称呼 启词 正文 酬应过渡 祝颂词 签署 日期 （三）商业信函格式 1.信封 （1）信封的种类 （2）信封的内容 ①收信人地址。 ②收信人姓名 ③寄信人地址及姓名。 ④邮票。 （3）国外信封书写格式。应按国外的习惯格式书写。 2.正文 正文记载商业业务的具体事宜，是商业信函的核心部分。 3.附件 报价单、产品介绍或说明书、订购合同、发货通知单、产品质量检验书 （四）销售信函技巧 1. 主题明确，重点突出 2. 结构紧凑、布局合理 3.遣词造句浅显易懂、准确流畅 （1）以一种对话的方式写 （2）以小段落方式写作 （3）编辑、校订你的信函 4.引人注目的标题吸引消费者渴望读完 5. 让读者采取行动 （五）短信 1.语言应适合于收信人。语气应恰当，不要太正式，也不要过于非正式。 2.格式应正确。 3.内容应清晰简短。 4.结尾要署名。 5.短信应在48小时内回复。 三、备忘录的写法 （一）商务谈判备忘录 （二）帮助和唤起记忆备忘录 （一）商务谈判备忘录 1.商务谈判备忘录的写作格式如下： （1）标题。 （2）谈判双方的情况。 （3）事项。即各自做出的承诺。 （4）签署。即双方谈判代表署名。 2.商务谈判备忘录写作要点： （1）商务谈判备忘录写的内容一定要真实、准确、具体。 （2）谈判双方的意见要明确。 （3）语气应当平和而友好。 （4）一般应采取分条列项的方法，对具体事项逐条说明 （二）帮助和唤起记忆备忘录 1.标题 2.开头 四行。 第一行，收件人。 第二行，发件人。 第三行，日期。 第四行，事由。 3.内容 4.写作要点 （1）开头部分的四项内容是基本不变的。 （2）与商务信函比，备忘录的格式较简单。如，它没有开头称呼和结尾敬语。 （3）内容可长可短，篇幅不宜超过两页。 四、传真首页的书写 1.标题： （1）传真首页 （2）公司名称（或简称）+传真首页 2.开头:四部分 （1）接受人信息，包括接受人姓名、接受单位名称、接受传真机号码。 （2）发送人信息，包括发送人姓名、发送单位名称、发送传真机号码。 （3）发送日期，应写全年月日。 （4）页数，包括首页在内，共传真多少页。 3.内容：是指传真件的主要内容或通知对方的事项。 [案例9-1]米尼公司传真首页 【本节任务训练】 为自己写一个作为帮助和唤起记忆的备忘录。 【实践课堂】 一、任务模块 米尼组织一次为社区义务植树的青年志愿者活动，需事先与社区有关人员协商落实，请你与有关领导沟通后，代表公司电话预约，并准时前往联系接洽。 二、目的和要求 目的：培养和检验信息沟通的职业能力。 要求：掌握与以下职业能力相关的知识和操作要领： 1.抓住时机采取主动姿态与对方沟通，努力建立有效的工作关系。 2.针对时间、地点、内容等不同情况选择最恰当的方法与对方沟通。 3.沟通交流的信息是准确的、有益的、讲信誉的，展示良好的个人形象和单位形象。 4.沟通交流的信息是清楚的、有条理的，易于对方理解、明晰和回复。 5.沟通时尊重对方，讲究礼貌，用词文雅，密切双方关系。 6.在自己的职权范围内，用对方希望的方式及时回答对方对信息的要求。 7.在沟通中积极体察、收集对方反应，促进双方有效交流，达到沟通目的。 8．积极对待沟通中出现的分歧、障碍，主动处理不同意见，消除矛盾。 9按照单位规定，在沟通中确保信息的安全和保密。 10在沟通中的困难超出自己的职权范围时，及时向有关人员汇报。 三、模拟现场设计 （一）办公室、桌子、椅子、网络、电话机、传真机、工作日志、备忘录等。 （二）人员，5-7人分成一个小组，模拟成行政助理、办公室主任、团委书记、团支部书记、开发部经理、社区负责人、同学等。 （三）模拟操作步骤 四、完成任务后每个人需要提交的工作成果 （一）组织米尼公司青年志愿者团队过程中，与各方面沟通的记录。 （二）总结本人如何根据对象、时间、地点、内容等不同情况，如何选择面对面、电话、书面、电子邮件等四种方法，如何与对方有效沟通的文字汇报（每种要有实例说明）。要用具体实例来说明，并且每种都要有具体实例。 1.如何选择沟通方法的。 2.如何与对方有效沟通的。 （三）提供一份你的同事（同学）能够令人满意地与对方有效沟通的调查记录 1.该记录应是调查情况的记录，即对周边相关人员所进行的实际调查的情况记录。 2.调查