文件控制程序..doc

文件控制程序 编号：WCSLGC/ZH-P01 1 目的 使管理体系文件的编写、审批、发放、收集、保存和作废等过程处于受控状态，防止使用失效或过期文件，同时使文件管理规范化。 2 范围 适用于公司管理体系要求的所有文件资料（包括外来文件）。 3 职责 3.1 综合科是文件的归口管理部门，负责文件的收发及打印等。 3.2 总经理负责批准公司管理体系要求的所有文件。 3.3 各部门、施工项目部负责本部门、施工项目部文件的管理。 4 工作程序 4.1 文件的分类 公司的管理体系所需的文件分为以下几类： 1) 管理手册（包括公司的管理方针和管理目标）； 2) 程序文件； 3) 作业文件（包括管理制度、记录表等）； 4) 外来文件（有关的法律法规、国家行业标准、规范、外来图纸等）； 5) 记录属特殊类型文件。在《记录控制程序》WCSLGC/ZA-P02中规定。 4.2 文件的编制审核批准 公司编制了《管理体系文件编制导则》WCSLGC/BG-ZD29，明确了文件编制、审核的相关要求。 4.2.1 管理手册由管理者代表组织编制，管理者代表审核，总经理批准。 4.2.2 程序文件由各相关部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准。 4.2.3 作业指导书等施工技术相关的文件由工程科编制，部门负责人审核，分管副总批准。其他管理制度等文件由各相关部门编制，部门负责人审核，分管副总批准。各施工项目部施工组织设计由各项目经理组织编写，由工程科、质安科审核，总工程师批准。 4.2.4 外来文件由办公室报分管领导或总经理审批，相关人员部门或单位实施。 4.2.5 文件的编制应注意： 1) 与管理体系要求的其他文件相适应，注意与其他文件的相容性，不得与其他文件相抵触或矛盾。 2) 所编制的文件内容尽可能全面、系统。 3) 所编制的文件一定要结合本专业和（或）本单位的实际情况，注意文件的可操作性。 4) 所编制的文件，不得与管理标准和有关法律、法规相抵触。 5) 管理体系文件必须覆盖和符合管理标准的要求。 6) 做为质量、环境、安全活动的依据，文件内容必须科学合理并保持文件的适用性。 4.3 文件的编号和受控标识 4.3.1 文件应有唯一性准确标识，以确保有效使用，文件的主管部门制定统一的文件编号如下： WCSLGC / ** _ ** _ **** 文件发布年号 文件类别号及序号 编制部门 武城县水利工程有限公司代号 说 明： 1) 文件类别号:QESSC表示质量/环境/健康安全管理手册文件；P表示程序文件；ZD表示制度等。 2) 管理手册无序号，程序文件的序号为标准条款号，其他文件序号按01、02依次排序。 3) 记录的编号见《记录控制程序》WCSLGC/ZA-P02。 4) 外来文件可按自身文件编号。 4.3.2 文件分受控和非受控文件两种，受控文件在封面盖红色“受控”章，非受控文件不盖章、不编号。 4.3.3 受控文件除管理手册程序文件及作业文件外还应包括管理体系运行中形成的文件，如施工组织设计、管理评审报告、内审报告等。质安科负责编制公司《受控文件清单》（P01/JL-01）。 4.4 文件的修改状态 4.4.1 为了确保公司管理体系文件的有效性，并能够得到控制，对其采用版本号，修改状态号来控制最新版本。 4.4.2 版本号采用英文字母A、B、C、D、E……”来表示，A、第一版，B、第二版，以此类推。 4.4.3 文件的修改状态号用阿拉伯数字“0、1、2、3、4、…………9”来表示，“0”表示未修改，“1”表示第一次修改，“2”表示第二次修改，以此类推。 4.5 文件的发放 4.5.1 管理体系文件中的相关文件，应经批准方可执行。 4.5.2 管理体系文件中的文件在发放时，要控制印发的数量。 4.5.3 办公室负责按批准的文件分发范围确定文件分发号，进行发放，并填写《文件发放、回收记录》（P01/JL-02），文件领用人及发放人均应在相应栏签字。各部门如对文件进行一次分发也应作好发放记录。 4.6 文件的更改 4.6.1 如要更改，由文件的编制人员或编写部门提出申请，填写《文件更改单》（P01/JL-03），经文件原审批人审批或经评审审批后由办公室负责更换。 4.6.2 文件的更改方法 1) 划改或换页需填写相应文件所附的“修订记录表”。 2) 换版文件修改超过9次，须换版。程序文件中1/3内容要修改时，须换版。 4.6.3 文件更改生效后，办公