[菏泽家政职业学院档案工作管理制度.docVIP

菏泽家政职业学院文件 ? 菏职院字【2009】5号 ? ? 菏泽家政职业学院档案工作管理制度 ? 第一章? 总? 则 一、为加强对学院档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案信息资源的重要作用，更好地为学院各项事业的发展和建设服务，必须加强学院师生员工的“档案意识”和档案工作人员的“服务意识”，使全院各级、各部门和全体人员有章可循、有法可依，依法治档，从而推进学院档案工作的规范化、标准化、现代化建设。为此，依照《中国人民共和国档案法》、和《高等学校档案管理办法》及上级有关档案工作的规定，在原卫校档案工作的基础上，结合学院实际，特制定本制度。 二、学院档案是记载和反映我院真实面貌的重要载体，是学院教职工长期奋斗的成果和智慧的结晶。档案的原始性具有不可替代的凭证法律价值；档案的知识性对于教学科研、党政管理等各项工作具有重要的借鉴参考价值。因此，档案工作是管理学院的重要基础工作之一，也是衡量学院教育质量和管理水平的重要标志。 三、根据《中国人民共和国档案法》第十条的规定，本学院党、政、工、团，各系部处室在教学与工作中形成的文字、图表、声像等不同载体的档案材料，均需上交院综合档案室内集中统一保管，任何部门与个人不得据为已有。 四、学院及职能部门要把档案工作提到执法的高度来认识，将档案工作列入各级管理部门议事日程，并作为教职工业务考核和奖评的一项内容。 五、院部、各系部处室各设兼职档案员一名，负责本部门档案收集、整理，在规定的归档时间内向院综合档案室移交。归档内容详见《归档范围及保管期限》。 六、档案管理部门应严格执行国家、学院的有关规定，确保档案实体安全，严守档案秘密，大力开发档案信息资源，满足学院和社会的需要。 第二章? 档案工作岗位职责制度 一、坚持四项基本原则，认真钻研档案业务和专业知识，不断提高思想水平和业务能力。 二、热爱档案工作，有高度保密意识，维护档案、确保档案的安全。 三、宣传贯彻执行《档案法》等国家、教育部和浙江省关于档案工作的法令、政策和规定，提高学院师生员工的档案法制意识。 四、服从领导分配，对工作认真负责、积极主动做好征集档案资料等工作，保质保量地按时完成所承担的各项工作任务。 五、树立全局观念，发扬团队协作精神，加强与系部处室之间的协调。严于律已，宽以待人，团结互助，自觉维护档案室和学院的声誉。 六、树立服务意识，服务要热情、耐心、细致；熟悉本专业知识提高服务质量。 七、熟悉学院的沿革、变迁、概况、现行体制和机构设置，了解各机构的职能和工作任务，及时做好档案收集和整理工作。 八、熟悉库藏和家底，主动了解学院教学与工作对利用档案的需要，利用档案信息，主动为各部门提供有价值的档案信息。 九、对部门档案工作与兼职档案人员进行业务指导、督促检查和进行一定的业务培训。建议院部对为学院档案工作发展做出贡献，并有突出成绩者，给予一定的奖励；对危及档案安全或由于玩忽职守造成档案损失的，按情节轻重分别予以处理。 十、切实做好档案库房的防火、防盗、防光、防高温、防潮防尘、防鼠、防虫等安全工作；库房内严禁会客、吸烟； 十一、围绕学院中心工作，完成学院领导交办的其它任务。 第三章? 档案接收移交制度 一、档案接收和移交工作必须制度化、规范化，使之成为全院上下的自觉行动。 二、档案归集时间与对象，一般为每年一次，各行政部门在每年的３－４月上交前一年的档案材料；教学及专业部门在每年的九月至十月上交前一学年的档案材料；重要活动及剧目排练、实践演出应在活动、排练结束后及时将须归档的一切材料上交院综合档案室；学籍管理档案在一届学生毕业后上交。 三、档案材料应注意完整、齐全和准确，重点是原始记录和第一手材料。要注意档案的系统与成套，如正件与附件；印件与定稿、草稿；请示与批复；转发文件与原件；围绕一件事物或一项活动的起因、过程与结果。移交档案时，移交人需同时提交“移交清单”一式两份，经档案人员验收后，双方签字，各执一份。 四、注意档案材料的安全，除妥善保管不遗失外，还要保持档案的清洁和整齐，不要造成破损与污染；不要使用大头针，也不要用浆糊或胶水粘贴，可使用订书针或回形针归合资料。 五、归档材料，书写一律使用十六开和Ａ４纸张，并用钢笔（最好用碳素墨水），不能用圆珠笔和铅笔，凡不符合要求者应予退还。为便于案卷装订，书写时左边须留3公分空处。 六、归档材料要注明形成时间与作者。照片要求注明拍摄内容、时间、地点、活动名称、人物姓名、身份和拍摄者。会议记录要求注明主题、主持者、参加者人数和主要议题。 第四章? 档案借阅利用制度 一、必须有效地利用档案信息资源，更好地为学院教学、科研和党政管理等各项工作服务，维护教职员工归档资料的合法权益。 二、工作人员要提高服务意识，对来