Word文档审阅介绍.pptVIP

一、添加批注 二、查看、编辑和删除批注 三、修订文档 四、接受或拒绝修订 六、Word文档审阅 内容提要 一、添加批注 二、查看、编辑和删除批注 三、修订文档 四、接受或拒绝修订 编写好的文档，一般会在相关人员之间进行传阅、修改。利用Word中的批注功能，审阅者可以方便地在文档中添加眉批。同时，Word 2007还可以不同的底纹颜色和用户名称对不同审阅者的批注加以区别。 选中要添加批注的文本或将插入符置于要插入批注的位置，单击“审阅”选项卡上“批注”组中的“新建批注”按钮，在页面右侧边距显示的红色批注编辑框中输入批注文本，单击批注编辑框外的任意位置，退出编辑状态，完成批注的添加。 若在添加批注前未选中内容，Word将自动以光标所在位置的词组或其右侧单字作为添加批注对象，连续的字母或数字被视为一个批注对象。 默认情况下，我们可以通过显示在页面右侧的批注框查看批注内容。要改变批注的显示方式，可单击“审阅”选项卡上“修订”组中的“批注框”按钮，在弹出的列表中选择所需的选项，如“以嵌入方式显示所有修订”，此时，将鼠标指针移至正文中添加批注的对象上，鼠标指针附近将出现浮动框，显示批注者、批注日期和时间，以及批注的内容。其中，批注者名称为安装Office软件时注册的用户名。 单击“审阅”选项卡上“批注”组中的“上一条”或“下一条”按钮，可使光标在批注之间跳转，方便查看与编辑文档中的所有批注。 修改批注内容 要快速删除单个批注，可右击该批注，在弹出的快捷菜单中选择“删除批注”选项或将插入符置于批注中，然后单击“审阅”选项卡上“批注”组中的“删除”按钮。 要快速删除文档中的所有批注，可单击文档中的一个批注，然后在“审阅”选项卡上“批注”组中单击“删除”按钮右侧的三角按钮，在展开的列表中选择“删除文档中的所有批注”项。 若在审阅文档时开启修订功能，Word将以特殊方式标识审阅者对文档所做的删除、修改和新增内容。当文档原作者拿到一篇经过修改的文档后，可查看修订内容，并决定拒绝或接受修订。 单击“审阅”选项卡上“修订”组中的“修订”按钮 或按【Shift+Ctrl+E】组合键，进入文档修订状态。这时对文档的所有修改都会突出显示，例如，键入的文字被添加下划线；被删除的文字以删除线标识。 在文档的左侧页边距中显示竖线 要退出修订状态，可再次单击“修订”按钮。退出修订状态不会删除任何已被跟踪的更改。 当审阅完文档后，文档作者可以接受或拒绝其中的每一处修订。若接受修订，修订内容将替换原文档中的内容，并转换为普通文档文字。若拒绝修订，修订内容将被删除，并恢复文档中原有内容。 要接受某处修订时，可将插入符置于文档中进行修订过的位置的左侧，然后单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“接受”按钮下方的三角按钮，在展开的列表中选择“接受修订”项，可看到接受了该处的删除文本修订操作。 接受修订 此处先执行删除操作，再执行输入操作 如果在“接受”按钮列表中选择“接受对文档的所有修订”项，将一次性接受对文档的所有修订。如果要接受对部分文档所做的修订，可选中这部分文档内容，再选择个选项。 将光标放置在文档中进行修订的位置，如果要拒绝修订，可单击“审阅”选项卡上“更改”组中“拒绝”按钮右侧的三角按钮，在展开的列表中选择“拒绝修订”选项或“拒绝对文档的所有修订”选项。 如果在 “拒绝”按钮列表中选择“拒绝对文档的所有修订”项，将一次性拒绝对文档的所有修订。如果要拒绝对部分文档所做的修订，可选中这部分文档内容，再选择这个选项。 若在“拒绝”列表中选择“拒绝并移到下一条”项，可拒绝某处修订后自动将光标移到下一处修订处。 对文档进行修订后，文档中即含有修订前的内容，又含有修订后的内容，看起来有些费神。为方便查看修订后的最终效果，可单击“修订”组中“显示以供审阅”右侧的三角按钮 ，在展开的列表中选择“最终状态”项。