WZHS03-12SMS文件和相关文件控制介绍.docVIP

安全管理程序手册 SMS文件和相关文件控制程序 编号：FLD- 03-12 版次:1.0 生效日期: 2010.08.15 目 录 目的和范围 SMS文件分类 职责 工作程序 附录 支持性文件 安全管理程序手册 SMS文件和相关文件控制程序 编号：FLD- 03-12 版次:1.0 生效日期: 2010.08.15 目的和范围 本程序规范了公司SMS文件的编写、修改、审核、批准、保管、作废以及相关文件、资料控制，保证体系内各有关部（室）、人员及船舶均能获得有效文件。 适用于本公司对SMS文件和相关文件、资料的管理。 公司文件分类 SMS文件：安全管理手册、船岸职责手册、安全管理程序手册、安全管理须知手册和公司文件总清单。 SMS相关文件：指有关的国际、国内强制性公约、规则及公司引用的建议性规则、指南和标准。 SMS相关资料： 海图、航海出版物、航海通告、航行警告； 船舶及设备的图纸、技术资料、说明书； 职责 总经理：负责批准公司SMS文件。 指定人员：负责公司SMS文件的审核；负责2.2项相关文件纳入的审批。 NSM办公室：负责组织公司SMS文件编制、修订；负责确定文件配备；负责SMS文件及相关文件的发放和控制；负责备用文件的管理，负责废止文件的销毁。 NSM办公室及公司SMS各相关部（室）：负责程序、须知文件的编写、修订；负责SMS相关文件的收集及提供。 SMS文件及相关文件持有人：负责保管其持有的SMS文件及相关文件保持最新有效。 执行程序 公司SMS文件的编制、审核和批准。 公司编写的SMS文件都应在发布前经授权人员审核、批准。公司SMS文件的审核批准权限如下表所示。 安全管理程序手册 SMS文件和相关文件控制程序 编号：FLD- 03-12 版次:1.0 生效日期: 2010.08.15 公司SMS文件 编制者 审核者 批准者 安全管理手册 NSM办公室 指定人员 总经理 船岸职责手册 NSM办公室 指定人员 总经理 安全管理程序、须知文件 NSM办公室 各相关部（室） 指定人员 总经理 公司文件总清单 NSM办公室 指定人员 总经理 4.1.2 公司SMS文件控制流程 安全管理程序手册 SMS文件和相关文件控制程序 编号：FLD- 03-12 版次:1.0 生效日期:2010.08.15 控制说明 公司SMS文件的策划 NSM办公室根据NSM规则的要求，船舶运行操作需求、事故/险情分析等，与公司SMS各相关部（室）共同落实编制。 公司SMS文件编制要求 为了确保程序和须知具有可操作性，在编制时，必须反映本公司现行 的实际管理，符合强制性的规定和标准。充分考虑国际海事组织、主管机关、船舶检验机构和行业组织所建议的规则、指南和标准。 所有程序和须知应清楚地规定相应的任务和指派合格人员。 文件起草完成后，编制者应经4.1.1表中所述职位人员审核和批准，船上关键性操作方案和须知的制定，应按《船上关键性操作方案的制定程序》（FLD- 03-06）执行。公司通过《公司文件总清单》、《SMS文件发放清单》实施对文件发放的控制。 公司SMS文件发放 公司SMS文件的发放应根据本程序4.2.3.3的要求发放给公司SMS各相关部（室）/船舶。 NSM办公室应在文件发放的同时填写《SMS文件发放清单》（附录1），对文件的发放实施控制。文件持有人应在《SMS文件发放清单》上签字确认。 SMS文件发放规定 最高管理层总经理、指定人员各配一套；职能部室NSM办公室、海务部、机务部、人事部各配一套（一人兼多职时可以按实际情况配备）。 船舶配三套，其中船长、轮机长、大副各一套。 每套SMS文件包括：《安全管理手册》、《船岸职责手册》、《安全管理程序》、《安全管理须知》及《公司文件总清单》。 《公司文件总清单》列出了公司全部SMS文件和相关文件，《公司文件总清单》应经4.1.1表中所述职位人员审核和批准。 安全管理程序手册 SMS文件和相关文件控制程序 编号：FLD- 03-12 版次:1.1 生效日期: 2010.08.15 4.2.4 公司SMS文件修改 4.2.4.1 公司SMS文件的更改须由公司最高管理层/SMS相关部（室）/船舶提出并填写《SMS文件编写/修改建议书》（附录3）报NSM办公室，由指定人员审核，总经理批准后实施，按4.1执行。 4.2.4.2 修改的标识 ● SMS文件局部修改，将须修改部分所在页重新编印，其每次修改内容用不同字体以示区别，如斜体字、下划线等；若增加整页内容，则字体 与原文件字体相同，在修改记录的标识框中标注“新增页”，每次修改版次号中的版号不变，修改号增加一号，新增一页，文件总