001会议与会务001会议与会务.docVIP

目 录 序 言 2 第一讲 公司会议体系的基本概念 3 第二讲 会议的前期组织 7 第一节 会议前期准备 7 第二节 会务服务前期准备 10 第三节 会场的布置 13 第三讲 会中和会后的服务工作 16 第四讲 会议工作落实 20 附：会议室布置标准图片 21  序 言 随着集团连锁事业稳步快速发展，各类会议已成为我们推进日常工作的重要工具之一。规范、有序的会议组织和会务服务工作不仅能够保障会议的正常召开，也一定程度上体现了公司的管理水平，同时也培养了会议组织者的细心与责任心。 为实现集团会议组织及会务服务的标准化、统一化，从而进一步提升整个集团会议的组织与服务水平，雨花培训中心与总裁办、集团办共同编写了《会议与会务》学习课程，详细的为大家介绍会议从组织到会议物品的准备、会议召开时的服务及会后的收尾工作，希望为大家日常的会议与会务的组织服务工作提供一定的指导和帮助。 第一讲 公司会议体系的基本概念 一、会议的作用 随着集团连锁事业的不断发展，各种形式的会议成为推动和指导我们日常工作的重要工具之一。通过不断的梳理，也形成了一套集团固有的会议体系，通过各种会议的召开，强化各级沟通效率和实现管理整合，切实提升会议绩效，真正解决及协调存在问题，合理部署及指导相关工作，确保各公司、各大区、各中心、各总部年度及各级分解计划目标的达成。 4-1-1 会议的作用 二、会议时间层级的划分 集团依据“至上而下”计划目标制定和工作指导部署的原则进行会议排期和议题设定，根据计划执行管理时间纬度划分会议的层级，分别为： 年度会议 半年度会议 季度会议 月度例会 三、会议体系架构层级的组成 1、集团层面工作会议 年度表彰大会/春季工作规划部署会议 季度会议（集团第二、三、四次会议） 月度经营例会（主要是阶段性会议或专项会议） 总裁办层面周工作会议（总裁办高层例会、中心工作汇报会） 2、体系层面工作会议 中心层面工作会议（包括本中心和跨中心沟通会议） 大区层面工作会议（大区/子公司月度分析会、大区/子公司总经理沟通会） 3、公司/体系内部工作会议 公司/体系周例会 部门周例会 双周培训会 部门晨会 四、相关会议具体时间要求及会议内容 1、年度总结和表彰大会 （1）会议排期：会议议题：会议排期： 3、周末例会 （1）会议时间 总部各部门周五晚，各大区周四晚，具体时间可视情况调整。 （2）会议议题：—20分钟。 （2）会议议题 各部门总结前一天工作，安排下一天工作的简短例会。 （3）参会人员 各部门内部工作人员及跟进各部门工作的总监办秘书。 第二讲 会议的前期组织 第一节 会议前期准备 1、明确会议的目的 在准备会议之前，首先要明确会议的目的是什么？是要传达上层决策者的精神、策略，还是为了解决某个具体的问题或危机？不管具体的目标如何，召开会议的基本目的都是传达并贯彻所要执行的经营方针，使各个体系、部门的经营策略与集团目标协调一致，群策群力，找到解决问题的最佳方案。 【准备会议的6Ｗ原则】 在每次准备会议的时候，秘书可以用“6Ｗ”问自己，检查自己是否已经了解了6Ｗ所提出的问题，并且一一解决了这六个问题。 4-2-1 准备会议的原则 2、撰写会议通知? 明确会议时间：与高管秘书沟通高管行程安排，确定具体会议时间； 确定会议地点：预定会议室（预定时要明确会议主题、参会人数、参会领导、会议需要设备包括投影仪、视频设备、激光笔等）； 确定会议主持：a.集团例会制度规定；b.会议发起领导； 确定参会人员：a.根据集团例会制度规定；b.根据会议主题，发起领导确认； 确定会议秘书、记录秘书、会务秘书（会议秘书是会议整体牵头安排秘书，记录秘书为现场纪要人员，会务秘书是会务工作准备责任秘书）； 明确会议议题：a.根据集团例会制度规定；b.根据会议主题确定，包括会议需要讨论的问题，对与会者的要求（如书面建议、发言提纲的准备），需要与会议主持人及参会领导沟通补充；c.如需要与会者发言，需与发言者事先沟通确定发言时间或直接由会议组织方明确规定每个人的发言时间； 其他工作落实，包括会场纪律控制人员、着装要求通知、拍照人员安排、参会人员请假要求、座次表等。 确定会务人员工作分工，制定会议准备工作推进表。 4-2-2 准备会议的注意事项 领导审核、签发 文档拟好后，应认真、严肃地反复进行审核与修正。审核修改的步骤是，首先 由秘书自己反复推敲修改，对于重要的文档还要组织讨论，最后提交主管的领导人审核批准、发布。 下发会议